6 passos para fazer o controle de gastos na gestão escolar

Reduzir custos, fazer o controle de gastos e manter uma boa gestão financeira é fundamental para o sucesso e a manutenção de uma instituição de ensino.

Ter consciência do controle de caixa, pensar na captação e retenção de alunos são temas que afetam diretamente a gestão da escola, porém, há um fator que é bastante importante para garantir a saúde financeira: o controle de custos.

O gestor precisa estar ciente do custo operacional da instituição e conhecer de forma detalhada as entradas e saídas de recursos financeiros. Dessa forma, é possível realizar um plano de ação efetivo de redução de custos, sem comprometer a qualidade do ensino.

Esta é uma tarefa que exige acompanhamento constante, pois há vários fatores que influenciam os custos da escola, desde folha de pagamento, investimentos na compra de materiais e equipamentos, entre outras.

Quer saber como reduzir os custos da gestão escolar de forma inteligente? Preparamos 6 dicas que vão te ajudar.

Tenha um planejamento financeiro
Procure controlar a inadimplência
Invista em sustentabilidade
Conscientize alunos e colaboradores sobre o controle de gastos
Digitalize processos
Invista na retenção de alunos

1 - Tenha um planejamento financeiro

Seis passos para fazer o correto controle de gastos na escola | Sponte

O primeiro passo para fazer o controle de gastos e realizar o corte de custos é conhecer a realidade financeira da escola. É necessário conhecer as fontes de receita e suas variações, e também é preciso saber de forma detalhada qual é o custo operacional mensal e anual da instituição.

Para isso, o gestor precisa considerar desde o valor da hora-aula da equipe, até os gastos com materiais de escritório, limpeza, energia elétrica, água, entre outros. Essa análise deve considerar os seguintes fatores:

Custos fixos: estes são os gastos que permanecem constantes todos os meses. Ainda que seus valores possam variar, os custos fixos são as despesas que sempre estão ali. Por exemplo:

Energia elétrica
Água
Serviços de internet
Materiais de limpeza
Aluguel
Folha de pagamento

Custos variáveis: são os gastos que ocorrem de forma variável. Podemos considerar como custos variáveis as seguintes situações:

Manutenção
Gastos com transporte
Terceirização

Listando esses custos e fazendo a sua análise é possível conhecer a média anual de custos da escola e analisar onde é possível realizar cortes de gastos.

Importante: ao realizar o planejamento financeiro, o gestor precisa considerar a criação de um fundo de emergência, cujo valor deve ser equivalente a pelo menos 12 meses do custo operacional da escola. Dessa forma, possíveis imprevistos pesarão muito menos no orçamento da instituição.

É importante salientar que não é mais necessário fazer essas contas no papel. Um software de gestão educacional, como o Sponte, permite realizar o controle financeiro da escola de forma rápida e eficiente.

Por meio de ferramentas como a gestão financeira e a secretaria, o gestor consegue ter o controle de receitas, a análise de custos e várias outras ferramentas automatizadas para a melhoria da gestão escolar.

2 - Procure controlar a inadimplência

A inadimplência é um dos fatores que mais impactam o caixa das instituições de ensino, e consequentemente afetam o controle de gastos. Portanto, reduzir a inadimplência é de extrema importância.

Manter um canal de diálogo eficaz com pais e responsáveis é uma das formas de diminuir situações de inadimplência. Softwares de gestão educacional como Sponte, por exemplo, permitem o envio de mensagens automatizadas que alertam para o vencimento de mensalidades.

Também é importante organizar os casos inadimplentes, para tomar as melhores decisões de negociação, a partir da realidade de cada caso. Realizar cobranças é uma etapa importante da gestão financeira, mas não é uma tarefa fácil, por isso é fundamental oferecer alternativas como:

Renegociação das dívidas
Parcelamento de mensalidades em atraso
Diversificação de formas de pagamento

Porém, a melhor forma de reduzir casos de inadimplência é apostar em ferramentas de pagamento recorrente. Com esta funcionalidade, disponível no software Sponte, a cobrança é feita de forma automática pelo cartão de crédito.

O sistema gera a cobrança no cartão cadastrado e na data do vencimento da mensalidade, como qualquer serviço contratado mensalmente, conforme as determinações especificadas em contrato.

Isso trará mais garantias de que o pagamento será realizado mensalmente. A funcionalidade também traz comodidade para os pais e familiares, e também para os profissionais que trabalham na gestão da escola.

3 - Invista em sustentabilidade

Investir em práticas sustentáveis traz várias vantagens para a escola. Além, claro, de preservar o meio ambiente, a sustentabilidade é vista como um diferencial por muitas pessoas, o que pode trazer novos alunos para a escola.

Além disso, práticas sustentáveis também contribuem para reduzir os custos operacionais. Isso pode ser feito da seguinte forma:

Redução do consumo de água: estimular estudantes e colaboradores a utilizarem água de forma mais eficiente é uma excelente maneira de promover a redução de custos.

É possível criar campanhas de conscientização para o assunto, por meio de cartazes, redes sociais e abordando o tema com frequência em sala de aula.

Outra alternativa é aliar a conscientização sobre o uso racional da água chamando a atenção para o uso racional de toalhas de papel ao lavar as mãos. Estimulando para que se use no máximo duas folhas por vez, como recomenda a maioria dos fabricantes desse material.

Outra forma de estimular o uso sustentável de materiais ligados ao consumo de água é estimular o uso de garrafas individuais, reduzindo o consumo de copos descartáveis, e consequentemente diminuindo os gastos com este tipo de material.

Aproveitamento da água da chuva: investir em equipamentos que realizam o reaproveitamento da chuva também é uma boa maneira de reduzir custos no médio e longo prazo.

Há sistemas de captação que permitem utilizar recursos pluviais em vasos sanitários, por exemplo. A água também pode ser utilizada pelas equipes de limpeza.

Para isso será necessário realizar investimentos na estrutura da escola, adquirindo e instalando equipamentos para a captação e o reaproveitamento deste recurso em banheiros, lavanderias, entre outros.

Energia fotovoltaica: os equipamentos de geração de energia fotovoltaica estão cada vez mais acessíveis, o que tem contribuído para que o Brasil seja o quarto país com maior crescimento no ranking de geração de energia solar, conforme a Associação Brasileira de Energia Solar Fotovoltaica (ABSOLAR).

De acordo com Rodrigo Sauaia, CEO da ABSOLAR, a geração própria de energia fotovoltaica pode representar uma redução de até 90% nos custos com energia elétrica.

A economia de energia também pode ser feita por meio da gestão adequada de equipamentos, como por exemplo, ao adquirir lâmpadas de led, mais econômicas, e equipamentos como televisores, ar condicionados e geladeiras com certificação de consumo racional.

4 - Conscientize alunos e colaboradores sobre o controle de gastos

Os alunos e colaboradores também têm responsabilidade no controle de custos da escola, pois a utilização racional de recursos como água e energia elétrica envolve conscientização, o que deve ser feito de forma constante.

É possível fazer campanhas e orientações aos alunos para realizarem o uso consciente destes, de outros materiais e da própria estrutura da escola. Avisos próximos aos interruptores ajudam a lembrar da importância de não esquecer lâmpadas ligadas, por exemplo.

Outra alternativa é orientar professores e outros colaboradores para utilizar papéis de forma mais racional, ao imprimir apenas materiais e documentos estritamente necessários.

A escola também pode adotar equipamentos tecnológicos como tablets e outras ferramentas para a realização de atividades, reduzindo a necessidade de papel, bem como priorizar ferramentas digitais de comunicação.

Mulher acessado os dados da escola pelo sistema Sponte em sua casa | Sponte

5 - Digitalize processos

A digitalização de processos também contribui para o controle de gastos da escola. A gestão escolar exige a administração de muitas informações, contratos, e outros documentos.

Digitalizar processos representa uma redução de custos com impressão, papéis e até mesmo de espaços. Um arquivo de documentos digitais certamente necessita de um espaço de armazenamento muito menor do que os tradicionais arquivos.

Além disso, processos digitalizados também otimizam o trabalho dos gestores, evitam erros e consequentemente retrabalho, o que poderia gerar custos com horas extras, por exemplo.

A tecnologia também possui ferramentas que otimizam o controle de ponto dos profissionais da escola, reduzindo custos com horas extras ou possíveis problemas de cunho trabalhista.

6 - Invista na retenção de alunos

É fundamental ter um cuidado extra no período de matrículas e rematrículas, pois a retenção de alunos é um fator decisivo para o controle de caixa da escola. A diminuição de alunos pode contribuir para que os custos fiquem ainda mais pesados, por conta do desequilíbrio entre receitas e despesas.

Por isso, invista em boas práticas de educação e mantenha um diálogo constante com alunos e familiares, para identificar a sua satisfação com o processo de ensino-aprendizagem da escola.

Também procure investir em ações de marketing eficazes ao longo de todo o ano, mas em particular na etapa de matrículas. Dessa forma a comunidade saberá das qualidades da instituição, e a escola sempre será um ambiente desejado por estudantes e familiares.

Continue aprendendo!

Com essas dicas, você certamente conseguirá planejar a redução de custos na escola de forma mais eficiente. Saiba mais sobre gestão escolar em nosso eBook “Gestão escolar e produtividade: os desafios da nova gestão.