Captação de Alunos: a melhor estratégia para atrair mais alunos para sua escola!

Os últimos meses do ano e os primeiros do ano seguinte são considerados a temporada mais importante para quem trabalha com educação. É nesse período que irão ocorrer as renovações de matrículas e a captação de novos alunos, culminando na realização de novas matrículas.

Porém, o jogo mudou nos últimos anos. Para que o crescimento de sua escola ou de seu curso ocorra de forma constante, é essencial que a captação de alunos seja feita de uma maneira também constante e assertiva, com a equipe que atua diretamente com esse setor focada e motivada para desempenhar esse papel.

É preciso ter um trabalho contínuo para captar novos alunos, ter qualidade, quantidade e lidar com as objeções de interessados e responsáveis. 

Para ajudar você a lidar com esse desafio, a Sponte separou uma série de pontos com uma estratégia eficiente na missão de atrair novos alunos e aumentar as matrículas. Confira:

1. Compreenda como funciona o funil de captação de sua escola
2. Estabeleça metas e orçamento para a campanha de matrículas
3. Defina uma persona para sua instituição de ensino
4. Utilize um sistema de gestão como aliado na captação de alunos
5. Facilite ao máximo o processo de matrícula
6. Trabalhe com diversas opções financeiras para a execução da matrícula

1. Compreenda como funciona o funil de captação de sua escola

O termo “funil de vendas”, ou “funil de marketing”, é muito comum dentro das áreas de comunicação, marketing e administração. Ele se refere a uma representação do caminho que seus alunos em potencial fazem desde o primeiro contato com a escola até o momento de assinatura do contrato e fechamento da matrícula.

Vale lembrar que o primeiro contato do seu público com a escola não é a primeira visita. Na verdade, isso começa muito antes. 

O primeiro contato é a primeira vez que ele sabe da existência de sua escola, dos serviços que ela oferece e até de sua reputação. Por isso, no mundo do marketing, criar uma boa primeira impressão é fundamental para o sucesso de um negócio.

🔎 Leia mais: Marketing educacional e captação de alunos: tudo o que você precisa saber para ter sucesso.

No contexto das escolas particulares que trabalham com a educação básica, ou seja, com os ensinos infantil, fundamental e médio, o funil de vendas se divide em 4 partes:

• Leads: este é o topo do funil. Aqui estão os potenciais clientes de sua escola, ou seja, todas as pessoas que podem desenvolver interesse por ela. Geralmente, esse público é o que foi mais impactado pelos materiais de divulgação.
• Visita inicial: o número de pessoas nesta etapa seguinte geralmente é menor que o do topo do funil. Isso porque não são todos os leads que passam para essa fase. Aqui, os pais ou responsáveis pelos alunos entram em contato com a escola para agendar sua primeira visita. É a primeira vez que conhecerão a fundo sua instituição.
• Visita pedagógica: enquanto na visita inicial os pais conheciam a escola em linhas gerais, como sua estrutura física, valores das mensalidades, entre outras coisas, na visita pedagógica, os responsáveis que foram conquistados na etapa anterior voltam para discutir temas mais profundos, como questões relacionadas ao tratamento dos alunos, metodologias de ensino, materiais pedagógicos e o que mais lhes interessar. Aqui, como os pais já possuem mais interesse, surgem dúvidas mais complexas e questionamentos que o gestor deve estar preparado para responder.
• Matrícula: este é o fundo do funil. Após todas essas etapas, somente os que realmente possuem interesse em fechar contrato de serviço com a escola permanecerão. E, obviamente, quanto mais pessoas das etapas anteriores for possível converter para esta, que é a final, melhor.

Além de saber quais são as etapas do funil pelas quais os futuros clientes de sua escola passarão, é importante ter acesso a dados técnicos para fins de planejamento, como a taxa de conversão.

A taxa de conversão é um valor em porcentagem que representa o quanto do público todo do funil “se converteu”, deixando de ser um lead para se tornar um cliente, ou seja, efetivando a matrícula.

Aqui, existem duas taxas de conversão: a absoluta e a relativa. A taxa de conversão relativa tem como referência sempre o número de pessoas na etapa imediatamente anterior do funil. Já a taxa de conversão absoluta se relaciona sempre ao número de leads, o número de pessoas no topo do funil de captação.

Ter acesso a essas estatísticas e saber gerenciá-las é fundamental para que o gestor possa dar o próximo passo na sua jornada em busca de matrículas para sua escola, conforme veremos a seguir.

2. Estabeleça metas e orçamento para a campanha de matrículas

Captar novos alunos é um dos maiores desafios de toda equipe escolar. Essa missão exige não somente tempo e energia, mas também recursos financeiros. E como garantir verba para essa ação?

O primeiro passo é estabelecer uma meta de quantas matrículas a escola precisa ou deseja para o próximo período. Mas isso não é tudo. A partir de agora, o funil de captação e as suas estatísticas, que comentamos no tópico anterior, entrarão em cena novamente.

Sabendo do número de matrículas que precisam ser efetivadas, é preciso fazer um cálculo inverso para saber quantos leads precisam ser alcançados para que o objetivo da campanha de matrículas seja alcançado. 

Deve-se sempre partir do pressuposto que a maior parte do público-alvo não irá se matricular na escola, independentemente do motivo que for. Logo, o número de leads deve ser sempre muito superior ao número de matrículas.

Os cálculos para saber os números de cada etapa do funil podem ser feitos a partir das taxas de conversão, por isso elas são tão importantes. Essas taxas, por sua vez, podem ser obtidas a partir dos números dos anos anteriores. 

Então, com sua taxa de conversão e com seu número de matrículas, você realiza o cálculo inverso: para ter “x” matrículas, quantas visitas você precisa? E quantos leads? 

Caso sua escola não tenha essas estatísticas, é possível buscar saber qual é a média da taxa de conversão para instituições similares às suas, como escolas concorrentes.

Dispor desses dados em mãos tem como finalidade elaborar um plano de orçamento necessário para impactar todas essas pessoas da forma mais adequada e assertiva com o marketing da escola. 

Inclusive, para que a verba seja liberada, é preciso um documento que justifique isso, e um planejamento financeiro com esses dados validando a proposta é o ideal. 

Dessa forma, a gestão terá à disposição os recursos financeiros necessários para atingir os objetivos da instituição e saberá exatamente como aplicá-los.

3. Defina uma persona para sua instituição de ensino

Um dos princípios do marketing é ter bem estabelecido a figura de com quem se está falando, para quem a mensagem deve ser entregue. Isso, é claro, vale também para o marketing escolar. 

Por isso, é preciso saber com o máximo de exatidão possível qual é o público-alvo de sua escola. Cabem aqui: 

• Características demográficas
• Características geográficas
• Características sociais
• Faixa etária dos pais ou responsáveis (lembre-se de que quem precisa ser convencido a fazer a matrícula, no caso de escolas do ensino básico, não são as crianças, mas sim seus pais) 
• Entre outros atributos. 

De modo geral, quanto mais informações para se trabalhar, melhor. Determinadas todas as particularidades do público-alvo da escola, a gestão escolar conseguirá compor um planejamento de comunicação que seja eficiente para alcançar o maior número de leads possível, além de estabelecer ações que irão ajudar na conversão das outras etapas do funil de captação até a matrícula.

🔎 Leia também: Tudo o que você precisa saber sobre captação de alunos e retenção de matrículas.

Nesse momento de definição de público, é possível ir ainda um pouco além e criar uma persona. No marketing, uma persona é uma espécie de personagem que possui todas as características socioeconômicas do seu público, assim como outros traços relacionados ao seu comportamento e consumo.

Perceba como ela é um passo adiante da delimitação de público-alvo. A persona passa por um processo de humanização, no qual ganha desejos, anseios, dores… E muitas vezes até um rosto!

Existem diversos sites específicos para a geração de personas para o marketing e sua escola pode se beneficiar muito com o uso dessa técnica.

4. Utilize um sistema de gestão escolar como aliado na captação de alunos

Muitos gestores podem pensar que os softwares de gestão escolar têm o único objetivo de agilizar o trabalho da equipe administrativa. Pode até ser o caso de alguns sistemas, mas hoje em dia existem sistemas tão completos que possuem ferramentas excelentes também para a gestão de marketing. 

É o caso do Sponte, por exemplo. Ele auxilia a administração escolar com a comunicação com os alunos, pais e responsáveis, pois se integra a ferramentas como e-mail e mensagens de texto pelo celular.

🔎 Leia mais: Tenha 3x mais matrículas com o sistema de gestão escolar Sponte.

Com isso, abre-se um leque de possibilidades, como campanhas de e-mail marketing, WhatsApp e SMS. Isso facilita, inclusive, o diálogo com os pais interessados em conhecer a instituição, agendamento de visitas e muito mais.

O Sponte ainda possui uma ferramenta com recursos de CRM, perfeita para manter um relacionamento com os clientes em potencial, estreitando vínculos e gerenciando a comunicação para assegurar a efetivação da matrícula.

Fica claro, então, como um sistema de gestão escolar pode ser um aliado poderoso no processo de captação de alunos e, sem dúvida, deve ser usado também para esse fim.

5. Facilite ao máximo o processo de matrícula

O processo de matrícula, como pudemos observar pelo próprio funil de vendas, é um longo caminho que demanda esforço da instituição de ensino. Mas, para tornar a missão de captar novos alunos mais fácil, recomenda-se desburocratizar ao máximo esse processo.

Fechar um contrato com uma escola é uma decisão importante em que os pais normalmente desprendem tempo ponderando a respeito. Quanto mais complicado for o processo, mais esses pais poderão repensar sua decisão, tomada a muito custo.

Por isso, simplifique! Na etapa de agendamento da primeira visita, principalmente via site da instituição, recomenda-se que a escola exija apenas os dados mais essenciais, como nome completo e dados de contato. Isso é suficiente para que a equipe possa retornar a mensagem e marcar a visita.

E falando no retorno à mensagem, é sempre bom lembrar que a escola deve entrar em contato com os pais o mais rápido possível. Lembre-se de que o processo, além de simples, deve ser ágil.

• Saiba mais sobre as Matrículas Online do Sponte.

Aqui cabe uma observação importante: uma das vantagens de se disponibilizar o agendamento online pelo site da escola é aumentar o tráfego na página e saber de onde estão vindo os acessos. 

Por exemplo: se estão vindo por algum redirecionamento, como banners publicitários em sites, pelas redes sociais ou pelo próprio Google. Saber de onde está vindo a maior parte dos leads é também uma informação estratégica para o departamento de marketing.

Nos próximos níveis do funil de captação, a chave para conquistar o cliente se baseia no diálogo. A argumentação da equipe responsável pelas vendas (ou matrículas, se preferir) será determinante para convencer as famílias a entrarem de vez para a comunidade escolar.

É essencial:

• Abordar os diferenciais da escola.
• Conhecer todos os seus pontos fortes.
• Saber as vantagens do sistema de ensino escolhido.
• Conhecer a fundo o método pedagógico.
• Ter em mãos os materiais didáticos que serão utilizados.
• E tudo mais que esclareça as dúvidas dos pais e colabore com a imagem da instituição de ensino.

Cases de sucesso dentro da escola também são muito bem-vindos, como estudantes aprovados em vestibulares de grandes universidades e alunos premiados em competições e olimpíadas estudantis.

Dentro do processo argumentativo e persuasivo, ainda há uma técnica chamada storytelling, muito utilizada para garantir a conversão de leads em diversos segmentos do mercado. 

6. Trabalhe com diversas opções financeiras para a execução da matrícula

Todos nós sabemos que educação é algo que não custa barato, é necessário uma equipe de profissionais para compor o corpo docente de uma instituição de qualidade, além de todos os recursos necessários para mantê-la em nível estrutural.

O valor da mensalidade pode ser um tanto intimidador para algumas famílias, que podem optar por não dar continuidade ao processo de matrícula. Contudo, essa é uma questão possível de ser contornada. 

O mesmo vale para pais que estejam com um pé atrás para fazer a rematrícula devido a algum reajuste no valor da mensalidade.

No contexto educacional, negociar valores e diversificar as opções de cobrança é essencial para não perder um cliente. Portanto, esteja preparado para oferecer condições especiais de pagamento, como parcelar o valor da matrícula junto às mensalidades, ou ainda oferecer descontos mediante pagamento à vista. 

Explore também outras formas de pagamento além do tradicional boleto de cobrança, como os pagamentos automáticos via cartão de crédito ou débito em conta. Uma tranquilidade para responsáveis e para sua organização financeira, como comentamos nos artigos: 

• Diminua a inadimplência com métodos de cobrança eficientes.
• Cobrança recorrente via cartão de crédito: conheça os benefícios dessa solução.

Se o responsável ficou interessado e esse é o único ponto que o impede de assinar o contrato, você está muito perto de atingir seu objetivo. Portanto, empenhe-se em escutar seu cliente, negociar e buscar a melhor solução para que a matrícula seja feita.

Com essa estratégia de marketing, certamente sua instituição aumentará os números de captação e retenção de alunos.