Mesmo antes da pandemia da covid-19, a demanda por novas estratégias de digitalização escolar já estava enorme. Mas, depois do início do isolamento, essa necessidade ficou ainda maior.
Com a crise da covid-19, surgiu a necessidade de cumprir tarefas de um jeito novo na grande maioria dos setores da sociedade, e nas escolas não foi diferente.
As instituições de ensino passaram a depender profundamente de salas de aula online, de uma comunicação a distância com a comunidade escolar e de uma gestão mais eficiente e produtiva para superar os desafios do período.
Esse processo de transformação também envolve os contratos escolares. Afinal, manter matrículas presenciais e assinaturas manuscritas é cada vez menos comum, já que no online tudo é muito mais rápido.
Com matrículas online e uma assinatura eletrônica, a segurança dos dados dos alunos e da escola está garantida, assim como a eficiência dos processos digitais, que se provou muito positivo em escolas e centros de ensino.
Afinal, o contexto atual exige novas tecnologias para automação de procedimentos. É por isso que a funcionalidade de assinatura eletrônica do Sponte é uma importante facilitadora para as escolas, pois elimina processos que tomam tempo e ainda permite que sua equipe atenda muito melhor os alunos, pais e responsáveis.
Continue lendo este material para saber mais sobre como a assinatura eletrônica do Sponte pode te ajudar e facilitar o dia a dia da comunidade escolar.
Para simplificar os processos das escolas, é indispensável investir em um software que diminua seus trabalhos manuais, como é o caso do sistema de gestão escolar Sponte.
Sua equipe de secretaria ganha até 166 horas mensais na gestão administrativa e reduz em até 45% os gastos com papel e impressão.
Em meio a tudo isso, com a adesão ao sistema, as escolas de Educação Básica, de cursos livres, bem como cursos profissionalizantes e técnicos, têm acesso a uma funcionalidade fundamental para agilizar processos: a assinatura digital e eletrônica do Sponte.
A funcionalidade é uma parceria com a Clicksign — primeira plataforma de assinatura eletrônica do Brasil, que tem por objetivo facilitar a assinatura nas empresas, aumentar a eficiência dos processos e reduzir o tempo das equipes.
Com validade jurídica e possibilidade de que documentos sejam assinados com ou sem certificado digital, a plataforma garante uma melhor gestão dos documentos e relatórios.
Tendo em vista a importância dessa funcionalidade, separamos aqui cinco exemplos de como esse serviço, disponibilizado por meio de uma parceria com uma empresa referência no mercado quando o assunto é assinatura eletrônica, pode te ajudar a transformar a gestão escolar:
Sabemos que os processos de matrículas e rematrículas podem ser caóticos nas escolas porque costumam demandar de muito tempo e trabalho manual das equipes.
Dessa forma, a assinatura eletrônica pode tornar o processo mais ágil e eficiente, uma vez que não será mais preciso mudar toda a rotina da coordenação para receber pais e alunos nas escolas. Afinal, as matrículas podem ser feitas totalmente online pelo Sponte.
Com a assinatura eletrônica, os pais recebem os documentos importantes por e-mail e podem assiná-los diretamente, com segurança, tranquilidade e conforto.
🔎 Leia mais: Assinatura eletrônica nas matrículas e rematrículas: mais tranquilidade na gestão escolar!
Toda escola conta com uma série de fornecedores. Seja de materiais, seja de serviços de tecnologia, entre outros. Assim, assinar todos esses documentos com papel e caneta pode causar muita demora para sua secretaria.
A funcionalidade de assinatura eletrônica do sistema Sponte encurta esse processo e otimiza o tempo do gestor escolar e também do fornecedor.
Se sua escola costuma realizar atividades extracurriculares, como visitas a centros culturais e outros locais coletivos, a gestão já deve estar familiarizada com o processo de recolher assinaturas de autorização dos pais ou responsáveis.
Porém, é bastante comum os alunos esquecerem de entregar os bilhetes ou perderem os papéis. Sem falar que sua equipe precisa conferir todas essas informações.
Com a assinatura eletrônica, por outro lado, é mais fácil ter a certeza de que a autorização chegará até as mãos dos professores e o passeio sairá conforme o planejado.
Um processo bastante frequente em algumas escolas, seja de Educação Básica, de cursos livres e profissionalizantes, é a ida dos alunos, pais e responsáveis até a escola para renegociação de dívidas.
O Sponte ajuda a transformar esse processo para que quem está solicitando a renegociação não precise se deslocar até a escola. Tudo pode ser tratado por WhatsApp ou outros meios de comunicação graças à assinatura eletrônica.
🔎 Leia mais: O Sponte ajuda sua escola a reduzir e controlar a inadimplência
São diversas as situações em que o aluno precisa da declaração de matrícula para comprovar o andamento dos estudos.
Com a funcionalidade de assinatura eletrônica, o diretor consegue enviar aos pais e responsáveis qualquer documento digitalizado, sem a necessidade de impressões.
Consequentemente, ocorre uma redução de custos com materiais e deslocamento, além da economia de tempo de ambas as partes.
Ainda, quando o aluno precisa realizar estágios, como é o caso de cursos técnicos e profissionalizantes, as assinaturas também podem ser feitas digitalmente, evitando o processo de deslocamento do aluno até a instituição e garantindo maior economia de tempo.
Outra grande vantagem da funcionalidade de assinatura eletrônica do sistema Sponte é ser extremamente simples de usar.
Com ela, os alunos, pais e responsáveis assinam documentos a qualquer hora do dia e de qualquer lugar. É muito mais comodidade, segurança e simplicidade no processo.
Isso sem falar das facilidades para a escola, que saem ganhando em tempo e eficiência de gestão. Veja o porquê na sequência.
A simplicidade da assinatura eletrônica do Sponte começa no fato de ela estar disponível em qualquer dispositivo com acesso à internet, seja computador, seja tablet ou celular. Desse modo, você oferece maior agilidade e menos burocracia para alunos, pais e responsáveis.
Além disso, o sistema é muito intuitivo. Por e-mail, os pais e responsáveis receberão a solicitação de assinatura eletrônica. Basta clicar em “visualizar para assinar” e o sistema direciona para as assinaturas pendentes.
Nessa página, o contratante poderá visualizar as informações, conferir os seus dados e assinar eletronicamente por meio de um token (um código de seis dígitos que só o assinante conhecerá), que será enviado para o e-mail para confirmar a identidade e autenticar o contrato.
São poucos cliques que encurtam os processos e facilitam muito a vida da comunidade escolar.
Para a equipe da secretaria da escola, também é muito mais fácil assinar documentos ou enviá-los para os alunos, pais e responsáveis com a funcionalidade do sistema de gestão escolar Sponte.
Isso porque, no próprio sistema, é possível fazer o upload do documento e enviá-lo para assinatura eletrônica de maneira bem intuitiva. Além disso, ela é autenticada e possui validade jurídica, encurtando também esse processo de validação.
Dessa forma, o colaborador responsável pela assinatura não precisará organizar a agenda para receber várias pessoas no mesmo dia, o que costuma prejudicar as tantas outras tarefas que precisam ser realizadas. É uma automação simples de ser usada e que oferece mais agilidade, produtividade e eficiência para o dia a dia.
Além disso, o pessoal da secretaria também não precisa mais de papel e caneta para fazer assinaturas. É um bônus na segurança dos documentos, que ficam todos salvos na nuvem, protegidos por um ambiente criptografado.
Agora que você já conhece como o Sponte pode ajudar a sua gestão escolar, vamos ao passo a passo de como liberar essa funcionalidade no sistema do usuário:
A funcionalidade de assinatura digital e eletrônica do Sponte é muito simples de usar. Mas lembre-se de que, se houver algum problema, você sempre poderá entrar em contato com a equipe especializada em suporte e atendimento da Sponte para tirar qualquer dúvida.
Se quiser saber mais sobre como melhorar a produtividade no processo de matrículas e rematrículas, continue aprendendo por meio do material que produzimos para você: