A análise de dados educacionais é um dos principais passos no caminho da gestão escolar do futuro. Mas você sabia que essa prática ajuda também a ter uma previsão de matrículas e fazer um excelente planejamento escolar?
A gente já comentou aqui no blog da Sponte sobre a importância da coleta e análise de dados educacionais. Uma gestão baseada em dados — também conhecida pelo termo em inglês data based — é capaz de tomar decisões muito mais estratégicas nos mais diferentes setores.
Com análise de dados educacionais, você pode, por exemplo, oferecer um ensino mais efetivo e personalizado em sua gestão pedagógica. Da mesma forma, é possível otimizar o trabalho de sua equipe de secretaria.
Se quiser entender mais sobre esses pontos, confira: A importância da coleta e análise de dados educacionais.
Agora, neste texto, vamos tratar de uma aplicação dos dados escolares estratégicos que é ignorada por muitos gestores: a previsão de matrículas.
Com a análise de dados educacionais, o gestor pode gerenciar a demanda de matrículas e rematrículas de forma eficiente. Assim, ele vai otimizar recursos e organizar melhor o período letivo.
Entenda mais:
Antes mesmo de falarmos da análise de dados educacionais, é preciso entender o porquê de colocá-la em prática para ter uma previsão de matrículas. Afinal, para muitos gestores, o momento de captação de alunos baseia-se quase apenas em: quanto mais matrículas, melhor.
E a gente concorda! Ter mais matrículas é excelente para o sucesso de sua escola. Inclusive, você pode conferir este texto sobre o assunto:
No entanto, é importante lembrar que o período de matrículas e rematrículas demanda trabalho de todo mundo. É preciso investir em marketing, organizar a secretaria escolar e preparar a escola para receber os novos alunos.
Por exemplo, uma campanha de marketing muito bem-sucedida, que atraia muitos novos alunos, vai gerar um acúmulo de trabalho na secretaria. Além de exigir espaço físico e uma boa equipe pedagógica para acolher todas essas pessoas.
Nesse sentido, se você tiver previamente uma projeção de matrículas, é possível melhorar sua alocação de recursos, contratar professores de forma mais precisa e até investir logo na ampliação da infraestrutura, se for necessário.
Sem falar que essa projeção ajuda a fazer um planejamento financeiro adequado. Com uma noção aproximada do número de matrículas, é possível prever quanto dinheiro deve entrar na escola nos próximos meses.
Isso ajuda a saber quanto é possível investir e o que é necessário guardar.
Em resumo: uma análise de dados educacionais focada na previsão de matrículas te ajuda a fazer o planejamento escolar do próximo período letivo.
Além disso, ela também ajuda a avaliar o sucesso de suas campanhas. Você atraiu mais alunos do que o previsto? Ou ficou abaixo da projeção de matrículas?
Ter essa noção é ótimo para avaliar o que deu certo e o que precisa ser repensado para a próxima oportunidade.
🔎 Leia também: Tudo o que você precisa saber sobre captação de alunos e retenção de matrículas.
Confira nosso guia com dicas para o planejamento de escolas do futuro:
Há diferentes dados escolares estratégicos que você pode utilizar para a previsão de matrículas em uma escola de educação básica.
Vamos apontar aqui os principais, mas lembre-se de que você pode adaptar essa lista com os que fizerem mais sentido para sua gestão escolar.
Confira:
Este é o principal dado para o planejamento escolar que propomos aqui.
A partir de um registro histórico do número de matrículas conquistadas em sua escola nos últimos anos, é possível avaliar se há crescimento ou queda, e também prever aproximadamente o número de novos alunos.
Um dado importante a se avaliar é o número de crianças e adolescentes que fazem parte do seu público na região em que a escola está inserida.
Normalmente, essa estatística costuma ter poucas variações, mas ela pode ajudar a fazer previsões mais acertadas em sua gestão escolar. Se houver uma redução demográfica, por exemplo, é provável que o número de matrículas também reduza.
Outras questões como gênero, idade, região em que habitam e situação socioeconômica também são interessantes para sua previsão de matrículas. Isso permite definir um público da escola e ainda ajuda a expandi-lo, com mais diversidade e inclusão.
Outro dado essencial é o dinheiro disponível para campanhas de captação de alunos. Avalie quanto você tem à disposição, veja como esse valor pode ser usado e compare com os outros anos. Isso pode ajudar a mapear a conquista de novas matrículas.
Quanto cada prospect (possível novo aluno que entrou em contato com a escola) custa para sua campanha de marketing? Ter essa informação ajuda a metrificar o dado anterior, criando um paralelo entre valor investido e número de alunos conquistados.
É claro que é impossível fazer uma previsão exata a partir disso, mas essa informação ajuda muito no planejamento financeiro deste momento.
Aqui é interessante juntar dois números: quantos prospects sua escola atrai a cada ano? E quantos desistem do processo antes da matrícula?
Esses números ajudam a entender melhor os resultados de seus investimentos e prever quantas matrículas você vai conquistar neste novo processo.
Além disso, ele é ótimo para saber se a escola precisa melhorar o funil de captação de alunos, para que essa atração seja mais efetiva e menos prospects se percam pelo caminho.
🔎 Leia mais: Aumente sua captação de alunos com o funil de marketing para escolas.
Muitos desses números podem ser organizados em um bom sistema de gestão escolar, como o Sponte, que organiza as informações em relatórios fáceis e acessíveis.
Veja uma palestra com mais soluções interessantes para uma gestão escolar que olha para o futuro:
Organizamos aqui alguns passos importantes para ter eficiência em sua análise de dados educacionais — principalmente no que diz respeito à previsão de matrículas. Confira:
Como vimos anteriormente, muitos dos dados que você precisa para fazer o planejamento escolar estão disponíveis no sistema de gestão escolar.
Por isso, conte com um bom software e use suas funções, registrando as informações, organizando relatórios e atualizando o sistema sempre que necessário.
Nesse sentido, dê preferência a um software de qualidade, que automatize essas funções e facilite seu trabalho.
Para basear em dados sua previsão de matrículas é fundamental contar com um histórico dos últimos anos da instituição.
Por meio de informações históricas, busque identificar padrões, tendências e até sazonalidade. Assim é possível verificar como está a performance de sua escola na captação de novos alunos.
Olhar o histórico de sua escola e sua disponibilidade de orçamento é importantíssimo, mas não é o suficiente para ter uma boa previsão de matrículas.
Além disso, você também precisa considerar outros fatores, tanto internos quanto externos.
No quesito interno, é importante avaliar, por exemplo, como foi o desempenho acadêmico de seus alunos, quais investimentos foram feitos na infraestrutura e quais facilidades a escola dá para o momento da matrícula.
Já entre os fatores externos, podemos mencionar as tendências demográficas, como a redução do número de crianças e adolescentes na região e a situação socioeconômica de seu público.
Além disso, considere também a concorrência. Como as outras escolas estão se colocando? Elas podem atrair um público maior este ano?
Verifique todos esses fatores, pois podem pesar positiva ou negativamente no número de novas matrículas.
🔎 Leia também: O que é infraestrutura escolar e como levar melhorias para a escola?
Como sabemos, os dados não são fixos. Números de matrículas, informações demográficas e funil de captação de alunos, por exemplo, são dados que mudam constantemente.
Por isso, eles devem ser monitorados regularmente e atualizados de acordo com cada mudança. Só assim é possível ajustar rapidamente suas previsões e ter uma visão clara do planejamento escolar.
Para encerrar, é preciso lembrar que raramente sua previsão vai acertar 100%. Afinal, é praticamente impossível avaliar todos os fatores que afetam uma campanha de matrículas.
Portanto, desenvolva estratégias para lidar com esses desvios e não ser pego de surpresa. O primeiro passo é não contar apenas com a previsão. Tenha sempre uma reserva financeira e opções de contratação ou remanejamento de professores, caso seja necessário.
Além disso, busque ter uma secretaria realmente eficiente, com ajuda da tecnologia, para evitar que um número alto de matrículas se torne um problema para sua gestão.
Tudo o que discutimos até aqui envolve uma prática de análise de dados educacionais que sua escola pode começar a fazer desde agora. Principalmente se ela contar com um sistema que organize as informações de forma acessível.
No entanto, há outras estratégias tecnológicas que permitem dar um passo a mais nesse processo, com maior automatização da coleta e análise de informações.
São as práticas de inteligência artificial e machine learning (aprendizado da máquina). Por meio de algoritmos e modelos matemáticos, a escola pode tratar mais dados de maneira mais rápida e precisa.
No entanto, isso envolve altos investimentos em tecnologia e profissionais capacitados.
Mas você não precisa disso tudo para começar a ter bons resultados. Tudo o que você precisa é de um bom sistema de gestão escolar, que organize seus dados, e o conhecimento que discutimos aqui para fazer sua previsão de matrículas!
E, falando em matrículas, quer aumentar seus números e não sabe como? Então confira nosso kit de materiais feitos especialmente para ajudar na captação de alunos:
