Acompanhe e tenha o controle financeiro da escola

Assim como outras empresas de segmentos diferentes da educação, as escolas também devem se planejar financeiramente. Caso contrário, seria muito difícil lidar com as burocracias do cotidiano, bem como as tomadas de decisões importantes. 

Consequentemente, o crescimento da instituição se torna um objetivo bem mais distante. São gastos com equipamentos, material didático, material de trabalho, pagamento de funcionários da escola e muitas outras atividades que devem ser feitas para que a escola funcione.

Em função disso, é necessário que a escola tenha um controle financeiro e saiba gerenciá-lo com competência para que os serviços à comunidade continuem sendo realizados com excelência.

E, para isso, é importante que o gestor escolar acompanhe dia a dia todas as ações financeiras da escola, para garantir o fluxo de caixa sempre atualizado. 

Imagine uma escola em que ninguém sabe o valor total das mensalidades, ou se tem contas a pagar, se tem algum material para comprar, se tem dinheiro em caixa; essa escola com certeza não irá muito longe se a gestão escolar não tiver acesso a essas informações.

Continue sua leitura para saber como lidar com o financeiro da sua escola nos tópicos:

Por que o planejamento financeiro é importante?
Quais os benefícios do controle financeiro para sua escola?
Como realizar o acompanhamento financeiro com segurança?
Uma equipe para realizar o controle financeiro em sua escola
Controle financeiro: com a ferramenta certa, tenha tudo à sua mão
Conheça nossa funcionalidade de pagamento recorrente para facilitar o planejamento: o Sponte Pay

Por que o planejamento financeiro é importante?

A resposta é simples: se a instituição se planeja, sabe de seus gastos e seu lucro, ela tem como programar mudanças na infraestrutura, consegue adquirir novos equipamentos, entre outras coisas. 

Caso sua instituição tenha dificuldades em lidar com as finanças, é importante que você procure formas de resolver essa situação, antes que sua escola tenha que fechar as portas por conta da má gestão financeira. 

Hoje, existem muitas opções de programas que podem ajudar a escola a organizar melhor todos os seus setores, inclusive o financeiro, como é o caso do Sponte! 

Quais os benefícios do controle financeiro para sua escola?

É praticamente impossível falar dos benefícios do controle financeiro sem começar pela sensação de tranquilidade de saber que as finanças do seu trabalho estão em ordem. 

No caso da instituição estiver gastando mais do que deve, por exemplo, a primeira medida a ser pensada é no corte de gastos. Mas se o gestor não tiver consciência sobre quais pontos estão excedendo os gastos necessários e possíveis, essa tarefa se torna muito mais complicada. 

Afinal, se as finanças estão mal organizadas não se tem o conhecimento exato da situação da escola.

Além de auxiliar na tomada de decisões o acompanhamento financeiro ajuda a gestão a longo prazo. Sabendo da situação da escola, é possível pensar em planejamentos e investimentos a curto, médio e longo prazo, definindo um orçamento para cada um deles. 

Isso significa aprimoramento e crescimento da instituição de forma constante e ordenada, com muito mais probabilidade de colher bons frutos e lidar com menos imprevistos.

Inclusive, com a melhora na infraestrutura da escola e na qualidade de ensino, vem o crescimento no número de matrículas. Isso graças à captação e retenção de alunos.  

Para atender essa demanda, obrigatoriamente é preciso ampliar a equipe de trabalho. Isso tem um custo e certamente estará previsto em um planejamento financeiro, sobretudo, se ele foi embasado no acompanhamento constante do gestor escolar.

Por fim, não podemos deixar de falar que quando investimos tanto em alguma coisa, esperamos resultados, não é mesmo? Entretanto, para ter condições de fazer uma análise correta desse retorno em números, é preciso ter o controle sobre as finanças da escola. 

Sem isso, é muito fácil se perder e misturar, por exemplo, o lucro gerado pelas novas matrículas com o que já era arrecadado no período anterior. Isso prejudica muito o acompanhamento do crescimento da instituição, já que dificulta a avaliação de quanto foi o crescimento real da arrecadação. 

Números equivocados podem levar a uma falsa sensação de estagnação ou crescimento, por exemplo, não representando a realidade da instituição, o que impede a gestão mais adequada ao contexto em que a escola se encontra.

Como realizar o acompanhamento financeiro com segurança?

O primeiro passo para ter segurança ao longo do acompanhamento financeiro é avaliar a situação atual para ver como estão as coisas. Implementar uma nova rotina visando o controle das finanças requer que, antes da chegada desse novo processo, todos os dados relacionados às contas da escola estejam organizados. 

Caso contrário, será praticamente impossível fazer o acompanhamento financeiro, independente do método, ferramenta ou profissionais que estejam envolvidos. Antes de se iniciar uma nova rotina é preciso organizar a casa.

A arrecadação é um ponto fundamental para que a saúde financeira da escola esteja em dia, afinal, sem dinheiro entrando não há como pagar as contas, os salários dos funcionários e outras despesas. Por isso, a inadimplência é um problema e tanto, inclusive porque dificulta o acompanhamento do fluxo de caixa.

Tendo isso em mente, ressalta-se a importância de contar com métodos de pagamentos que sejam seguros para a instituição e para seus clientes, isto é, pais e alunos. Isso garantirá tranquilidade para o financeiro, pois, além de ter dinheiro entrando, tudo isso fica registrado de forma ordenada, algo essencial para o acompanhamento eficiente.

Sendo assim, vale a pena investir em formas de pagamento que facilitem a vida dos pais ou responsáveis por essa tarefa. Muitas escolas trabalham com a emissão de boletos, que, embora possuam data de validade, não garantem que o pagamento seja feito na data estabelecida, gerando, assim, transtorno para o estabelecimento escolar.

Um meio de pagamento mais eficiente que o boleto é a cobrança recorrente, que acontece automaticamente por meio do cartão de débito ou do crédito. Essa é uma opção que se destaca pela praticidade. 

Com a recorrência, as mensalidades são cobradas automaticamente e contam com a segurança da autorização concedida pelos pais, bem como a possibilidade de cancelamento rápido no caso de algum erro.

Essas são apenas algumas opções que facilitam a entrada de dinheiro no caixa da escola e possibilitam um controle maior que, por sua vez, deve ser bem exercido por meio do acompanhamento do gestor e do profissional responsável. O que nos leva a mais um tópico: os responsáveis pelo financeiro.

Uma equipe para realizar o controle financeiro em sua escola

Em algumas instituições menores é relativamente comum que os gestores desempenhem o papel de financeiro. Contudo, o mais indicado é contratar um profissional especializado na área para auxiliar a gestão escolar com um controle mais eficiente.

Em muitos negócios, o setor financeiro é visto como um departamento à parte, sendo isolado do todo.

Promover sua união com o resto da escola, além de melhorar a dinâmica de trabalho tornando-a menos burocrática, auxilia no processo de acompanhamento financeiro. Isso acaba possibilitando que o gestor escolar tenha uma visão muito mais ampla e clara do impacto desse setor na instituição como um todo.

Felizmente, hoje em dia, podemos contar com a tecnologia para ajudar a manter a segurança de todos os processos financeiros da escola. Um software de automação financeira é um grande aliado para manter o controle das contas e ganhos da instituição.

Controle financeiro: com a ferramenta certa, tenha tudo à sua mão

Não é uma tarefa fácil lidar diariamente com números. Controlar todo o valor que entra ou sai da escola requer muita atenção. Para que você possa acompanhar diariamente esses dados, o Sponte dispõe de poderosos recursos para que o seu caixa fique sempre em dia.

Quando você precisar consultar informações sobre as contas a pagar e a receber, cheques, cartões, compra e venda de materiais didáticos, emissão de boletos bancários, entre outros, é só acessar o sistema, que em poucos segundos você obtém os dados que precisa.

Com o auxílio do software Sponte, é possível fazer a gestão do fluxo e fechamento de caixa, integração bancária de extrato e cobrança, gestão de pagamento de professores horistas, controle de solicitação de serviços, plano de contas e centro de custos, controle de cartão de crédito e débito, emissão de NFS-e, além de muitas outras opções que farão com que a sua escola seja gerenciada de forma correta.

Não deixe que sua instituição de ensino se perca nas contas. Tenha um gerenciamento eficiente e prático de toda a escola com o Sponte e consiga planejar melhorias com mais rapidez!

Conheça nossa funcionalidade de pagamento recorrente para facilitar o planejamento: o Sponte Pay

Além de toda praticidade e eficiência que o sistema Sponte oferece para o gerenciamento de escolas e fluxo de caixa, temos uma nova oportunidade de transformar sua gestão: o Sponte Pay. 

O Sponte Pay é uma funcionalidade exclusiva do sistema Sponte que, atualmente, oferece a recorrência no cartão de crédito como um dos meios de pagamento disponíveis.

Ou seja, no momento de determinar a forma de pagamento, os alunos, pais ou responsáveis podem cadastrar seu cartão no sistema e o valor passa a ser descontado mensalmente. 

É praticidade do início ao fim: você tem autonomia para modificar e cancelar no momento que quiser, diretamente no sistema Sponte, sem burocracias desnecessárias. 

Além disso, você não precisa se preocupar em ficar realizando as cobranças mensalmente, e seus alunos também não precisam se preocupar em lembrar de pagar. 

São muitas vantagens:

• inadimplência
• burocracias
• segurança
• praticidade e eficiência
• planejamento e controle

Com o Sponte Pay é assim: quanto mais você usa, mais vantagens você tem!

Como citado anteriormente, o planejamento é o caminho para ter melhores resultados. Por isso, aqui vão algumas dicas finais que poderão ajudar sua escola a se preparar para o futuro. Confira o eBook: