Assinatura eletrônica do sistema Sponte: passo a passo para transformar a gestão escolar

Mesmo antes da pandemia da covid-19, a demanda por novas estratégias de digitalização escolar já estava enorme. Mas, depois do início do isolamento, essa necessidade ficou ainda maior.

Com a crise da covid-19, surgiu a necessidade de cumprir tarefas de um jeito novo na grande maioria dos setores da sociedade, e nas escolas não foi diferente.

As instituições de ensino passaram a depender profundamente de salas de aula online, de uma comunicação a distância com a comunidade escolar e de uma gestão mais eficiente e produtiva para superar os desafios do período.

Esse processo de transformação também envolve os contratos escolares. Afinal, manter matrículas presenciais e assinaturas manuscritas é cada vez menos comum, já que no online tudo é muito mais rápido.  

Com matrículas online e uma assinatura eletrônica, a segurança dos dados dos alunos e da escola está garantida, assim como a eficiência dos processos digitais, que se provou muito positivo em escolas e centros de ensino.

Afinal, o contexto atual exige novas tecnologias para automação de procedimentos. É por isso que a funcionalidade de assinatura eletrônica do Sponte é uma importante facilitadora para as escolas, pois elimina processos que tomam tempo e ainda permite que sua equipe atenda muito melhor os alunos, pais e responsáveis. 

Continue lendo este material para saber mais sobre como a assinatura eletrônica do Sponte pode te ajudar e facilitar o dia a dia da comunidade escolar.

• Como o Sponte pode ajudar a gestão escolar com o sistema de assinatura eletrônica
• A simplicidade da assinatura eletrônica do Sponte para sua gestão escolar
• Mais uma funcionalidade para otimizar a gestão escolar
• Como usar o sistema de assinatura eletrônica do Sponte

Como o Sponte pode ajudar a gestão escolar com o sistema de assinatura eletrônica

Para simplificar os processos das escolas, é indispensável investir em um software que diminua seus trabalhos manuais, como é o caso do sistema de gestão escolar Sponte.

Sua equipe de secretaria ganha até 166 horas mensais na gestão administrativa e reduz em até 45% os gastos com papel e impressão.

Em meio a tudo isso, com a adesão ao sistema, as escolas de Educação Básica, de cursos livres, bem como cursos profissionalizantes e técnicos, têm acesso a uma funcionalidade fundamental para agilizar processos: a assinatura digital e eletrônica do Sponte.

A funcionalidade é uma parceria com a Clicksign — primeira plataforma de assinatura eletrônica do Brasil, que tem por objetivo facilitar a assinatura nas empresas, aumentar a eficiência dos processos e reduzir o tempo das equipes.

Com validade jurídica e possibilidade de que documentos sejam assinados com ou sem certificado digital, a plataforma garante uma melhor gestão dos documentos e relatórios.

Tendo em vista a importância dessa funcionalidade, separamos aqui cinco exemplos de como esse serviço, disponibilizado por meio de uma parceria com uma empresa referência no mercado quando o assunto é assinatura eletrônica, pode te ajudar a transformar a gestão escolar:

Facilidade nas matrículas e rematrículas

Sabemos que os processos de matrículas e rematrículas podem ser caóticos nas escolas porque costumam demandar de muito tempo e trabalho manual das equipes. 

Dessa forma, a assinatura eletrônica pode tornar o processo mais ágil e eficiente, uma vez que não será mais preciso mudar toda a rotina da coordenação para receber pais e alunos nas escolas. Afinal, as matrículas podem ser feitas totalmente online pelo Sponte.

Com a assinatura eletrônica, os pais recebem os documentos importantes por e-mail e podem assiná-los diretamente, com segurança, tranquilidade e conforto. 

🔎 Leia mais: Assinatura eletrônica nas matrículas e rematrículas: mais tranquilidade na gestão escolar!

Assinatura de acordo com fornecedores

Toda escola conta com uma série de fornecedores. Seja de materiais, seja de serviços de tecnologia, entre outros. Assim, assinar todos esses documentos com papel e caneta pode causar muita demora para sua secretaria.

A funcionalidade de assinatura eletrônica do sistema Sponte encurta esse processo e otimiza o tempo do gestor escolar e também do fornecedor.

Termos de autorização por parte dos pais ou responsáveis

Se sua escola costuma realizar atividades extracurriculares, como visitas a centros culturais e outros locais coletivos, a gestão já deve estar familiarizada com o processo de recolher assinaturas de autorização dos pais ou responsáveis.

Porém, é bastante comum os alunos esquecerem de entregar os bilhetes ou perderem os papéis. Sem falar que sua equipe precisa conferir todas essas informações.

Com a assinatura eletrônica, por outro lado, é mais fácil ter a certeza de que a autorização chegará até as mãos dos professores e o passeio sairá conforme o planejado.

Renegociação de pendências

Um processo bastante frequente em algumas escolas, seja de Educação Básica, de cursos livres e profissionalizantes, é a ida dos alunos, pais e responsáveis até a escola para renegociação de dívidas.

O Sponte ajuda a transformar esse processo para que quem está solicitando a renegociação não precise se deslocar até a escola. Tudo pode ser tratado por WhatsApp ou outros meios de comunicação graças à assinatura eletrônica.

🔎 Leia mais: O Sponte ajuda sua escola a reduzir e controlar a inadimplência

Declarações de matrícula e outros documentos

São diversas as situações em que o aluno precisa da declaração de matrícula para comprovar o andamento dos estudos. 

Com a funcionalidade de assinatura eletrônica, o diretor consegue enviar aos pais e responsáveis qualquer documento digitalizado, sem a necessidade de impressões. 

Consequentemente, ocorre uma redução de custos com materiais e deslocamento, além da economia de tempo de ambas as partes.

Ainda, quando o aluno precisa realizar estágios, como é o caso de cursos técnicos e profissionalizantes, as assinaturas também podem ser feitas digitalmente, evitando o processo de deslocamento do aluno até a instituição e garantindo maior economia de tempo. 

A simplicidade da assinatura eletrônica do Sponte para sua gestão escolar

Outra grande vantagem da funcionalidade de assinatura eletrônica do sistema Sponte é ser extremamente simples de usar. 

Com ela, os alunos, pais e responsáveis assinam documentos a qualquer hora do dia e de qualquer lugar. É muito mais comodidade, segurança e simplicidade no processo.

Isso sem falar das facilidades para a escola, que saem ganhando em tempo e eficiência de gestão. Veja o porquê na sequência.

Assinatura eletrônica facilitada para alunos, pais e responsáveis

A simplicidade da assinatura eletrônica do Sponte começa no fato de ela estar disponível em qualquer dispositivo com acesso à internet, seja computador, seja tablet ou celular. Desse modo, você oferece maior agilidade e menos burocracia para alunos, pais e responsáveis.

Além disso, o sistema é muito intuitivo. Por e-mail, os pais e responsáveis receberão a solicitação de assinatura eletrônica. Basta clicar em “visualizar para assinar” e o sistema direciona para as assinaturas pendentes. 

Nessa página, o contratante poderá visualizar as informações, conferir os seus dados e assinar eletronicamente por meio de um token (um código de seis dígitos que só o assinante conhecerá), que será enviado para o e-mail para confirmar a identidade e autenticar o contrato. 

São poucos cliques que encurtam os processos e facilitam muito a vida da comunidade escolar. 

Mais uma funcionalidade para otimizar a gestão escolar

Para a equipe da secretaria da escola, também é muito mais fácil assinar documentos ou enviá-los para os alunos, pais e responsáveis com a funcionalidade do sistema de gestão escolar Sponte. 

Isso porque, no próprio sistema, é possível fazer o upload do documento e enviá-lo para assinatura eletrônica de maneira bem intuitiva. Além disso, ela é autenticada e possui validade jurídica, encurtando também esse processo de validação.

