Conheça as vantagens de um sistema de gestão escolar

Não dá mais para perder tempo e dinheiro com controles manuais, grandes arquivos de papel e uma gestão atrasada e sempre sobrecarregada. Com a evolução da tecnologia aplicada ao ensino, um sistema de gestão escolar pode transformar totalmente qualquer instituição.

E os resultados não se resumem à eficiência da secretaria. Gestores, colaboradores, professores e até alunos, pais e responsáveis podem colher os benefícios de um sistema de gestão educacional.

Quer saber quais são essas vantagens e como aproveitá-las ao máximo? Então continue sua leitura.

• Quem mais se beneficia de um sistema de gestão educacional?
• Benefícios e vantagens: como um sistema de gestão escolar pode transformar sua escola?

Quem mais se beneficia de um sistema de gestão educacional?

Os benefícios mais óbvios vão para a equipe responsável pela secretaria. Afinal, todas as suas funções ficam mais fáceis e rápidas. É menos perda de tempo, menos desorganização e mais tranquilidade no trabalho do dia a dia.

Isso também vale para a equipe da gestão financeira. Um software de gestão escolar reduz o desafio de cuidar do dinheiro e ainda permite uma visão ampla das finanças da instituição — o que ajuda na hora de fazer novos investimentos ou lidar com dívidas.

Essa vantagem também é fundamental para o gestor. Além de aproveitar a alta produtividade da equipe, ele pode ter uma visão ampla e integrada de todos os processos, o que permite muito mais eficiência no trabalho.

Os professores também saem ganhando com essa tecnologia, perdendo menos tempo com a parte burocrática do trabalho de preparação e lançamento de diários de aula.

🔎 Leia mais: Como um sistema de gestão escolar vai transformar o trabalho de seus professores.

Há, também, importantes benefícios para alunos, pais e responsáveis, principalmente na otimização da comunicação da escola com a comunidade escolar.

Avaliando todo esse cenário, há vantagens para a instituição como um todo — desde os alunos até os mantenedores. Afinal, com mais eficiência e muito menos desperdício financeiro, sobra dinheiro para melhorar a estrutura, otimizar o ensino e ter rendimentos no final de cada período.

Benefícios e vantagens: como um sistema de gestão escolar pode transformar sua escola?

O mundo atual exige uma educação cada vez mais completa. Metodologias ativas, gamificação e integração com a internet são apenas alguns exemplos de como o ensino está se transformando.

Mas, para tudo isso, é preciso ter uma boa estrutura, formação continuada para os professores, recursos financeiros para investimentos e tempo para estudar e atualizar sua escola.

🔎 Leia também:

• Metodologias ativas de aprendizagem: saiba o que são e como incluí-las em sua escola.
• O que é infraestrutura escolar e como levar melhorias para a escola?

Nesse cenário, a ineficiência de uma gestão escolar manual já se tornou inviável. Por isso, entenda quais são os benefícios que um sistema de gestão escolar pode oferecer:

Produtividade

Já falamos sobre como um sistema melhora o trabalho das equipes de gestão graças ao aumento da proatividade. Afinal, a perda de tempo é um dos principais problemas de escolas que ainda não optaram por um sistema de gestão.

Já parou para contabilizar quanto tempo sua secretaria desperdiça com a organização de documentos, busca de papéis e lançamento de informações manualmente?

Segundo nossas pesquisas, uma equipe que automatiza os processos da secretaria com o software escolar Sponte ganha até 166 horas mensais na gestão administrativa.

Menos erros

Os processos manuais são muito vulneráveis a erros humanos. Afinal, são muitos papéis e é quase impossível garantir o preenchimento de todos os registros pedagógicos, financeiros e de comunicação sem incorrer em algum engano.

O problema é que esses erros custam dinheiro, aumentam a perda de tempo, afetam a reputação da escola e podem até afastar alunos, pais e responsáveis.

Contudo, com um sistema que automatiza os processos, o erro humano se torna extremamente raro e sua gestão fica mais tranquila e certeira.

Redução de custos

Nesse mesmo cenário, um sistema de gestão escolar ajuda sua instituição a gastar menos. Isso porque:

• Com mais produtividade, ele dispensa sua instituição de contratar mais pessoas para dar conta da demanda.
• Graças à redução de erros, ele evita o desperdício financeiro e a perda de alunos.
• Sem a necessidade de imprimir tantos documentos, a escola pode reduzir em até 45% os gastos com papel e impressão.
• Por meio de uma visão ampla das finanças da escola, é possível detectar gargalos, controlar melhor as contas a pagar e evitar gastos desnecessários.

Registro de diários de aula

Com um sistema online, como é o caso do Sponte, não é preciso depender que a equipe de secretaria faça os registros estudantis. O próprio professor tem a possibilidade de lançar o diário de aulas e as notas dos alunos de qualquer lugar com acesso à internet.

E o melhor: o processo é rápido e fácil, sem perda de tempo e sem as burocracias que muitas vezes prejudicam o trabalho dos professores. Ao dispensar essa parte burocrática, a gestão pedagógica fica muito mais simples.

Assim, contar com um sistema de gestão escolar que se preocupe com os docentes também é uma ótima forma de mostrar que sua escola os valoriza.

Gestão pedagógica facilitada

Sua escola ainda depende de planilhas para realizar a gestão pedagógica? Já falamos que esse trabalho manual toma tempo e é vulnerável a erros, não é?

Com um software de gestão escolar, é possível mudar essa realidade profundamente. O Sponte, por exemplo, oferece um controle totalmente personalizado de todas as áreas pedagógicas, incluindo avaliações, documentações escolares, presenças, comunicações e muito mais.

Dessa forma, pode-se fazer o planejamento pedagógico com mais eficiência e previsibilidade, além de acompanhar o dia a dia da escola sem atrasos.

🔎 Leia também:

• Case de sucesso do Colégio Viva Vida: das planilhas à automatização da gestão pedagógica com o Sponte.
• Como o sistema escolar Sponte pode transformar sua gestão pedagógica.

Gestão financeira eficiente

Ter o fluxo de caixa em dia é parte importantíssima do sucesso de uma escola. É essencial controlar todas as contas a pagar, assim como os valores a receber e os possíveis investimentos da instituição.

Com um software de gestão escolar, é possível otimizar essa gestão financeira. O sistema elimina processos manuais, deixa o fluxo de caixa ao alcance de sua equipe e automatiza todo o processo de cobranças e meios de pagamentos automatizados.

Saiba como o sistema Sponte pode otimizar a gestão financeira da sua escola como na Cultura Inglesa de Presidente Prudente: Como o Sponte melhorou a gestão financeira da Escola Cultura Inglesa de Presidente Prudente-SP.

Redução da inadimplência escolar

Muitas escolas enfrentam sérios problemas com alunos, pais e responsáveis que não pagam suas mensalidades em dia. Há aqueles mais problemáticos que ficam meses sem pagar, assim como os que atrasam apenas alguns dias — o que já é o suficiente para prejudicar sua gestão financeira.

Um sistema de gestão educacional pode resolver o problema com funcionalidades como:

• Automação no envio de mensagens de cobrança
• Relatórios e indicadores de inadimplência
• Meios de pagamento adequados, como o pagamento recorrente

🔎 Leia também: Diminua a inadimplência com métodos de cobrança eficientes.

Comunicação com a comunidade escolar

Como sua equipe se comunica com a comunidade escolar? Cartas entregues aos alunos? Mensagens enviadas manualmente? Quadro de avisos?

Tudo isso pode ser útil, mas ocupa muito tempo da equipe e, muitas vezes, a mensagem nem chega à pessoa que deveria recebê-la. 

Com um sistema online, no entanto, a equipe pode automatizar toda a comunicação, integrando-a às agendas e poupando muito tempo de trabalho — principalmente se o software contar com um Portal do Aluno que disponibilize essas informações. 

🔎 Leia mais: A comunicação entre pais e escola: o que a tecnologia tem a nos ensinar?

Captação de alunos

A captação de alunos é indispensável para o sucesso da escola e um sistema de gestão é capaz de potencializar esse processo.

Por meio de recursos de CRM (gerenciamento de relações com clientes, na sigla em inglês), funil de vendas e gestão da captação, seu time pode organizar toda a atração de novas matrículas, aumentando as chances de fechar contratos.

Além disso, funcionalidades como o cadastro de alunos interessados, o acompanhamento da captação e a gestão de campanhas de marketing ajudam a dar mais eficiência para o processo, reduzindo a perda de tempo.

Diminuição da evasão escolar

Captar novos alunos nunca vai ser o bastante se sua escola não for capaz de garantir a retenção de estudantes. Por isso, é essencial combater a evasão.

Um sistema de gestão educacional ajuda nesse processo, organizando os indicadores que podem apontar para uma possível desistência do curso. Os principais exemplos são:

• Índice de frequência do aluno
• Nota média
• Taxa de inadimplência
• Histórico de atestados e ocorrências
• Feedback dos professores
• Presença em eventos que a escola organiza
• Índice de evasão e desistência escolar
• Índice de aprovação ou reprovação

Ao notar que um aluno está tendo problemas em alguns desses índices, a escola deve entrar em contato com ele, buscar melhorias e, quem sabe, manter sua matrícula e garantir a fidelização.

🔎 Para saber mais, leia: Como a tecnologia ajuda a combater a evasão e o abandono escolar?

Ensino híbrido

O ensino híbrido veio para ficar. Ele democratiza o ensino, facilita a aprendizagem, melhora as metodologias ativas e alcança pessoas que não podem se deslocar até a escola. 

Mas para aproveitar essas oportunidades, a escola deve ter ferramentas digitais que permitam que os professores possam falar com seus alunos mesmo a distância. 

Esse é o tipo de funcionalidade que um bom sistema de gestão educacional deve apresentar.

Todos esses benefícios podem fazer parte do dia a dia das escolas se a gestão contar com a ajuda de um sistema de gestão escolar como o Sponte. Por isso, é interessante avaliar como sua escola pode adotar o software o mais rápido possível e levar sua instituição para o futuro a partir de agora.

🔎 Leia também: Tudo sobre gestão escolar: como ter sucesso na administração da sua escola.

Além disso tudo, sabemos que a produtividade na gestão é um dos maiores desafios para escolas e instituições de ensino. Por isso, preparamos um eBook sobre os desafios da nova gestão e como potencializá-los. Confira: Gestão escolar e produtividade: os desafios da nova gestão.