10 dicas para organização de tarefas e gestão de tempo da sua escola

Uma gestão eficiente do tempo é essencial para empresas de qualquer natureza, e no ambiente escolar ou quaisquer organizações voltadas à área da educação, não seria diferente. Com tantos alunos e turmas, que demandam atenção tanto individualmente quanto de forma coletiva, é comum que o gerenciamento da rotina do dia a dia torne-se caótico: grade horária mal formulada, professores sobrecarregados enquanto outros são prejudicados por longas janelas, entre outros problemas. Num cenário como esse, a qualidade do processo de aprendizagem dos alunos pode ser severamente prejudicada, já que podem ocorrer atrasos entre as classes, tarefas não concluídas ou programas “acelerados” para que possam caber no cronograma.

Má gestão do tempo = desperdício de recursos

Um gerenciamento ineficaz do cronograma escolar, uma queixa comum entre os docentes, acaba prejudicando todas as pessoas envolvidas no processo. Além de prejudicar a motivação do professor e o acesso do aluno aos conteúdos obrigatórios, a escola pode ter um aumento de custos que não está de modo algum relacionado com o aumento da produtividade, já que a gestão ineficiente resulta em jornadas mais longas para os professores sem que estes estejam de fato produzindo para a escola. Além disso, a produtividade do professor pode cair consideravelmente, já que precisam realizar diversos deslocamentos em vez de terem suas aulas concentradas em horários na semana, desgastando e desestimulando o profissional. Sem dúvida, a gestão correta do tempo na escola e um planejamento eficaz da rotina, prevendo inclusive situações não planejadas, é essencial para que todas as partes envolvidas no processo consigam executar suas tarefas de forma plena. Confira as dicas abaixo e saiba como organizar as tarefas do cotidiano para alcançar uma gestão de tempo eficaz para sua escola.

1. Organize-se

A organização é o recurso mais simples e essencial para promover um gerenciamento eficaz das atividades da escola, já que reduz improvisos, aumenta o profissionalismo da instituição e é, sem dúvida, a melhor maneira de evitar problemas, como a perda de documentos importantes dos alunos, data de pagamentos, entre outros casos.

2. Estabeleça prioridades

Definir prioridades é, em suma, evitar que coisas importantes se tornem urgentes. Nesse caso, faça uma lista de todas as tarefas (diárias, semanais, mensais, semestrais, etc) e defina, dentro de cada categoria, as que tem maior grau de importância para o funcionamento da instituição.

3. Planeje as atividades básicas

Estabeleça um controle das atividades do dia a dia, organizando com antecedência (uma vez ao mês, por exemplo), determinando o tempo que cada uma demandará e o prazo para ser feita. Dessa forma, você não precisará se preocupar com qual tarefa deverá ser executada diariamente – basta acessar o controle e “ticar” o que for resolvido.

4. Aprenda a delegar tarefas

Entre as atividades dos principais gestores, como diretores ou a coordenação, verifique se é possível delegar algumas tarefas para assistentes ou outras pessoas da equipe. Essa decisão, além de aliviar as demandas que ficam centralizadas em uma pessoa só, podem ser um desafio e um grande aprendizado aos outros profissionais do time.

5. Libere a agenda de tarefas improdutivas

Faça uma análise crítica de todas as demandas e verifique se todas elas são realmente essenciais para o funcionamento eficaz da escola ou tratam-se apenas de hábitos adquiridos por outras gestões, vícios de trabalho, preciosismos, etc. Uma gestão eficaz deve ser objetiva e o tempo é precioso demais para gastar com o que não é primordial.

6. Não procrastine

É muito difícil começar tarefas difíceis ou não muito agradáveis – e facilmente cedemos à tentação de deixa-las para depois. No entanto, essas demandas travam o processo mesmo que não o faça de forma direta, já que ficam “martelando” na cabeça e atrapalhando a produtividade. Faça todas as tarefas no momento que devem ser feitas, não as deixe para depois.

7. Tenha disciplina

É a melhor maneira de organizar o trabalho de todos, fazendo com que a equipe cumpra as tarefas no prazo determinado e mantenham o foco para manter a qualidade e a ordem.

8. Planeje cada passo importante

A cada decisão importante que será tomada, é importante refletir, consultar outras pessoas e equilibrar todos os pontos da questão. Dessa forma, a chance de tomar uma decisão acertada será maior e você não perderá mais tempo com ela.

9. Seja flexível

Todo planejamento, por mais bem elaborado que seja, pode precisar de ajustes em algum ponto do cronograma. No entanto, não use esse artificio sempre que a situação descarrilhar – as mudanças no planejamento servem para promover melhorias se adaptarem melhor a rotina, não para apagar incêndios.

10. Utilize recursos tecnológicos

A tecnologia pode ser um importante aliado na gestão do tempo, já que muitas atividades podem ser automatizadas ou realizadas mais rapidamente com o auxílio de softwares de gerenciamento, por exemplo. A Sponte oferece a seus clientes uma ferramenta de gestão completa e com diversos recursos para tornar a gestão escolar integrada, rápida e eficaz.