Dessa forma, o colaborador responsável pela assinatura não precisará organizar a agenda para receber várias pessoas no mesmo dia, o que costuma prejudicar as tantas outras tarefas que precisam ser realizadas. É uma automação simples de ser usada e que oferece mais agilidade, produtividade e eficiência para o dia a dia.

Além disso, o pessoal da secretaria também não precisa mais de papel e caneta para fazer assinaturas. É um bônus na segurança dos documentos, que ficam todos salvos na nuvem, protegidos por um ambiente criptografado. 

Como usar o sistema de assinatura eletrônica do Sponte

Agora que você já conhece como o Sponte pode ajudar a sua gestão escolar, vamos ao passo a passo de como liberar essa funcionalidade no sistema do usuário: 

1. O primeiro passo é abrir o Sponte.
2. Na tela inicial, abra o menu “Utilitários”.
3. Na lista, acesse a seção “Usuários”.
4. Agora, é necessário liberar a permissão para o usuário que terá acesso. Para isso, selecione a opção “editar” naquele que você deseja permitir.
5. Acesse, então, a aba de “Permissões”.
6. Aparecerão alguns menus. Ao clicar no “Utilitários”, aparecerá a opção “Assinatura Eletrônica”, que deve ser selecionada. 
7. Na parte inferior desse mesmo menu, é preciso selecionar a parte “Opções”, para que ele tenha permissão para definir por quanto tempo os documentos estarão disponíveis para assinatura. 
8. Ao lado, haverá a opção "Outras Permissões" e, ao clicar nela, você encontrará o item "Cancelar Assinatura". 
9. Ao selecionar essa opção, o usuário poderá cancelar assinaturas de contratos que ainda estão esperando outras assinaturas eletrônicas. 
10. Feito isso, o usuário já terá acesso ao menu de assinaturas eletrônicas. 

Para determinar o tempo para assinatura do contrato:

1. Ao clicar novamente no menu “Utilitários”, selecione “Opções”.
2. Ao final dessa página, há a seção “Assinatura Eletrônica: o documento ficará disponível por 30 dias”. 
3. Esse número pode ser substituído pela quantidade considerada ideal.
4. Agora, é só salvar.

Para finalizar o registro de assinatura eletrônica da forma correta:

1. Agora, você precisará clicar em “Cadastros” no canto superior esquerdo. 
2. Entrar na seção “alunos”.
3. Ao selecionar o aluno cuja assinatura está sendo registrada, aparecerão as informações completas dele. 
4. Na aba “Endereço/Comunicação”, há a opção de inserir e-mail. É preciso inserir o endereço correto para ter sucesso no envio.
5. Na aba “Responsáveis”, você deve cadastrar os dados solicitados, caso contrário, podem ocorrer erros no processo.
6. Após isso, selecione a opção “Contratos”.
7. Selecione a aba “Impressão de Documentos” e escolha qual você deseja encaminhar.
8. Confira os dados que aparecem nas seções “Contratante”, “Contratado” e, se necessário, “Testemunha”.
9. Após isso, clique em “Enviar documento para assinatura”.
10. Pronto, o contrato será enviado para o e-mail do contratante. 

Para acompanhar os status dos contratos:

1. Selecione no menu “Utilitários” a opção “Assinatura Eletrônica”.
2. Nessa tela você poderá acompanhar os contratos e as situações, que podem variar entre “pendente”, “finalizada”, “falha” e “cancelada”. 
3. O botão “Atualizar”, na lateral direita, ajudará você a acompanhar o status atualizado do documento.
4. Se um documento estiver com o status “falha”, basta clicar em “editar”, na lateral direita, e você poderá descobrir o motivo e solucioná-lo.

A funcionalidade de assinatura digital e eletrônica do Sponte é muito simples de usar. Mas lembre-se de que, se houver algum problema, você sempre poderá entrar em contato com a equipe especializada em suporte e atendimento da Sponte para tirar qualquer dúvida. 

Se quiser saber mais sobre como melhorar a produtividade no processo de matrículas e rematrículas, continue aprendendo por meio do material que produzimos para você: