Vamos começar com um fato: as escolas de idiomas são empresas privadas e, assim como qualquer outro modelo de negócio, visam lucro e precisam lidar com a inadimplência dos clientes. Neste caso, as mensalidades são a principal fonte de renda e o seu não pagamento pelos alunos/responsáveis financeiros é o que gera a inadimplência, o que é um problema para qualquer gestão financeira.
Dessa forma, é básico que, dentro do planejamento financeiro, se provisione uma taxa de mensalidades que não serão pagas. O problema é quando a inadimplência fica maior do que essa previsão, impactando de forma profunda o setor financeiro de sua escola de idiomas.
É preciso prestar atenção no índice de inadimplência da sua escola: se ele ultrapassar a margem dos 5%, a instituição pode sofrer impactos financeiros.
Sabendo disso, é preciso levar em conta que, nos anos de 2020 a 2022, os brasileiros perderam o poder de compra. Enquanto os rendimentos encolheram, a taxa elevada da inflação atingiu principalmente setores básicos da economia, como a alimentação.
Essa combinação fez com que diversas famílias, inicialmente, atrasassem o pagamento das dívidas e, posteriormente, cortassem custos. E, infelizmente, as escolas de idiomas não ficaram de fora desse índice que marca o aumento da inadimplência.
Com isso, aprender uma nova língua deixou de ser prioridade para muitos alunos ou seus responsáveis financeiros. Aqueles que fazem questão desta formação, ou que têm a oportunidade de cursá-la, por vezes sofrem para pagar as mensalidades em dia.
Encontrar uma solução para sua escola e para os alunos inadimplentes é essencial. Caso contrário, a situação pode seguir para uma grande taxa de evasão de alunos, gerando um impacto grande no financeiro de sua escola de idiomas.
Contudo, é possível lidar com esse problema por meio de algumas ferramentas que ajudam a restabelecer a saúde financeira da sua empresa de educação.
Com uma boa administração escolar, é possível negociar dívidas, praticar uma política de descontos e até acertar na cobrança escolar.
Para ajudar sua gestão escolar a passar por isso, trazemos dicas para que sua escola consiga sair dos índices de inadimplência. Confira:
O primeiro passo para resgatar a saúde da gestão financeira da sua escola de idiomas é calcular a sua taxa de inadimplência.
Para isso, basta dividir a soma do valor das mensalidades não pagas pela soma total de mensalidades.
Por exemplo:
Se a sua escola tem 100 alunos matriculados que pagam mensalmente R$ 100, a soma total das mensalidades é R$10 mil.
Se, no fechamento mensal do caixa, o déficit for de R$ 1 mil: R$ 10.000/R$ 1.000 = 10%
Assim, sua taxa de inadimplência será de 10%.
O não pagamento da mensalidade pelo aluno, quando ele é maior de idade, ou pelo seu responsável financeiro, configura a inadimplência. Mas a falta do cumprimento com as obrigações financeiras para com a escola é diferente de outros tipos de inadimplência.
Isso porque as instituições de ensino privadas são regidas pela Lei 9.870/1999, que estabelece direitos e deveres.
Após mais de 90 dias de atraso na mensalidade, a escola pode aplicar sanções administrativas e legais de acordo com o Código de Defesa do Consumidor e o Código Civil Brasileiro. Mas, antes disso, a inadimplência é considerada uma impontualidade.
No entanto, mesmo depois dos 90 dias de atraso, a escola não pode tratar o aluno inadimplente com diferença dos demais. Isso inclui não impedir de frequentar as aulas, não suspender provas e reposições de aulas , nem reter documentos escolares ou mesmo aplicar penalidades pedagógicas.
O desligamento do aluno só pode ser feito no final do ciclo letivo, e a escola tem o direito de fazê-lo mesmo que as mensalidades sejam pagas. Mas, para isso, é aconselhado que a escola tenha sensibilidade para rejeitar aquela matrícula.
🔎 Leia também: Mais matrículas e menos inadimplência em escolas de cursos livres e idiomas.
Além de a legislação determinar que não pode haver constrangimento para o aluno, o Código de Defesa do Consumidor determina que quem está inadimplente não pode ser cobrado de forma abusiva ou vexatória.
Por isso, separamos algumas dicas para que a sua cobrança seja efetiva, porém dentro do que determina a legislação.
Estar atento ao orçamento mensal, acompanhando os pormenores do caixa da sua escola de idiomas ajuda a evitar a inadimplência.
Isso significa provisionar possíveis situações de inadimplência e separar capital de giro para as situações de emergência. Mas não é só isso.
É preciso diversificar as formas de pagamento pensando no seu público alvo, além de criar sistemas de cobrança e de descontos, de forma a não desequilibrar as suas contas.
Caso isso ocorra, um déficit financeiro pode acarretar cortes do orçamento, demissões de professores e enxugamento na estrutura física e obtenção de insumos. Tudo isso, apesar de não ser o cenário ideal, é melhor do que o fechamento da sua escola de idiomas.
Com as contas em dia, é possível planejar o crescimento.
Estudar cada caso de inadimplência, compreendendo as razões de cada aluno de maneira individual evita injustiças. Para isso, é preciso manter uma política de bom relacionamento com os seus clientes.
Dessa forma, será possível mapear o período comum de atraso, os motivos de isso estar ocorrendo, se é reincidente ou pontual e como costuma ser a negociação para o acerto.
Utilizar um software para fazer a gestão financeira da sua escola de idiomas pode ajudar no armazenamento e análise de dados como este.
Com essas informações, a gestão escolar consegue ter uma visão real do panorama da inadimplência e escolher soluções mais eficientes.
Essa aproximação serve também como uma estratégia para evitar o atraso nas mensalidades.
É muito importante que se estabeleça um script pré-definido de cobrança para que seja colocado em prática sempre que necessário. Padronizar os processos é uma estratégia muito eficiente para a redução da inadimplência.
É possível, por exemplo, utilizar o método de régua de cobrança, como descreveremos a seguir:
Uma das maneiras de reaver as mensalidades que não foram quitadas é oferecer descontos – ao invés de cobrar juros – ao aluno/responsável inadimplente sobre as parcelas em atraso.
Essa prática evita o prejuízo total à sua escola de idiomas e oferece a quem está inadimplente a oportunidade de quitar a sua dívida e ter problemas futuros.
Além dos descontos para pagamento à vista, parcelar a dívida é outra ação que traz bons resultados.
Estude qual é a melhor possibilidade para o seu setor financeiro.
🔎 Leia mais: Dicas de como fazer a renegociação de mensalidade atrasada.
Cada instituição precisa adotar as melhores formas de cobrança. Entre as dicas para boas práticas nesse quesito, a escola precisa seguir cinco passos principais que listamos a seguir:
Lidar com a inadimplência pode ser inevitável, mas também é possível criar mecanismos de prevenção para que ela seja reduzida nas escolas de idiomas.
A seguir, vamos falar sobre elas:
Existem muitas ferramentas digitais que podem ser utilizadas tanto no processo de ensino-aprendizagem quanto na gestão da sua escola de idiomas, entre elas o Sponte, software de gestão escolar completo, que atende as escolas de idiomas de ponta a ponta.
Essas ferramentas oferecem mais agilidade, qualidade e produtividade em vários processos do dia a dia da gestão educacional.
Questões relativas ao administrativo da sua escola podem ser resolvidas com um sistema de gestão completo. Nele, suas informações serão centralizadas de forma segura, principalmente se for um sistema com armazenamento em nuvem.
Com o Sponte, é possível automatizar as cobranças, algo que pode ser bastante útil em sua escola.
Essa automatização de recebimentos não só fará sua equipe ganhar tempo para se dedicar a outras atividades, que não sejam cobranças por mensagens ou ligações, como também permite que as taxas de inadimplência diminuam.
A cobrança recorrente é uma ferramenta que funciona por meio do cartão de crédito automaticamente e diretamente de um sistema de gestão.
Na prática, o sistema gera uma cobrança no cartão de crédito cadastrado, na data de vencimento prevista da mensalidade. Não se trata do parcelamento, pois a cobrança é feita sempre na data diretamente no cartão, como um serviço que é pago todo o mês. Isso significa que não compromete o limite do cartão de crédito do responsável/aluno.
Vale destacar que tanto o valor da mensalidade quanto a data da cobrança devem ser especificados em um contrato assinado por ambas as partes envolvidas.
Uma vez que a cobrança das mensalidades acontecerá com débito automático, o recebimento do pagamento terá maior garantia para a escola. Por isso, a automação de cobranças é uma ferramenta que ajuda a manter a saúde financeira, evitando a inadimplência de alunos.
A gestão das mensalidades, e de todo o setor financeiro, acaba se tornando muito mais fácil e rápida quando sua escola de idiomas conta com uma ferramenta como a cobrança recorrente. Assim, o gestor ganha mais controle sobre as entradas e saídas do seu caixa, e sobre a saúde financeira do centro de ensino.
Os seguros educacionais são serviços que podem ser contratados e seu valor acrescido às mensalidades da sua escola de idiomas. Outra sugestão, é oferecer como adicional aos alunos ou responsáveis financeiros.
Com ele, as mensalidades são pagas pela seguradora em situações específicas, como desemprego, invalidez, doenças graves, incapacidade monetária e falecimento.
Vale a pena apostar nessa solução, principalmente para ter segurança no planejamento financeiro.
Desconto pontualidade, matrícula grátis, métodos de pagamento diferentes, brindes semestrais, tudo isso pode valer como prêmio aos alunos e responsáveis que quitarem suas mensalidades em dia.
Além de estimular a quitação do débito dentro da data planejada, você ainda vai criar um laço de fidelização com seu aluno, fazendo com que ele se sinta especial.
Procure um sistema de gestão completo para sua escola de idiomas. Existem sistemas no mercado, como o Sponte, que oferecem a gestão completa do seu centro de ensino, centralizando processos administrativos e pedagógicos.
A cobrança recorrente também é uma estratégia certeira que pode ser colocada em prática pela sua escola, a fim de diminuir sua taxa de inadimplência.
Existem outras ações que também podem ser muito efetivas, e promovem ótimos resultados no setor financeiro de sua escola de idiomas. Confira nosso guia sobre inadimplência e saiba como combater esse problema em sua escola!
