A importância da autenticação de dois fatores para escolas

A proteção de dados escolares precisa ser uma prioridade de gestores que querem garantir a segurança dos alunos e promover o sucesso de sua instituição de ensino. E a autenticação de dois fatores para escolas é um passo fundamental para isso.

Também conhecida como verificação em duas etapas ou pela sigla 2FA (do inglês  two-factor authentication), essa ferramenta pode melhorar a segurança cibernética e evitar o vazamento de dados na escola. Dessa forma, ela também é ótima para ajudar sua instituição a adequar-se à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

No entanto, nem todo mundo conhece o potencial e a importância dessa funcionalidade. E mesmo entre os que a conhecem, muitos não sabem como utilizá-la.

Por isso, neste artigo vamos apresentar o que é a autenticação de dois fatores para escolas, qual é sua importância para a proteção de dados escolar e como usar essa ferramenta de forma simples e prática.

Continue sua leitura e confira:

• O que é autenticação de dois fatores para escolas e como ela funciona?
  • Como funciona a verificação em duas etapas na prática?
• Qual é a importância dessa autenticação de dois fatores na proteção de dados escolares?
  • Por que é preciso evitar vazamentos de dados de escolas?
• Como utilizar o duplo fator de autenticação para garantir a segurança cibernética da escola?
  • Aplicativos que você pode usar para a verificação em duas etapas

O que é autenticação de dois fatores para escolas e como ela funciona?

Apesar de ainda ser desconhecida para muitos gestores, a autenticação de dois fatores é uma das principais ferramentas para a proteção de dados escolares. 

O destaque dessa funcionalidade se dá pela sua simplicidade e pelo fato de que a 2FA é capaz de evitar um dos principais riscos de vazamento de dados: o roubo de senhas.

Para isso, ela insere uma camada extra de segurança para seus sistemas. Com a verificação em duas etapas, sua senha não é mais o suficiente para acessar as informações. Você passa a precisar, também, de um “segundo fator”.

Ou seja, além de login e senha, o sistema vai exigir uma nova informação — que pode ser um código enviado ao seu celular, por exemplo. O objetivo é garantir que quem está tentando realizar o acesso seja, de fato, a pessoa autorizada a fazer isso.

Assim, um hacker ou outro indivíduo mal-intencionado que tenha obtido sua senha não será capaz de acessar essas informações tão importantes e sensíveis à gestão escolar.

Como funciona a verificação em duas etapas na prática?

O processo da autenticação de dois fatores é super simples, e pode acontecer de diferentes maneiras, variando de acordo com o serviço implantado pela escola. 

Vamos entrar nesses detalhes mais adiante no artigo. Por enquanto, é importante entender como funciona a verificação em si — e qual é o impacto dessa mudança em seu dia a dia.

Na prática, o começo é sempre igual. A primeira barreira de verificação é a que você já está acostumado: preencher o login e a senha do sistema. Como de costume, se essas informações estiverem incorretas, você já será barrado nessa primeira página.

Se seu login e senha estiverem corretos, você passa para a próxima etapa, que vai depender da opção da escola, mas o formato mais comum envolve um app que você pode baixar em seu celular, como o Google Authenticator.

Esse app identifica o usuário e oferece um código que você deve usar na sua segunda camada de autenticação (ou seja, na segunda página de login, depois do acesso com senha). Esse código é temporário e constantemente atualizado, para reduzir os riscos.

Outros exemplos de autenticação de dois fatores são:

• O sistema envia um código por e-mail ou SMS (por exemplo) e o usuário deve digitá-lo em um novo campo aberto na página de login.
• Seu celular recebe uma notificação push e o usuário precisa apenas clicar nela para liberar o acesso.
• O sistema demanda uma identificação por biometria, por meio de impressão digital, timbre de voz ou retina do olho — esse método é mais sofisticado e depende de ter um celular ou outro aparelho capaz de ler a biometria.
• O usuário pode inserir um token USB no computador ou celular — esse é um dispositivo físico, que funciona como uma chave, liberando o login apenas para seu portador.

A opção a ser utilizada pela sua escola depende de qual aplicativo ou serviço de verificação em duas etapas a gestão escolar escolherá implantar, de acordo com sua própria demanda. Mas a regra que vale para todos é que, depois de superar essa segunda barreira, o acesso ao sistema estará disponível.

Qual é a importância dessa autenticação em dois fatores na proteção de dados escolares?

Atualmente, o gestor educacional já deve saber que a escola precisa se preocupar com a segurança da informação. Isso porque toda e qualquer instituição de ensino armazena dados importantes, privativos e valiosos de alunos, pais, responsáveis, professores, colaboradores e até da própria gestão escolar.

Mas vale lembrar: armazenar essas informações não é um problema. Afinal, dados financeiros, pessoais e de gestão são fundamentais para cuidar melhor dos alunos, melhorar a relação com a comunidade e até otimizar a gestão financeira — entre muitas outras vantagens.

🔎 Leia mais: Como a análise de dados educacionais pode ajudar na previsão de matrículas?

O problema surge quando a instituição tem dificuldade para proteger essas informações. Por isso, é essencial saber como se adequar às melhores práticas de cibersegurança na escola e amenizar os riscos .

Um dos primeiros passos para isso é entender que senhas são fáceis de roubar por meio de golpes digitais, softwares maliciosos e até “adivinhação” — afinal, muita gente ainda usa senhas simples como a própria data de aniversário e sequências como 123456 ou qwerty.

Segundo um estudo da empresa de segurança cibernética Surfshark, apenas em 2023, 299,8 milhões de contas foram violadas no mundo todo. No Brasil, foram 3,6 milhões.

Certamente, muitos desses casos seriam impedidos com uma boa verificação em duas etapas. Afinal, com essa funcionalidade, se um hacker conseguir sua senha, ele ainda precisará superar uma segunda barreira de segurança que costuma ser ainda mais difícil.

Portanto, a importância da autenticação de dois fatores para escolas é garantir uma proteção mais forte para os dados e informações tão importantes em sua gestão escolar.

Por que é preciso evitar vazamentos de dados de escolas?

Como já vimos, dados pessoais e informações de gestão são fundamentais para o trabalho educacional e para o sucesso de uma instituição de ensino. Mas você sabe por que é tão importante protegê-los?

Veja por que você deve combater o vazamento de dados:

Evitar multas e punições previstas por lei

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) prevê que, dependendo da situação, a punição pelo vazamento de dados começa com uma simples advertência com prazo para correção. 

No entanto, em casos mais sérios, a lei pode impor até a proibição parcial ou total do exercício de atividades relacionadas ao tratamento de dados. Isso significa que sua escola não poderia coletar, armazenar ou usar essas informações — o que impediria boa parte do trabalho da instituição.

A LGPD prevê ainda uma multa de até 2% do faturamento da empresa, limitada a R$ 50 milhões — e a infração deve ser publicizada, o que certamente impactará a imagem da instituição.

Garantir privacidade e segurança para sua comunidade escolar

Cuidar da comunidade escolar é uma das missões da escola — e a privacidade e a segurança cibernética de seus professores, colaboradores, alunos, pais e responsáveis precisam ser consideradas nesse objetivo tão importante.

Manter a confiança de alunos, pais, responsáveis e colaboradores

Além de ser uma das missões da escola, cuidar da privacidade e da segurança de sua comunidade vai melhorar, também, a imagem da instituição.

Sabemos o quanto a confiança da comunidade escolar é importante para atrair matrículas, fidelizar alunos e manter seus bons resultados. Por isso, não dá para arriscar nesse sentido.

Proteger a eficiência da gestão escolar

Já comentamos aqui o importantíssimo papel que os dados têm na gestão escolar. Por isso, o vazamento ou a perda dessas informações pode ser um sério problema para sua eficiência e produtividade.

🔎 Leia mais: Quais os perigos da perda de dados para sua escola?

Como utilizar o duplo fator de autenticação para garantir a segurança cibernética da escola?

Para ter autenticação em dois fatores na sua escola, você precisa contar com um sistema de gestão escolar que possibilite essa configuração, como é o caso do Sponte. 

Esse é o primeiro passo. Se sua instituição de ensino já tem essa possibilidade, é necessário então baixar um aplicativo que faça a autenticação e configurar seu sistema a partir dele.

A vantagem de escolher seu próprio aplicativo é que você poderá avaliar qual deles se adequa melhor às necessidades específicas da sua escola.

Separamos aqui alguns dos principais para te ajudar em sua decisão. Confira:

Aplicativos que você pode usar para a verificação em duas etapas

• Google Authenticator

Este é um app simples e fácil de usar. Ele fornece códigos temporários para a verificação e você pode acessá-lo até sem internet. 

Para começar a usá-lo, o usuário só precisa fazer o download e a leitura de um QR Code nas configurações do sistema em que queira adicionar a verificação. É possível também digitar um código numérico disponibilizado pelo sistema.

• Authy

O Authy também disponibiliza códigos temporários e funciona de maneira muito semelhante ao Authenticator. Ele tem, como vantagens, um widget que facilita a visualização do token e ainda realiza criptografia na nuvem, caso você perca ou troque o smartphone. 

Por outro lado, ele demanda uma conta vinculada a um número de telefone.

• Last Pass Authenticator

Com funcionalidade semelhante, o Last Pass apresenta ainda a possibilidade de facilitar logins simplesmente clicando na notificação no celular. Ele ainda permite a criação de uma senha para entrar no próprio app, oferecendo uma camada extra de proteção.

• Duo Mobile

O Duo Mobile tem uma configuração mais voltada a empresas. Ele conta com as mesmas funcionalidades, com uma interface limpa e acessível aos usuários. Ele ainda oculta os códigos da visualização, o que aumenta a segurança, e não requer uma conta.

• Entre outros

Essa lista é um bom começo para escolher seu app de autenticação em dois fatores para escolas. No entanto, você não precisa se limitar a ela. Há várias opções no mercado e você certamente encontrará o aplicativo ideal para sua escola.

Para saber mais sobre boas práticas de segurança para uma instituição de ensino, assista à mesa-redonda com especialistas da Sponte no assunto: