Case: como o sistema  de gestão educacional Sponte otimizou a gestão da Escola Bosque

Como sua equipe controla os dados da sua escola? São várias planilhas separadas? Um sistema de gestão educacional para cada setor? Isso pode ser uma confusão e dar muito trabalho, você não acha?

Essa era a realidade na Escola Bosque de Educação Infantil e Ensino Fundamental. 

Apesar de já ter há muito tempo uma educação inovadora, integral e plena, a instituição de ensino precisava inovar também em sua gestão. E foi aí que entrou o sistema de gestão educacional Sponte.

Continue sua leitura e veja como a escolha de um novo sistema para educação básica realmente revolucionou a Escola Bosque: um grande case de sucesso para o software de gestão escolar Sponte.

• A Escola Bosque e a decisão pelo sistema de gestão educacional Sponte
• Centralização do conteúdo em um só software de gestão escolar
• Gestão escolar com decisões baseadas em dados (data driven)
• Agilidade e otimização do trabalho para a secretaria escolar
• Melhorias na gestão pedagógica e no acompanhamento dos alunos
• Organização do estoque escolar e gestão de material didático
• Gestão financeira e combate à inadimplência
• Parceria na construção de novos recursos no sistema de gestão educacional

A Escola Bosque e a decisão pelo sistema de gestão educacional Sponte

Localizada na Zona Sul de São Paulo, a Escola Bosque tem mais de 50 anos de história e cerca de 300 alunos matriculados. Além disso, é uma verdadeira pioneira na aplicação da Educação Tecnológica e da Robótica Pedagógica, trabalhando com isso há mais de 25 anos.

“Buscamos sempre a inovação pedagógica”, conta a  diretora pedagógica da escola, Silvia Scuracchio, que acrescenta também que a instituição é conhecida por buscar uma formação integral dos alunos, que vá além de simplesmente “passar informações”.

Para isso, a Escola Bosque abraça o aprendizado de competências socioemocionais e outros elementos para realmente formar cidadãos plenos e preparados para o mundo.

Mas toda essa inovação pedagógica demandava mais eficiência na gestão. Segundo Silvia, a organização dependia de “um sistema até bem antigo”, que não era mais suficiente para as necessidades da instituição — tanto que a equipe acabava dependendo também de planilhas e outras ferramentas fora do sistema.

🔎 Leia mais: Qual a importância de um sistema de gestão escolar para as escolas?

Era hora de mudar! Então a equipe da Escola Bosque foi atrás de um novo software de gestão escolar. “A gente fez uma pesquisa bem grande e acabamos sentindo segurança com o Sponte”, conta a diretora. 

“Quando vimos todas as funcionalidades do Sponte, tudo que vocês tinham a oferecer, a gente acabou fazendo a opção pelo sistema”, acrescenta.

Continue sua leitura e veja o que chamou a atenção da Escola Bosque e fez com que a equipe escolhesse o sistema de gestão educacional Sponte.

Centralização do conteúdo em um só software de gestão escolar

Uma das maiores dificuldades da Escola Bosque era a integração de funcionalidades. Antes de migrar para o Sponte, a gestão da escola dependia de plataformas separadas;

Algumas coisas estavam no software de gestão escolar, mas outras acabavam sendo registradas em planilhas, por exemplo, porque o sistema era limitado e não conseguia integrar todos os processos.

O sistema de gestão para escolas Sponte acabou com esse problema.

“Ele integra todos os departamentos dentro de um sistema só. Antes a gente conseguia mensurar, mas tinha isso em plataformas separadas. Hoje a gente consegue integrar tudo dentro do Sponte”, conta Caroline Paulino, coordenadora de Marketing e Relacionamento Educacional na Escola Bosque.

Silvia acrescenta que agora a Escola tem toda a parte estrutural dos cadastros de alunos, notas, financeiro, marketing… Tudo centralizado de forma ordenada, o que dispensa a perda de tempo de ter de lidar com vários sistemas.

Além disso, a centralização das informações também potencializa a gestão escolar baseada em dados. No próximo tópico vamos entrar nesse assunto.

🔎 Leia mais: Por que começar o novo ano letivo com o sistema de gestão escolar Sponte?

Gestão escolar com decisões baseadas em dados (data driven)

Você já ouviu falar do conceito de data driven decisions na gestão escolar? Resumidamente, ele significa usar dados para ter uma gestão mais eficiente, organizada e inteligente — essa é uma das maiores tendências no mundo todo.

🔎 Quer entender melhor o assunto? Então confira: A importância da coleta e análise de dados educacionais.

A equipe da Escola Bosque sabia dessa importância — afinal, ela é uma escola inovadora, que entende como a ciência de dados pode revolucionar uma gestão. 

No entanto, com essas informações espalhadas em planilhas, era desafiador garantir o sucesso da instituição dentro dessa proposta.

Novamente, o sistema de gestão educacional Sponte resolveu o problema. Além de integrar todos os dados em uma só plataforma, de maneira organizada e inteligente, o software também disponibiliza relatórios, históricos, comparativos e outras funcionalidades de gestão de dados.

“Tudo para que a gente possa ter o que a gente chama de data driven decisions. São recursos que usamos até para entender melhor nosso negócio e o gerenciamento dele, e para poder tomar decisões melhores”, conta a diretora.

Agilidade e otimização do trabalho para a secretaria escolar

Segundo a equipe da Escola Bosque, o Sponte ajuda também na gestão da secretaria. O sistema é responsável por 50% de todo o trabalho, eliminando muitas funções manuais e dando muito mais agilidade para a equipe.

Um dos maiores destaques nesse sentido é o lançamento de notas. A diretora Silvia conta que, antes de ter o Sponte, o responsável por lançar todas as notas era uma só pessoa, no administrativo — e isso tomava muito tempo.

O sistema de gestão educacional mudou esse cenário ao disponibilizar uma funcionalidade de gestão pedagógica que permite que os próprios professores registrem as notas. E o melhor: o processo é rápido, fácil e intuitivo.

Assim, em vez de uma pessoa só perder horas lançando notas, os próprios professores investem alguns minutinhos sem prejudicar sua agenda. “Hoje, cada professor passa suas notas e o coordenador só tem que verificar. Isso gerou uma economia de tempo enorme”, conta Silvia.

Ela ainda acrescenta: “O sistema desafogou muito a secretaria como instituição. Quanto tempo cada professor ocupa para passar uma nota? Nada! Mas quando era passado tudo de uma vez para a secretaria, era uma loucura.”

E o melhor: segundo Silvia, a tecnologia do Sponte tem sido excelente para a escola. Ela flui de forma efetiva para todos, sem estresse, sem  dúvidas, de forma praticamente natural. 

“Quando todo mundo está tranquilo, satisfeito, fazendo as coisas com tranquilidade, sem precisar recorrer ao TI, é por que está tudo bem. Está tudo ótimo!”, conta a diretora.

Melhorias na gestão pedagógica e no acompanhamento dos alunos

A gestão pedagógica da Escola Bosque também foi transformada pelo sistema de gestão educacional Sponte — e não só no lançamento de notas. “Ele trouxe  resultados para toda a equipe, inclusive para professores, que podem, por exemplo, dar uma assistência específica para um aluno que eles percebem que está com uma dificuldade maior.”

Essa mudança fez um ensino que já era de qualidade se tornar ainda melhor. A tecnologia permite um acompanhamento real do desempenho dos estudantes e abre caminho para a realização de uma avaliação escolar muito mais efetiva.

Sem falar que o sistema engaja pais e responsáveis na realidade escolar. “Ele melhorou a comunicação, no sentido de a gente poder disponibilizar, por exemplo, um boletim melhor, de forma mais estruturada, com mais recursos, com maior rapidez para as famílias”, conta a diretora. 

“Então não precisamos de tanto tempo para passar as notas, e a devolutiva para os pais acaba sendo bem mais rápida”, acrescenta.

Esse é o caminho para uma verdadeira gestão educacional do futuro. 

Organização do estoque escolar e gestão de material didático

Outro desafio que a Escola Bosque tinha era a gestão de materiais didáticos, materiais gráficos, uniformes, brindes e outros itens presentes no estoque. Sem o Sponte, era até comum perder itens dentro do estoque.

Mas isso mudou. Caroline, a coordenadora de Marketing e Relacionamento, afirma que o Sponte permitiu integrar o estoque dentro do sistema, o que possibilitou fazer o controle também da parte comercial totalmente conectada aos outros setores.

De fato, com a plataforma de gestão de estoque do Sponte, a Escola Bosque pode controlar 100% de tudo o que entrou e o que saiu, evitando erros, perdas e desperdícios.

“O Sponte possui um controle completo de estoque, desde entrada e saída, até relatórios por período, fornecedores, tipo de material, entre outros”, afirma Silvia.

O mesmo vale para a biblioteca, com uma organização muito maior do acervo. “O controle da biblioteca passou do manual para o digital com o Sponte. Hoje, todo o acervo da escola está cadastrado no sistema, facilitando o controle de reserva de livros, empréstimos e devoluções”, reforça a diretora.

Gestão financeira e combate à inadimplência

O Sponte ajudou também na gestão financeira da Escola Bosque. A diretora destaca o combate à inadimplência — principalmente para lidar com o frequente problema de pais e responsáveis que esqueciam de pagar a mensalidade.

Segundo Silvia, os recursos do sistema foram transformadores nessa área. “Sinceramente, o nível de inadimplência reduziu de uma forma importante”, relata.

🔎 Leia mais: Reduza a inadimplência na sua escola com o Sponte.

E esse é apenas um dos pontos da gestão financeira em que o Sponte atua. O sistema ainda oferece relatórios financeiros, fluxo de caixa, métodos de pagamento, controle de contas a receber e pagar, e muito mais.

Ele facilita até o relacionamento com os pais e responsáveis, que podem acessar todas as informações — sejam elas pedagógicas, sejam elas financeiras — por meio do  app de agenda escolar do Sponte.

Assim, se precisarem de algum documento ou uma segunda via, por exemplo, não tem mais de ir até a escola ou telefonar. Tudo pode ser feito de forma virtual.

Saiba mais em nosso relatório anual da inadimplência, com dados atualizados desse índice e dicas para a gestão financeira da sua escola: 

Parceria na construção de novos recursos no sistema de gestão educacional

A diretora Silvia Scuracchio destaca ainda outro ponto que é fundamental para a equipe Sponte: o sistema está aberto para evoluir e construir melhorias junto com a escola.

Afinal, por melhor que o sistema seja — segundo Silvia, sua estrutura é excelente — sempre há espaço para melhorar. Principalmente se considerarmos que cada instituição de ensino tem demandas diferentes e suas próprias especificidades.

Silva conta que a equipe Sponte agora vai “entrar mais na escola e sentir todas as nossas necessidades específicas”: tudo para deixar o software de gestão escolar cada vez mais efetivo.

Nós sabemos que a sua escola, assim como a Escola Bosque, tem um enorme potencial — e às vezes, esse potencial está preso apenas pelos desafios da produtividade. Então entre em contato com a gente e descubra o que o Sponte pode fazer por você!