A primeira impressão é a que fica, não é mesmo? Pode ser que sim, pode ser que nem tanto mas, por via das dúvidas, é melhor garantir que um primeiro contato, profissional ou pessoal, seja o melhor possível. Vejamos o exemplo de uma escola. A secretaria é geralmente o primeiro ambiente visitado pelo público externo, e dela já é possível ter algumas impressões sobre a organização no restante da instituição. Como anda a organização da sua? Muito papel pelos cantos? Os equipamentos são adequados ao trabalho? Pais, alunos e prospects estão sendo bem atendidos? Se você ainda não reparou nisso, pode ter certeza que alguém reparou, e foi embora com uma opinião. A seguir, conheça algumas medidas que podem ajudar a melhorar o trabalho e a organização da secretaria.
Rotina é tudo Pelo menos quando o assunto é organização, rotina é tudo. Os funcionários da secretaria precisam ser estimulados a ter uma cultura de organização, uma rotina de hábitos como, por exemplo, guardar e arquivar documentos logo após serem consultados. O mesmo vale para equipamentos, desde canetas a telefones sem fio. Dica: o lugar de papel sem serventia é no lixo, e ele deve ir para lá o mais rápido possível.
Mural atualizado sempre! Imagine a cena: é dezembro e no mural ainda estão as mensagens da semana da pátria. Parece detalhe, mas isso denota desorganização. O responsável pelo mural, ou murais, deve verificá-los periodicamente para evitar esse tipo de coisa. Além disso, o conteúdo disponível nele deve ser de fato útil, como recados, listas e outras informações. Na dúvida, é melhor deixar em branco ou com uma mensagem atemporal.
Arquivo Os arquivos da secretaria devem estar organizados de modo que facilitem o acesso aos documentos. Isso facilita o trabalho de quem precisa manuseá-los e ajuda a reduzir o tempo de espera de quem precisa, por exemplo, ter acesso a um histórico escolar. É bom lembrar que atendimento ágil é muito bem visto.
Tecnologia A tecnologia está aí, disponível para auxiliar nas tarefas rotineiras da secretaria. Mesmo que exija um pouco de investimento, procure manter equipamentos como impressoras, telefones e computadores sempre atualizados e com a manutenção em dia. Isso garante a qualidade do serviço e evita demora na hora de resolver algum problema. Digitalizar processos também contribui muito para a organização da secretaria e um bom software de gestão, como o Sponte, é com certeza uma boa alternativa.