Tudo sobre captação de alunos e retenção de matrículas

Captação de alunos é um assunto de grande importância para qualquer escola. É a prática responsável por encher as salas e garantir o sucesso de uma instituição de ensino. Por isso, ela merece um destaque na gestão escolar.

A mesma atenção deve ser dada à retenção de alunos, que ajuda a manter as salas sempre cheias, melhora a reputação de sua escola e é essencial até para a gestão financeira.

Mas você sabe como atrair estudantes de maneira efetiva e estratégica? Conhece boas práticas para garantir as rematrículas? Enfim: sabe como sair do básico e ter a captação e retenção de alunos de sucesso?

Aqui no blog da Sponte, falamos muito sobre o assunto, com várias dicas para turbinar a captação de novos alunos, além de estratégias de marketing para captação e retenção de alunos.

E neste artigo, trouxemos os principais conteúdos, reunidos em um só lugar, para você aproveitar e otimizar o processo de matrículas e rematrículas em sua escola. Confira:

O que é captação e retenção de alunos na prática?
- Captação de alunos: entenda esse processo
- Retenção de alunos: o que é e como funciona?
Quais são os principais desafios para captação de alunos e retenção de matrículas?
- Maiores desafios para captação de novos alunos
- Desafios importantes para melhorar a retenção de alunos
Como fazer captação de alunos e aumentar matrículas e rematrículas em sua escola?
- Saiba como ter mais matrículas com ações de captação de alunos para sua escola
- Veja práticas para aumentar as rematrículas com técnicas e ferramentas para otimizar a retenção de alunos
Como a tecnologia pode aumentar matrículas e rematrículas em sua escola?

O que é captação e retenção de alunos na prática?

Todo gestor escolar sabe que captação de alunos é a prática de atrair novas matrículas, enquanto retenção escolar diz respeito às técnicas para combater a evasão e garantir a continuidade dos estudantes em sua instituição.

Mas um gestor que realmente quer ter sucesso nessas duas frentes de forma inteligente, efetiva e competitiva, precisa ter uma visão mais ampla delas, com noção de seus desafios e potenciais.

Então nosso primeiro passo neste artigo é entender melhor como ambos esses processos funcionam:

Captação de alunos: entenda esse processo

Na prática, o conceito de captação de alunos envolve tudo o que é feito para atrair novos estudantes. Isso abrange campanhas de marketing nas redes sociais, distribuição de panfletos da escola, eventos de atração de alunos, divulgação em outdoors, entre outras técnicas e estratégias.

Além disso, uma boa captação de alunos deve envolver também:

Organização da escola para receber pessoas interessadas
Engajamento de alunos e familiares para se tornarem promotores da escola
Preparação da equipe para processos de matrícula efetivos
Uso de ferramentas e técnicas para dar mais eficiência ao momento de matrícula
Disponibilização de boas formas de pagamento
Entre outros

Essas práticas complementares fazem parte do trabalho de captação de alunos. Quando feitas corretamente — em conjunto com as estratégias básicas de marketing e atração de estudantes — elas ajudam a ter muito mais sucesso nesse processo.

Retenção de alunos: o que é e como funciona?

O que se chama de retenção de alunos é, na verdade, um conjunto de ações, medidas e estratégias utilizadas para fazer com que os estudantes permaneçam na sua escola e concluam seu processo educacional.

Então, ao falar de retenção, pensamos imediatamente no relacionamento com alunos, pais e responsáveis, na disponibilização de um ensino de qualidade e na oferta de uma estrutura adequada para seus estudantes, por exemplo.

Realmente, todas essas estratégias de fidelização da comunidade escolar compõem a parte mais importante da retenção. No entanto, para ir além da superfície, ela envolve também práticas de marketing educacional.

Postagens nas redes sociais que destaquem as conquistas de seus alunos, assim como campanhas, eventos e outras ações do gênero, também fazem parte da retenção escolar de sucesso. Afinal, elas são capazes de fortalecer o senso de comunidade e aumentar as rematrículas.

Esse conjunto de estratégias foca em um acompanhamento de perto de cada um de seus estudantes, buscando atender suas necessidades e compreender suas demandas.

Isso requer um planejamento escolar extenso, que deve ser feito em conjunto na gestão pedagógica, com participação de gestores, pedagogos e professores.

Guia definitivo para a captação e retenção de alunos | Sponte

Quais são os principais desafios para captação de alunos e retenção de matrículas?

Para atender às demandas centrais da captação e retenção de alunos, é preciso conhecer seus principais desafios.

É a partir da superação deles que a escola pode organizar estratégias muito mais efetivas para conquistar novas matrículas e fidelizar estudantes.

Maiores desafios para captação de novos alunos

Os desafios mais importantes que uma escola deve superar para melhorar suas ações de captação de alunos envolvem não conhecer seu público, não saber usar as ferramentas certas para se destacar e perder muito tempo em processos pouco eficientes.

Separamos esses desafios em quatro pontos de atenção que você pode usar como um tutorial, para avaliar se sua escola está pronta para otimizar seus projetos de captação de alunos.

Conhecer seu público-alvo

Para começar a trabalhar com captação de novos alunos no marketing escolar, primeiro você precisa saber com quem você está conversando. Isso é desafiador, porque, sem ter esse conhecimento, suas mensagens não vão atrair novas matrículas.

Por outro lado, com um bom conhecimento do público-alvo, suas estratégias de captação de alunos podem ser feitas para atingir diretamente as necessidades dessas pessoas. Além disso, esse conhecimento ajuda a ter a abordagem certa na comunicação escolar.

Busque conversar com sua comunidade escolar e conferir seus seguidores nas redes sociais, para conhecer melhor cada um de seus públicos.

Usar ferramentas de marketing para que sua escola se destaque

Um desafio ainda muito presente nas escolas atuais é o uso de um marketing antiquado, primordialmente focado em campanhas offline, como panfletos e outdoors. É claro que essas ferramentas ainda são importantes, mas é preciso combiná-las com boas práticas de marketing online.

Entender essa necessidade de expandir seu marketing com as ferramentas certas é desafiador, principalmente para gestores que já estão acostumados com outras práticas. No entanto, é fundamental para manter-se competitivo no mercado atual.

Marketing educacional além da captação de alunos | Sponte

Marcar presença na internet e nas redes sociais

Este desafio complementa o anterior. É preciso expandir para além do marketing tradicional e abraçar as funcionalidades do mundo digital.

Para superar esse desafio, busque explorar as possibilidades das redes sociais e da internet, mas não de maneira superficial. Busque falar com seus alunos e saber por qual tipo de conteúdo eles se interessam. Assim, sua atividade online pode ser muito mais efetiva.

Otimizar o processo de captação

Por fim, precisamos tratar do desafio das matrículas pouco eficientes. Quando você depende exclusivamente de processos analógicos e sua secretaria está cheia de papelada, o processo de matrícula é lento, sua equipe fica sobrecarregada e sua escola certamente perderá excelentes oportunidades.

Por isso, superar essa dificuldade é fundamental para ter eficiência, reduzir a perda de tempo e captar mais alunos — afinal, os pais de hoje em dia valorizam muito a agilidade no atendimento.

O que é captação de alunos e quais são seus desafios | Sponte

Desafios importantes para melhorar a retenção de alunos

A fidelização de estudantes para garantir rematrículas tem desafios bem específicos, que envolvem principalmente a visão que sua comunidade escolar forma da sua instituição.

Alunos, pais e responsáveis estão satisfeitos com o ensino e com a estrutura da escola? Sentem-se acolhidos pelo seu ambiente de aprendizagem? Estão engajados no dia a dia escolar?

Todas essas questões fazem parte dos desafios da retenção de alunos. Entenda melhor:

Oferecer um ensino de qualidade, tecnológico e humanizado

A maior missão da escola é ensinar. Então, quando alunos, pais e responsáveis sentem que esse ensino não está sendo efetivo, a probabilidade da evasão escolar é muito maior.

Para superar esse desafio, é preciso contar com profissionais bem capacitados, metodologias ativas e integração com a tecnologia — tudo isso com parte de sua gestão pedagógica.

Essa prática faz toda a diferença para oferecer um aprendizado de qualidade — o que também garante muito mais retenção de alunos.

🔎 Leia mais:

Desenvolver um ambiente de aprendizagem acolhedor

Apenas ensinar de forma eficiente não é o bastante. Seus alunos também precisam se sentir acolhidos na escola, afinal, um ambiente escolar hostil é um dos principais motivos da evasão.

Por isso, trabalhe para combater o bullying e desenvolva uma escola inclusiva, que respeita a diversidade e acolhe seus alunos.

Ter uma estrutura escolar adequada

Uma instituição de sucesso, que quer fidelizar seus estudantes, precisa oferecer tecnologia, equipamentos, laboratórios e uma estrutura bem completa e segura para o exercício da aprendizagem.

Isso faz a diferença na hora de decidir pela rematrícula ou pela mudança de escola.

Promover o engajamento da comunidade escolar

Ter uma boa comunicação e melhorar o engajamento com a comunidade escolar também são passos essenciais para a retenção. Afinal, quando alunos, pais e responsáveis sentem que são parte da escola e que suas opiniões são respeitadas, é muito mais fácil garantir a rematrícula.

A importância do engajamento não se resume à retenção de alunos. Além disso, ela ainda melhora os resultados do aprendizado, reduz os problemas de comportamento e potencializa até a captação de novas matrículas.

Isso porque estudantes engajados têm prazer pelo aprendizado, buscam trabalhar junto com a escola e falam bem da instituição para amigos e familiares.

Como fazer captação de alunos e aumentar matrículas e rematrículas em sua escola?

Superados os desafios, é hora de colocar a mão na massa com práticas focadas em atrair alunos e fidelizar seus estudantes.

Além de melhorar sua captação e retenção, essas práticas ainda vão oferecer excelentes melhorias para sua gestão escolar.

Afinal, ter um processo de matrículas bem estruturado é essencial não apenas para atrair mais alunos e garantir as finanças da instituição, mas também para ter um trabalho organizado e eficiente, com produtividade na secretaria escolar.

Nossas orientações estão divididas entre as que são focadas na captação de alunos e as que têm mais relação com a retenção. Mas lembre-se de que cada uma das dicas vai melhorar as duas áreas.

Afinal, tudo isso é um círculo virtuoso. Uma captação mais eficiente e organizada já atrai alunos conectados com a instituição e com maior probabilidade de manterem-se na escola por muitos anos.

Ao mesmo tempo, as medidas para melhorar a retenção melhoram a instituição como um todo, o que a torna mais atraente para novos estudantes. Além disso, alunos fidelizados vão falar bem da escola para amigos e familiares, potencializando a atração de novas matrículas.

Sabendo disso, podemos seguir para os próximos passos. Confira:

Saiba como ter mais matrículas com ações de captação de alunos para sua escola

Começaremos esta etapa falando sobre técnicas, ações e boas práticas focadas em melhorar sua captação de alunos.

Lembre-se de que a principal fonte de renda de uma escola vem das mensalidades pagas ao longo do ano pelos alunos matriculados, seus pais e responsáveis.

Com boas estratégias para captar alunos, como as que vamos apresentar aqui, uma instituição de ensino não apenas se mantém financeiramente viável, mas também melhora sua lucratividade.

Planeje sua campanha de matrículas

Se sua escola realiza campanhas de matrícula sem planejamento, a tendência é que ela atraia menos alunos, gaste demais com práticas pouco vantajosas e ainda sobrecarregue seus colaboradores com atividades sem uma direção clara.

É importante lembrar que o fim de um ano letivo envolve não apenas as campanhas de matrícula, mas também a preparação para a volta às aulas. É um período sempre muito movimentado em uma escola.

A secretaria deve completar notas e registros da etapa que se encerra e planejar todo o cronograma do novo semestre para receber seus alunos. Então não há tempo a perder com atividades que não vão levar a nada.

Por isso, para começar, você precisa estabelecer os alicerces de sua campanha. Isso significa planejar todo o processo, desde a abertura até o encerramento das matrículas.

Nesse ponto, é importante:

Indicar um cronograma para cada momento da campanha de matrículas
Estabelecer canais para divulgar a escola e conteúdos a serem divulgados
Avaliar quais descontos e vantagens a escola pode oferecer
Definir políticas e meios de pagamentos
Planejar eventos de captação de alunos

No planejamento, também é preciso pensar em como será a gestão financeira da campanha de matrículas. Qual é o orçamento? Quanto você pode dar em descontos? Quanto será investido em cada setor?

Por fim, estabeleça metas que você deseja alcançar com sua campanha.

Além do número de matrículas, pense também em estimular rematrículas, aumentar o número de prospects (possíveis alunos contatados pela escola) e reduzir as taxas de turn over (número de alunos, pais e responsáveis que desistem antes de fechar a matrícula).

Dica extra: Matricular é um hábito. Veja o treinamento de vendas educacionais com Renata Duda. A Duda ensina como desenvolver o hábito de matricular todos os dias em sua escola com um método simples, porém infalível.

Faça bons tours pela escola

Uma etapa importante para alunos, pais e responsáveis no processo de decisão por uma escola é a visita à instituição. Eles querem conhecer as instalações, conversar com a diretora e verificar o ambiente que receberá o estudante por tantas horas no próximo semestre.

Essa primeira interação entre pais, alunos e membros da equipe escolar é chave para a tomada de decisão nesse momento. Ainda mais no atual cenário da educação, com cada vez mais opções, como escolas bilíngues, atividades no contraturno ligadas a esportes, música, teatro, entre outros.

Nessa realidade, o processo de decisão se torna mais complexo e todos esses elementos são analisados pelos pais para pensarem sobre o futuro dos seus filhos.

Por isso, o momento de visita exige preparação, planejamento e organização por parte da escola.

Nesse processo, é necessário preparar a equipe que receberá os pais para que tenham na ponta da língua todos os benefícios, diferenciais e a história da escola. Aqui, é importante destacar os pontos fortes, como aprovações no vestibular, grade complementar, ou qualquer outra característica que coloque a sua escola como um atrativo.

É importante que a equipe escolar conheça seus concorrentes regionais para entender o que a diferencia deles e como essa informação pode ser utilizada para convencer pais e responsáveis.

O primeiro passo para um tour de qualidade é o planejamento. Entender o que falar, como falar e quem são as pessoas aptas a ministrar um tour, por exemplo, são pontos importantes.

É importante também ter um roteiro organizado. Por onde você deve passar obrigatoriamente e quais pontos devem ser mencionados na conversa com os pais são outras informações que devem estar na ponta da língua da sua equipe.

Por fim, você deve treinar a equipe que realizará as visitas, afinal não é qualquer colaborador da escola que poderá realizar essa atividade. É importante que esse representante esteja alinhado com a estratégia, o modelo de visita criado, conheça as informações a serem passadas e saiba a quem recorrer em casos de dúvidas.

O tour virtual é uma tendência que cresceu recentemente e é muito procurada por pais e responsáveis que trabalham muito ou não têm possibilidade de ir até a escola presencialmente.

Para atender a essa demanda, você pode oferecer uma visita virtual por meio de uma chamada de vídeo, em que você conversa com os alunos, pais ou responsáveis enquanto mostra os espaços da instituição.

Outra opção é o tour gravado, com vídeo, fotos e até realidade virtual. Esse material pronto fica disponível para que seu público possa conferir e decidir pela sua escola.

Otimize seu processo de matrícula

Agora é hora de falarmos sobre a eficiência do processo de matrículas. Como já comentamos, é preciso otimizar esse processo para:

Evitar a sobrecarga da sua equipe
Melhorar seu atendimento
Possibilitar a satisfação de alunos, pais e responsáveis
Aumentar as chances de fechar novas matrículas

Afinal, hoje em dia, ninguém mais tem paciência para atendimentos lentos, perda de tempo e falta de organização.

A resposta para esse problema, então, é organizar seus processos.

Primeiro, digitalize sua secretaria escolar. Papelada e trabalho analógico já estão superados e certamente fazem sua escola perder muita eficiência durante o processo de matrículas.

Com um sistema de gestão escolar que leve esse trabalho para um ambiente digital, você já facilita demais seu processo.

A partir disso, você precisa organizar o trabalho de captação. Para tanto, Preparamos uma planilha especial para te ajudar nesse processo, com uma organização inteligente e estratégica.

Em nossa planilha, cada um de seus alunos prospectados vai ser transformado em um lead (cliente em potencial), com dados e etapas do processo de venda. Assim, você terá todas as informações para acompanhá-lo desde o primeiro contato com a escola até o fechamento da matrícula.

A planilha de matrículas é simples e fácil de usar. Tudo para melhorar o seu processo de matrículas sem sobrecarregar o gestor escolar e toda a sua equipe.

O guia definitivo das matrículas e rematrículas | Sponte

Outra dica importante para otimizar esse processo é o uso de ferramentas de CRM.

CRM é sigla para o conceito de Customer Relationship Management, que pode ser traduzido como gestão de relacionamento com o cliente — ou, no caso de sua escola, relacionamento com novos alunos, pais ou responsáveis.

Bons recursos de CRM, como os disponibilizados pelo Sponte, facilitam e organizam a coleta de informações de alunos em potencial, como nome, telefone, interesse na escola, etc. Além disso, eles ajudam a acompanhar todos os contatos e visitas desse prospect (cliente em potencial) à instituição.

Dessa forma, a escola tem em mãos um histórico de relacionamento que permite otimizar muito as estratégias de captação, completar mais matrículas e até monitorar seus resultados, para buscar melhorias constantemente.

Na prática, os recursos de CRM são um passo além da planilha de matrículas, que podem potencializar ainda mais sua captação de alunos.

Por fim, a última dica importante para otimizar esse momento é o uso de ferramentas para matrículas online.

Essa funcionalidade permite que as matrículas e rematrículas sejam feitas de forma totalmente online pelo site da escola, sem o intermédio de funcionários, o que reduz a necessidade de contratações extras em períodos de matrículas e a sobrecarga de trabalho da equipe.

Além disso, o recurso cria todos os cadastros necessários, bem como as tarefas para a criação de contrato. Isso diminui consideravelmente o trabalho da secretaria, que poderá focar seus esforços em outras tarefas.

Para os alunos e responsáveis, a principal vantagem é o conforto de poder contratar o serviço de forma prática, rápida e segura, sem precisar lidar com o deslocamento de ir até a escola apenas para assinar papéis, por exemplo.

Trabalhe com o funil para captação de alunos

Acabamos de mencionar o acompanhamento do processo de venda de matrículas por meio de CRM ou planilha. Mas há um outro elemento que pode otimizar ainda mais esse trabalho para sua equipe: é o funil de captação de alunos.

O funil de marketing, também conhecido como funil de vendas, é uma ferramenta utilizada em diferentes tipos de negócios. Ele é uma representação gráfica do caminho pelo qual uma empresa deve levar seus potenciais clientes, desde a descoberta da marca, passando pela decisão de compra e seguindo para o relacionamento pós-venda.

Visualmente, ele tem o formato de um funil dividido em partes. Essa separação varia de acordo com cada interpretação, mas aqui vamos trabalhar com cinco divisões.

Funil de marketing para escolas | Sponte

O topo — a parte mais larga do funil — é a divisão da descoberta. Ela inclui todas as pessoas que descobriram sua escola e podem ter interesse em completar uma matrícula.

Na sequência, temos o lead: é o momento de analisar o público atraído e identificar quem realmente se encaixa no perfil que sua instituição de ensino atende. Assim, você deixa de fora da captação de alunos aquelas pessoas que não se encaixam nesse padrão — por isso, o funil é menor.

Depois há a qualificação do lead, que filtra ainda mais o público, afunilando os prospects para sua escola, até chegar à matrícula e, finalmente, ao pós-venda.

Durante seu processo de captação de alunos, você terá prospects em diferentes etapas. Alguns acabaram de descobrir que a escola existe, enquanto outros já estão fechando a matrícula, por exemplo.

Com o funil e uma planilha organizada a partir dessas etapas, você pode separá-los em cada uma das divisórias e ter um acompanhamento mais efetivo e inteligente do seu processo, comunicando-se com cada prospect da forma mais adequada para o momento dele no caminho até fechar a matrícula.

Explore estratégias de marketing digital

O marketing educacional é a principal ferramenta que uma escola tem à sua disposição para atrair alunos, conquistar novas matrículas e melhorar seus resultados.

Isso porque um marketing escolar de qualidade ajuda a destacar sua instituição de ensino, chama a atenção do público, mostra seus diferenciais e até fortalece o relacionamento com a comunidade escolar.

Na prática, o marketing educacional como um todo representa o conjunto de técnicas e estratégias de comunicação usadas por uma instituição de ensino para se posicionar no mercado.

Nesse cenário, o marketing digital para escolas é um segmento desse setor que trata das estratégias focadas no mundo online, por meio de redes sociais, sites, e-mails e outros meios de comunicação.

Um exemplo de técnicas nesses canais é a divulgação de postagens sobre a estrutura da escola, sobre a equipe de docentes e até sobre as atividades realizadas pelos alunos. Outra estratégia é o uso das redes para a publicação de promoções para matrícula e rematrícula.

Seja qual for o método, a essência do marketing digital escolar é usar meios de comunicação online para interagir com o público da escola — tanto para atrair novas matrículas quanto para reforçar o relacionamento com quem já faz parte de sua comunidade escolar.

Conte com o potencial das redes sociais

Dentro das estratégias de marketing escolar digital, as redes sociais se destacam. De fato, o crescimento do marketing nas redes revolucionou as estratégias de captação de alunos em muitas escolas no mundo inteiro.

Graças às mídias digitais, ficou muito mais fácil atrair matrículas.

No entanto, só marcar presença online não é o suficiente. Sua escola precisa realmente saber usar essas ferramentas com uma boa estratégia de marketing digital para manter-se competitiva.

As plataformas online permitem apresentar tudo que sua escola tem a oferecer na experiência dos alunos, na qualidade do ensino e nas condições e formas de pagamento para pais e responsáveis — e o melhor: com investimentos bem mais acessíveis do que nas mídias tradicionais (como TV, rádio e jornal).

Além disso, elas abrem as portas para alcançar um público enorme. Segundo o estudo Digital 2024: Brazil, do instituto internacional DataReportal, 187,9 milhões de brasileiros estão conectados à internet. Isso representa 86,6% da população do país, segundo dados do início de 2024.

O estudo identificou ainda 144 milhões de brasileiros ativamente conectados às redes sociais. Em média, eles passam 3 horas e 37 minutos por dia conectados a esses canais de comunicação e entretenimento.

Captação de alunos para escolas: dados de uso da internet 2024 | Sponte

Além disso, é importante lembrar que as mídias digitais são parte essencial da socialização dos adolescentes atualmente. Então, se esse é parte do público de sua escola, o caminho certo para atingi-lo é o marketing nas redes sociais.

Com a produção de conteúdos interessantes para esse público, feitos com o tom de voz certo e com uma estratégia precisa, sua gestão escolar pode ir ainda mais longe, reforçando também a retenção de estudantes.

Afinal, você estará falando a língua deles, com assuntos interessantes para eles e nas plataformas que eles passam boa parte de seus dias. É uma forma de, inclusive, potencializar seu engajamento na realidade escolar por meio do marketing digital.

Apesar de tantas vantagens, as mídias digitais também têm seus desafios. Um deles é a fluidez da comunicação e o risco de desperdiçar seus esforços sem ser capaz de atingir o interesse do público-alvo. Ou, pior, comunicar-se de forma a afastar esse público

Buscar um bom posicionamento da escola no marketing nas redes sociais é fundamental para evitar esse risco e colher bons frutos no engajamento, captação e retenção de alunos.

Para isso:

Defina com quem sua escola quer se comunicar
Planeje o que a instituição pretende apresentar
Estabeleça uma linguagem adequada a seu público
Explore diferentes canais nas redes sociais

Use plataformas Google Ads e Facebook Ads

A importância da internet e das redes sociais para o marketing escolar é inegável. Com estratégias digitais, a instituição pode atrair mais alunos e até melhorar o relacionamento com a comunidade. No entanto, muitos gestores de sucesso já estão dando um passo a mais ao anunciar a escola no Google Ads e no Facebook Ads.

De forma bem resumida, Google Ads e Facebook Ads são ferramentas que permitem a empresas e pessoas investirem dinheiro em troca de destaque na internet e nas redes sociais.

Você pode questionar o porquê de pagar por esse espaço. Afinal, ter páginas nas redes sociais é de graça, certo? Além disso, com boas estratégias é possível se destacar na página do Google sem pagar nada. Temos até um texto completo sobre isso.

No entanto, simplesmente contar com esse público pode não ser o bastante. Sem investir em Ads, o alcance de suas páginas no Facebook e no Instagram é muito menor. Da mesma forma, fica bem mais difícil aparecer nas primeiras páginas do Google.

Além de dar destaque, as plataformas permitem segmentar seu marketing, para que os anúncios apareçam especificamente para o público-alvo da instituição. Assim, você não desperdiça tempo e dinheiro “falando” com pessoas que moram muito longe ou que não têm interesse no que a escola pode oferecer.

Além disso, tanto o Google Ads quanto o Facebook Ads oferecem vários formatos diferentes, que podem potencializar ainda mais seu marketing educacional.

Por isso, para potencializar a captação de alunos com eficiência e inteligência, contar com as mídias pagas é uma boa opção para fazer suas campanhas alcançarem mais público e dominarem o ambiente da internet.

Estabeleça estratégias de captação via e-mail

Com o foco voltado às redes sociais, à internet e até às propagandas offline, muita gente esquece do e-mail para escolas no marketing educacional. No entanto, o potencial dessa ferramenta é enorme.

Apesar de perder um pouco de espaço para a comunicação imediatista do WhatsApp e das redes sociais, o e-mail mantém uma importância grande — mas mais segmentada.

Suas funções se tornaram mais específicas. Enquanto as redes sociais são ótimas para contatos rápidos e para o entretenimento, o e-mail mantém uma posição de destaque no envio de mensagens sérias e importantes.

Por isso, ele não pode ser esquecido no marketing educacional. Por meio do e-mail marketing, a escola pode criar um relacionamento muito sólido com seus leads (possíveis clientes), encaminhando-os a realizar uma nova matrícula de forma sutil, inteligente e agradável.

Assim, além de conquistar novas matrículas, você já começa a relação com uma comunicação aberta com esses novos alunos, pais e responsáveis, o que aumenta muito as chances de fidelização à escola.

Ele é uma ótima ferramenta para usar junto com o funil de captação de alunos, por meio do envio de mensagens que mantenham aquele lead interessado na escola, durante todo o processo de captação.

Quer ainda mais dicas para atrair novas matrículas? Então confira: Captação de alunos: conheça as melhores técnicas.

Veja práticas para aumentar as rematrículas com técnicas e ferramentas para otimizar a retenção de alunos

É inegável que uma boa captação de alunos é importante. Como já vimos, ela tem a função de atrair novos estudantes, encher as salas de aula e garantir uma constante entrada de novas matrículas.

Mas de pouco adianta isso tudo se a instituição não for capaz de reter seus estudantes. Não existe uma captação poderosa o bastante para manter a escola cheia se você tem uma alta evasão de alunos.

Além disso, vale lembrar que uma das regras mais repetidas no universo do marketing é que manter um cliente é muito mais barato do que conquistar novos — e isso é realidade também na gestão escolar.

Isso porque eles já estão na sua escola e conhecem seu trabalho, ao mesmo tempo em que você tem um canal direto para falar com eles e reforçar as vantagens de continuar na instituição.

É aí que entram as estratégias de retenção de alunos. Com boas práticas nesse sentido, sua escola terá:

Fidelização e engajamento de estudantes, pais e responsáveis
Salas sempre cheias, graças às rematrículas
Continuidade e mais eficácia no processo de ensino-aprendizagem de seus alunos
Maior constância na entrada de dinheiro na gestão financeira
Menos gastos com captação de alunos
Melhor reputação

Por isso, continue sua leitura e saiba como melhorar seu processo de rematrícula escolar:

Planeje a campanha de rematrículas

Assim como no caso da captação, o primeiro passo para melhorar a retenção de alunos é o planejamento.

Afinal, esse é um período de muitas tarefas, com o encerramento do ano e as campanhas de matrículas. Sua escola pode acabar tendo de lidar com muita correria, com uma secretaria lotada e com uma gestão pedagógica sobrecarregada — o que acaba levando à perda de alunos.

Um planejamento estruturado, por outro lado, oferece um processo rápido e organizado na escola. Isso é ótimo para a eficiência da gestão, para a satisfação dos pais e responsáveis e até para a saúde da sua equipe.

Um bom planejamento na hora de combater a evasão de alunos também tem impactos positivos no fluxo de caixa, já que você economiza tempo e não desperdiça dinheiro com estratégias ineficazes.

Na prática, uma gestão organizada também reduz o risco de erros e contratempos e melhora profundamente a experiência de alunos, pais e responsáveis envolvidos.

Assim, ter planejamento e manter sua secretaria organizada no período de rematrícula escolar é ótimo também para garantir mais rematrículas.

Para ter eficiência nesse processo, é importante seguir alguns passos na hora de fazer o planejamento. Confira os principais:

Tenha um cronograma bem definido para sua campanha de rematrícula
Planeje descontos e vantagens especiais para quem já é aluno

Avalie quanto e como sua escola pode renegociar para garantir a retenção escolar
Avise os pais e responsáveis sobre a rematrícula com antecedência
Escolha os canais de comunicação mais eficazes para sua campanha de rematrícula
Planeje eventos relacionados à estratégia de retenção de alunos
Revise e atualize os documentos necessários para rematrículas
Defina políticas de pagamento
Otimize seu processo de rematrícula com tecnologia e uma equipe capacitada
Colete feedbacks para ter uma melhoria contínua

🔎 Leia mais e entenda esse passo a passo em detalhes: Como planejar uma campanha de rematrícula escolar com sucesso?

Organize a secretaria para o período de rematrículas

Acabamos de falar sobre a sobrecarga de trabalho na secretaria no período de rematrículas e de como o planejamento pode ajudar. No entanto, esse processo fica ainda mais fácil se você organizar muito bem essa área de sua gestão.

Afinal, em muitas escolas, é a equipe da secretaria que precisa realizar a parte burocrática das rematrículas, além de recepcionar alunos, pais e responsáveis, receber pagamentos, organizar eventos, preparar a divulgação e muito, muito mais.

Justamente por isso, muitas escolas acabam vendo esse momento com apreensão. Para essas equipes, o fim do ano é uma época de bagunça, desorganização, cansaço e estresse.

E esse estresse todo acaba passando até para a gestão pedagógica e pode levar a péssimos resultados, como prejuízos no relacionamento com a comunidade escolar e evasão de alunos.

De fato, a secretaria escolar precisa ser um setor funcional e eficiente. Afinal, ela é a cara de sua escola. É o primeiro e o último ambiente visto por alunos, pais, responsáveis e por toda a sua equipe. A secretaria praticamente dita o ritmo da instituição de ensino.

Se estiver bagunçada, ela cria uma imagem de desorganização e de ineficiência, e o prejuízo é muito grande.

Mas esse é apenas o primeiro detalhe. O maior impacto de uma secretaria escolar desorganizada é a falta de eficiência nos processos — principalmente em um período importante como o das rematrículas.

Na prática, cuidar melhor dessa área significa:

Facilidade de retenção de alunos no período da rematrícula
Maior captação de novos estudantes
Eficiência para atender às solicitações do público
Promoção da imagem da escola
Maior organização na gestão financeira
Redução de estresse no local de trabalho
Redução de custos operacionais na rotina escolar

E esses são apenas os principais exemplos. Uma secretaria escolar organizada pode realmente transformar sua instituição de ensino e fazer sua campanha de rematrículas ser um sucesso.

Mas, para isso, você precisa ter uma infraestrutura adequada, padronizar seus processos de gestão, dividir bem as funções da equipe e reduzir os processos manuais e o uso do papel.

Entenda as causas e combata a evasão escolar

Planejamento e organização são os primeiros passos. Mas, para realmente reter seus estudantes, é preciso ir mais a fundo e descobrir as causas da evasão escolar em sua instituição.

A evasão é um problema grave que, infelizmente, atinge boa parte das escolas brasileiras, desde a educação básica — pública ou privada — até os cursos de idiomas.

São muitas as variáveis que podem impactar a decisão de alunos, pais ou responsáveis de deixar uma escola. Elas vão desde problemas financeiros até dificuldades com os métodos avaliativos da instituição, por exemplo.

Por isso, a gestão pedagógica precisa conhecer seus estudantes, acompanhar a evolução deles e entender muito bem os motivos da evasão escolar, quando ela acontece. Alguns dos principais motivos são:

Dificuldades financeiras

O dinheiro ainda é um motivo central para a evasão escolar. Seja para optar por uma escola com mensalidades mais baratas ou para migrar para o ensino público, muitos alunos se desligam da educação privada.

Para enfrentar esse desafio, é importante mostrar o valor da instituição, provando para alunos, pais e responsáveis que o investimento realmente vale a pena. Para isso, realize eventos, ajude seus estudantes a se destacarem e utilize as redes sociais e o marketing para escolas.

Localização

Muitos dos casos de evasão acontecem quando o aluno muda para outra região, ou quando se torna difícil para ele se deslocar até a escola. Assim, estudantes, pais ou responsáveis acabam optando por uma instituição mais próxima.

Controlar essa questão geralmente está fora do poder da gestão escolar.

No entanto, investir em realçar o valor de sua escola é uma boa pedida que pode convencer alguns estudantes a continuarem sua aprendizagem com você, mesmo que a localização não seja tão cômoda.

Inadequação pedagógica

A dificuldade em aprender com a metodologia da instituição é outra questão que deve ser observada. Por isso, é fundamental manter uma pesquisa de satisfação constante com seus estudantes.

Além disso, é válido ficar de olho nos resultados que os alunos apresentam, em sua frequência e até na participação em sala de aula. Uma queda nesses fatores pode demonstrar desinteresse e falta de adequação com as metodologias da escola.

Para combater a inadequação, considere também abordar novas estratégias de ensino, como as metodologias ativas de aprendizagem.

Ações de captação de alunos: motivos para evasão escolar | Sponte

Insatisfação com os resultados

Ter maus resultados com frequência é um motivo de frustração, que pode levar à evasão escolar — tanto por decisão de pais e responsáveis quanto do próprio aluno.

Para evitar esse problema, vale a pena monitorar as notas de cada estudante e trabalhar diretamente com os que estiverem com resultados pouco satisfatórios. Ajude-os a evoluir — e também a verem essa evolução. Essa é uma ótima estratégia de retenção escolar.

Desavenças com professores e funcionários

Desentendimentos com a equipe escolar também podem levar à evasão. Alguns exemplos acontecem quando o aluno não gosta dos métodos do professor, ou quando estudantes, pais ou responsáveis são mal atendidos na escola.

Quando as desavenças são causadas pelos próprios alunos e responsáveis, sua escola deve ficar ao lado da equipe e defendê-la dos ataques infundados. Para os outros casos, é interessante buscar formas de melhorar a comunicação e o relacionamento com a comunidade escolar.

Bullying

O Bullying é um problema sério, que precisa ser reconhecido pelas escolas. Quando o ambiente não é mais confortável para seus estudantes, a evasão escolar se torna muito mais provável.

Para combater isso, trabalhe práticas antibullying, conscientize a comunidade escolar, monitore as turmas e tente criar uma escola mais diversa e inclusiva.

Falta de tempo

Esta é uma situação mais comum em cursos de idiomas. Quando o estudante está no mercado de trabalho ou tem outras responsabilidades, ele pode acabar deixando a escola em segundo lugar.

Para combater a situação e reter alunos, reforce a importância do curso e o valor que ele entrega tanto na vida pessoal quanto na rotina profissional do estudante.

Tecnologia ajuda na retenção de alunos

Além de ajudar a oferecer melhores resultados e uma aprendizagem mais completa, a tecnologia pode dar as ferramentas necessárias para monitorar a satisfação de seus estudantes e combater a evasão.

O sistema de gestão escolar Sponte, por exemplo, conta com um sistema que mede notas, participação, frequência e mais elementos para criar um score para cada aluno. Quando esse score está baixo, é sinal que o aluno tem grandes chances de abandonar a escola.

A partir dessa informação, sua gestão pedagógica pode agir e evitar a perda do aluno.

Acolha e cuide da saúde mental de seus alunos

Problemas de saúde mental, como depressão e ansiedade, infelizmente, têm aparecido de forma cada vez mais presente entre crianças e adolescentes.

Alunos que enfrentam esses desafios costumam ter muito mais dificuldade de se manterem engajados na escola. Seus resultados tendem a piorar, assim como sua relação com os colegas, com professores e com a equipe pedagógica.

Além de ser um desafio para o aprendizado e para o desenvolvimento dessa criança ou adolescente, o problema também pode levar à evasão — o que pode piorar ainda mais a situação de seu aluno.

A escola deve, então, buscar atuar de forma sensibilizada sobre essas questões, mantendo-se atenta à saúde mental de seus estudantes.

Oriente professores e outros profissionais da equipe a prestarem atenção no comportamento e nas posturas dos alunos.

Em casos de comportamentos que indiquem problemas de saúde mental — como repentino afastamento dos colegas, falta de atenção, ausência de motivação, entre outros —, pode ser interessante ter uma conversa com o aluno, ou com seus pais ou responsáveis, caso ele seja menor de idade.

Nessa conversa, mostre-se aberto para discutir a questão do ponto de vista da escola a fim de não dê a entender que você está se intrometendo na vida pessoal do aluno.

Fale sobre a produtividade em aulas e sobre o aprendizado, e como isso pode estar sendo afetado. Então, a partir das respostas é possível avaliar se seria importante recomendar um apoio psicológico.

Além disso, também é importante propor uma rotina de estudos equilibrada, que não sobrecarregue seus alunos.

Tudo isso vai fazer a diferença na retenção — principalmente em cursos de idiomas, em que a desistência é mais comum.

Considere seus métodos de avaliação

Os métodos de avaliação também têm um impacto importante sobre a experiência de seu estudante na escola — e, consequentemente, sobre a fidelização dele e a possibilidade de ele realizar a rematrícula.

Contar com um bom método de avaliação é um importante passo para gerar mais engajamento e retenção de alunos nas escolas. Mas, para aproveitar esse potencial, o gestor precisa entender muito bem a diferença entre avaliação de aprendizagem e avaliação de conteúdo.

A avaliação de conteúdo tem muito a ver com os assuntos, informações e conhecimentos adquiridos em sala de aula. São provas e exames, geralmente escritos, que têm como função principal medir o quanto foi assimilado pelos alunos durante um período específico.

Esse é o método de avaliação mais tradicional que temos atualmente, e tem sua importância. Mas sozinho ele não consegue levar à gestão pedagógica a visão completa para acompanhar o aprendizado do estudante.

De outro lado, temos a avaliação de aprendizagem: uma técnica que tem como objetivo reunir dados do progresso dos estudantes de forma mais ampla, para que a equipe possa acompanhar e analisar o desempenho e a evolução deles como um todo.

Uma avaliação de aprendizagem bem feita expõe os pontos fortes de cada estudante e também as fragilidades do processo pedagógico ao considerar suas dificuldades e necessidades individuais.

Dessa forma, o corpo pedagógico consegue atuar assertivamente para aprimorar o ensino de forma individualizada, estimulando o aluno da melhor maneira.

Uma avaliação bem feita, que realmente se preocupa com o crescimento do estudante, além de mostrar o interesse de sua escola, melhora os resultados dos alunos e facilita a retenção.

Além disso, é importante destacar que, para o sucesso da avaliação, é interessante que toda a comunidade em torno do aluno esteja envolvida. Quando feito com consciência e eficiência, isso promove uma interação maior entre família e escola.

Levar os pais e responsáveis para perto do processo pedagógico permite que eles compreendam como a instituição trabalha. Isso os mantém engajados e diminuem consideravelmente as chances de os estudantes saírem da escola.

Aprenda a negociar

Saber negociar é parte fundamental do momento de rematrículas. Afinal, muitos alunos, pais e responsáveis aproveitam o fim do semestre para buscar preços melhores — e garantir a retenção do estudante pode ser delicado nesses casos.

De fato, com frequência, o gestor, os professores e a equipe escolar precisam se desdobrar para mostrar para que os estudos na instituição valem o investimento e que a rematrícula é a melhor opção.

Mas muitas vezes isso não é o bastante. Mesmo em escolas que têm um grande foco no relacionamento e na experiência de alunos, pais e responsáveis, sempre haverá aquele aluno ou pai que vai querer discutir o valor, questionar o gestor e repensar a rematrícula.

É aí que entra a importância de saber negociar de forma eficaz.

Com boas estratégias de negociação, é muito mais fácil conversar com sua comunidade escolar. Confira as vantagens:

Maior facilidade para convencer alunos e responsáveis a fazerem a rematrícula
Menos problemas ao discutir valores e formas de pagamento

Além disso, boas técnicas de negociação ajudam sua escola a conseguir a rematrícula sem precisar ceder demais — o que causaria problemas para a gestão financeira.

Isso é importante em qualquer escola, mas tem ainda mais destaque em centros de idiomas e cursos livres, onde a evasão tende a ser maior.

Conte com professores engajados

Professores têm o poder de motivar e desmotivar alunos em todas as etapas da Educação Básica, ou mesmo em escolas de idiomas e cursos livres. Muitas vezes, uma única palavra ou frase pode ser o suficiente para marcar a vida de um estudante, seja de maneira positiva ou negativa.

Entender como isso funciona é essencial para que esse profissional possa influenciar de maneira certa e positiva, ajudando no desenvolvimento e, também, na retenção de alunos.

Afinal, de toda a equipe pedagógica de sua escola, os profissionais que têm maior contato com os estudantes são os professores.

Mas, para que eles motivem seus alunos e ajudem na retenção, é preciso, primeiro, garantir que eles estejam engajados na realidade escolar.

Para isso, ofereça cursos de formação continuada. Além de melhorar as metodologias do educador, esse esforço potencializa o engajamento, pois o profissional sente-se relevante, já que a instituição investiu no seu aprimoramento.

Outra excelente forma de engajar educadores é oferecer ferramentas tecnológicas que ajudem no ensino, na gestão pedagógica e nos elementos burocráticos do trabalho do professor, como planejar aulas e lançar notas.

Com mais eficiência nessa parte de sua atuação, o professor sentirá muito mais motivação na escola.

Além disso, o gestor deve fazer uso de outras iniciativas para manter os professores engajados e produtivos. Alguns exemplos são:

Envolvê-los no planejamento de atividades desenvolvidas pela escola, além daquelas previstas em currículo.
Comunicá-los sobre os projetos futuros da escola, de modo a instituir uma gestão colaborativa, em detrimento de medidas impositivas.
Oferecer feedbacks, a fim de ajudá-los a resolver alguma dificuldade pedagógica ou lidar com uma situação específica.
Estar aberto para receber sugestões.
Atender às demandas que os professores.

A partir dessas ações, o gestor consegue manter os seus professores engajados dentro da sala de aula, o que é essencial para reter e conquistar alunos, além de, é claro, melhorar a qualidade de ensino e aprendizado.

Como a tecnologia pode aumentar matrículas e rematrículas em sua escola?

Em todo este artigo, tivemos a oportunidade de visitar estratégias, técnicas e boas práticas que podem alavancar as matrículas e rematrículas de qualquer escola — seja de educação básica, seja de idiomas ou cursos livres.

E no decorrer do texto, um elemento se destaca: a tecnologia. Ela está presente no planejamento de campanhas de matrículas e rematrículas, na estratégia de marketing para captação e retenção de alunos e até nas ferramentas disponíveis para facilitar o trabalho dos professores.

Um grande exemplo são as ferramentas de CRM para captação de alunos disponíveis no Sponte, que já mencionamos. Elas são capazes de aumentar em até 3x as matrículas em sua escola.

Outro grande potencial — que serve tanto para a retenção quanto para a captação de alunos — é o app de agenda escolar do Sponte. Com o aplicativo, você revoluciona a comunicação com alunos, pais e responsáveis.

Ele permite reunir vários canais de comunicação em um só lugar, otimizar o trabalho da equipe e dar muito mais satisfação para o seu público.

Sem falar em funcionalidades como quadro de horários, com a programação completa de cada turma, além do conteúdo de aula e as tarefas de casa lançadas no sistema.

Ele dá ainda aos pais e responsáveis a possibilidade de acompanharem frequência, notas, ocorrências e até rotina diária dos alunos na escola. Sem falar, é claro, no financeiro: todas as informações referentes a pagamentos também estão no app.

Com essa assistência, a retenção dos alunos é muito mais provável.

E esse é só o começo. O Sponte realmente ajuda na captação e retenção de alunos, oferecendo também

Formulário de captação
Cadastro e gestão de alunos interessados
Funil de vendas
Gestão de campanhas de marketing
Otimização do processo de matrículas na secretaria
Ferramentas de análise de evasão
E muito mais

E, para somar, nossa equipe apresenta constantemente ótimos conteúdos para ajudar nas suas campanhas de matrículas e rematrículas — como você já pôde ver neste texto.

Se quiser conferir ainda mais, preparamos um kit completo focado na captação de alunos, com conteúdos que vão transformar sua escola. Clique abaixo e acesse agora: