Como planejar uma campanha de rematrícula escolar com sucesso?

Todo gestor sabe a importância de captar novos alunos para sua escola ter um  bom número de matrículas e um financeiro saudável. Mas e a retenção de estudantes? Você tem prestado atenção à sua campanha de rematrícula?

Como é esse período em sua escola? Uma correria? Sua gestão pedagógica fica sobrecarregada, a secretaria está sempre cheia e você acaba até perdendo alunos? E o pior: às vezes sem nem saber por quê!

Esse é um problema comum em muitas escolas, seja pela falta de um planejamento para rematrícula adequado ou por não dar tanta atenção a esse setor de sua gestão.

Mas lembre-se: atrair alunos novos e renovar seu corpo discente é ótimo e indispensável para o sucesso de uma instituição de ensino de educação básica. Afinal, isso permite aumentar seu número de matrículas e garante que você possa repor os estudantes que encerram o período letivo ou que deixam a escola.

No entanto, de pouco adianta ter várias matrículas novas se sua gestão for incapaz de manter os alunos que já estudam com você. 

Por isso, busque sempre lidar de forma integrada com os desafios da captação e da retenção de alunos — e tenha um bom planejamento para evitar contratempos, aumentar a eficiência e garantir muito mais rematrículas.

Continue sua leitura e saiba mais sobre como fazer isso de forma efetiva:

• Por que ter um planejamento prévio para sua campanha de rematrícula?
• Como fazer um planejamento que ajude na estratégia de retenção escolar?

1. Tenha um cronograma bem definido para sua campanha de rematrícula
2. Planeje descontos e vantagens especiais
3. Avalie quanto e como sua escola pode renegociar para garantir a retenção escolar
4. Avise os pais e responsáveis com antecedência
5. Escolha os canais de comunicação mais eficazes para sua campanha de rematrícula
6. Planeje eventos relacionados à estratégia de retenção de alunos
7. Revise e atualize os documentos necessários
8. Defina políticas de pagamento 
9. Otimize seu processo de rematrícula com tecnologia e uma equipe capacitada
10. Colete o feedback para ter uma melhoria contínua

• Onde encontrar a tecnologia certa para otimizar seu processo de rematrícula?

Por que ter um planejamento prévio para sua campanha de rematrícula?

Em primeiro lugar: é mais barato e mais fácil reter do que captar novos alunos. Isso porque eles já estão na sua escola e conhecem seu trabalho, enquanto você tem um canal direto para falar com eles e reforçar as vantagens de continuar na instituição.

🔎 Leia mais: Rematrícula escolar: não perca na retenção de alunos. 

E isso fica ainda melhor se sua equipe tiver um bom planejamento para rematrícula. 

Para começar, um planejamento estruturado oferece um processo rápido e organizado na escola. Isso é ótimo para a eficiência da escola, para a satisfação dos pais e responsáveis e até para a saúde da sua equipe, que não ficará sobrecarregada.

Um bom planejamento na hora de combater a evasão de alunos também tem impactos positivos no fluxo de caixa, já que você economiza tempo e não desperdiça dinheiro com estratégias ineficazes.

🔎 Leia mais: Dicas de sucesso para mais matrículas e rematrículas na gestão escolar.

Na prática, uma gestão organizada também reduz o risco de erros e contratempos e melhora profundamente a experiência de alunos, pais e responsáveis envolvidos. 

Assim, ter planejamento e manter sua secretaria organizada no período de rematrícula escolar é ótimo também para garantir mais rematrículas.

Como fazer um planejamento que ajude na estratégia de retenção escolar?

Para ter eficiência na sua campanha de matrículas, é importante seguir alguns passos na hora de fazer o planejamento. Confira quais são eles:

1. Tenha um cronograma bem definido para sua campanha de rematrícula

O primeiro ponto é estabelecer datas-chave para início e término das rematrículas. Considere um período longo o bastante para garantir que os pais e responsáveis tenham tempo para registrar os alunos, mas não grande demais que vá prejudicar a organização de sua escola.

Nesse cronograma, organize também a própria campanha de rematrícula. Quando serão feitos eventos para promover a retenção de alunos? Quando sua escola vai fazer publicações nas redes sociais? Quando ocorrerá uma promoção especial?

Tudo isso precisa ser calculado previamente.

2. Planeje descontos e vantagens especiais

Um bom desconto ou uma vantagem para quem já é aluno é uma ótima forma de promover suas rematrículas. Então programe previamente o que a escola pode oferecer.

Pense em descontos razoáveis, que sejam atrativos mas que não prejudiquem sua gestão financeira, e em promoções, como brindes e prêmios.

Além disso, crie um prazo limite para esses benefícios, para incentivar sua comunidade escolar a realizar a rematrícula o quanto antes.

Por fim, planeje um esquema de divulgação desses descontos, para que eles sejam realmente efetivos.

3. Avalie quanto e como sua escola pode renegociar para garantir a retenção escolar

A negociação é parte fundamental da conquista de uma rematrícula escolar. Por isso, calcule bem o que sua escola pode reduzir nos preços para pais e responsáveis que gostam de pechinchar.

Mas não ofereça levianamente essa negociação. Guarde-a como uma carta na manga, para quando você perceber que pode perder uma rematrícula por causa dos preços. 

4. Avise os pais e responsáveis com antecedência

Assim que sua equipe tiver definido os primeiros três passos, é hora de avisar os pais. Não deixe para a última hora, porque quanto antes eles souberem que as rematrículas estão ocorrendo, menos chances eles têm de perderem a data.

No mesmo sentido, busque avisá-los em vários canais diferentes, seja pelas redes sociais, mensagens, bilhetinhos… E, se sua escola tiver essa grande vantagem, conte com um sistema interno como o app Sponte Agenda Plus, que envia recados automáticos para o celular do responsável.

• O momento de avisar a comunidade escolar fica muito mais fácil se as famílias já estiverem engajadas com sua instituição. Leia mais sobre o assunto em nosso eBook:

5. Escolha os canais de comunicação mais eficazes para sua campanha de rematrícula

Uma campanha de rematrícula não pode se resumir a simplesmente “avisar” os pais e responsáveis. Ela também deve incluir promoções, eventos e, é claro, estratégias de marketing educacional.

Nesse sentido, trabalhe com e-mails, reuniões, redes sociais, marketing offline e aplicativos — escolha os melhores canais para mostrar para as famílias que a escola é o melhor lugar para manter seus filhos.

6. Planeje eventos relacionados à estratégia de retenção de alunos

Além do contato e do marketing, é interessante realizar eventos escolares focados na retenção de estudantes.

Esses eventos podem ser festas de fim de semestre, feiras em que os alunos podem mostrar o que aprenderam, atividades esportivas e até mutirões. O importante é reunir sua comunidade escolar e aproveitar para reforçar o momento da rematrícula.

7. Revise e atualize os documentos necessários

O momento da rematrícula demanda de vários documentos, para garantir a efetividade do processo. Então nada de deixar a organização deles para a última hora, porque sempre pode estar faltando alguma coisa — e você certamente não quer essa dor de cabeça no meio da correria do fim do ano.

Então, durante o planejamento, revise todos os documentos e toda a papelada necessária, para garantir que tudo esteja atualizado e pronto para o processo.

8. Defina políticas de pagamento 

Já pensou em quais formas de pagamento sua escola vai oferecer no próximo semestre? 

Muita gente ignora a importância desse passo, mas ele é fundamental para o planejamento da campanha de rematrícula.

Isso porque oferecer boas formas de pagamento pode ser um grande diferencial na hora de conquistar a retenção de um aluno. 

Busque ter flexibilidade, para atender a diferentes necessidades, mas também foque na eficiência, com meios de pagamento que demandem menos trabalho da sua equipe e sejam mais simples para pais e responsáveis.

Um bom exemplo é o pagamento recorrente. Ele debita o valor da mensalidade automaticamente, reduzindo o risco da inadimplência e facilitando a vida de todos os envolvidos.

No entanto, ter várias opções pode dar trabalho. Por isso, vale a pena ter um software escolar que organize toda essa gestão financeira, com flexibilidade nas formas de pagamento e automatização dos processos.

Quer ainda mais vantagens?: Conheça o programa de mensalidade garantida do Sponte.

9. Otimize seu processo de rematrícula com tecnologia e uma equipe capacitada

De pouco adianta planejar uma super campanha de rematrículas se seu processo interno para finalizar o registro de um aluno for demorado, problemático e desorganizado.

Pais e responsáveis querem eficiência e rapidez, além de um atendimento personalizado e atencioso. Se você não oferecer isso tudo, sua escola certamente perderá muitas matrículas.

Por isso, tenha uma equipe realmente capacitada e designe profissionais específicos para focarem na rematrícula escolar.

Além disso, invista em tecnologia para eliminar o trabalho manual, automatizar os processos e ter uma campanha de rematrícula muito mais fluída.

Um bom sistema de gestão escolar, que possibilite matrículas de forma online, com assinatura eletrônica, segura e efetiva certamente vai ajudar tanto na retenção de alunos quanto na captação de estudantes novos.

🔎 Leia também:

• Como a tecnologia ajuda a combater a evasão e o abandono escolar?
• Tenha 3x mais matrículas com um sistema de gestão escolar. 

10. Colete o feedback para ter uma melhoria contínua

Finalmente chegamos ao último passo: o feedback. Isso porque a retenção de alunos não termina no momento da rematrícula — ela deve ser um esforço constante.

Por isso, disponibilize canais pelos quais alunos, pais e responsáveis possam opinar sobre o processo, comentando o que os decepcionou ou o que os deixou mais satisfeitos. 

Ouvir essas sugestões e realmente aplicá-las faz toda a diferença para que sua campanha de rematrícula passe por um aprimoramento contínuo.

🔎 Leia também: Tudo o que você precisa saber sobre captação de alunos e retenção de matrículas.

Onde encontrar a tecnologia certa para otimizar seu processo de rematrícula?

Como vimos, o uso de tecnologia pode facilitar a comunicação com pais e responsáveis e o processo de rematrícula como um todo. Mas como encontrar a tecnologia certa para isso?

Se você também tem essa dúvida, temos duas dicas indispensáveis:

1. Procure uma plataforma que realmente conheça o processo de rematrícula e seja usada e reconhecida por outras escolas como a sua.
2. Dê preferência para um sistema que integre o processo de rematrícula com as demais funcionalidades da sua escola, como a gestão financeira e a secretaria. Isso faz toda a diferença para ter mais eficiência no processo.

Enfim, conheça o Sponte! Nosso sistema de gestão escolar conta com tudo o que sua escola precisa, desde a matrícula até a cobrança de mensalidades. Reduza o trabalho manual, tenha mais produtividade no dia a dia e conquiste sua comunidade escolar com eficiência, organização e profissionalismo.

Isso porque nós realmente conhecemos a realidade da educação no país.