Gestão financeira escolar: o que é e como fazer?

Uma escola realmente eficiente é feita de vários fatores. Pensando nisso, os pilares da gestão escolar envolvem:

• A gestão financeira, para dar suporte e garantir que a escola mantenha suas atividades por muito tempo.
• A organização pedagógica, que diz respeito, diretamente ou indiretamente, ao aprendizado dos alunos.
• As ações administrativas, que cuidam dos profissionais e dos processos da escola, para manter sua organização.

Hoje, vamos falar especificamente sobre a gestão financeira escolar.

A fim de te ajudar a entender o que é essa gestão, a importância para o sucesso de sua escola e como fazê-la de maneira eficiente, preparamos este texto. Continue lendo e entenda:

O que é gestão financeira escolar?

Apesar de sua missão nobre de ensinar e preparar as crianças para o mundo, a escola também tem um funcionamento similar ao de uma empresa. 

Ela tem contas a pagar, investimentos a fazer e muito mais. Tudo para que a gestão da escola funcione como deve.

Leia mais: O sucesso da gestão escolar depende de você: saiba como potencializar a escola

É para garantir esse funcionamento que existe a gestão financeira escolar. 

Ela envolve o controle do fluxo de caixa, o recebimento das mensalidades, a inadimplência, o pagamento de professores e demais funcionários, o planejamento financeiro para o futuro de sua escola e outras ações importantes. 

Dessa forma, podemos dizer que a gestão financeira escolar é o que reúne todos os procedimentos que envolvem dinheiro na sua instituição. 

Além disso, a gestão financeira também influencia os demais setores da sua gestão escolar e deve estar em plena sintonia com eles — principalmente com o seu Projeto Político Pedagógico (PPP).

Leia mais: Como elaborar um projeto político-pedagógico de forma estratégica

Considerando que o PPP define os rumos da instituição de ensino, a sua gestão deve garantir que as finanças permitam que esse plano seja realizado de forma ideal. Continue a leitura para entender melhor:

Por que as finanças são tão importantes em escolas?

A gestão educacional envolve várias movimentações financeiras. Isso inclui o pagamento de professores e funcionários, o investimento em melhorias e reparos nas estruturas e materiais pedagógicos, a compra de novos materiais e equipamentos etc.

Além disso, ainda é preciso levar em conta a necessidade de que a escola seja rentável, não é? 

É para isso que existe a gestão financeira. Ao organizar os processos, ela garante que tudo isso seja feito de forma positiva e organizada.

Uma boa gestão financeira permite, ainda, a redução de gastos e mais eficiência nos seus processos, diminuindo, também, o tempo perdido nessa organização. Assim, é possível preparar uma reserva para momentos de dificuldade.

Tanto a reserva quanto a gestão mais eficiente se mostram ainda mais essenciais em tempos de crises ou dificuldades — algo que a pandemia do coronavírus deixou evidente.

Ficou muito claro que escolas que já possuíam uma boa gestão financeira conseguiram lidar melhor com o problema. 

Essa é só mais uma prova da importância desse trabalho para garantir a sobrevivência financeira na sua escola.

Mas, afinal, como fazer uma gestão financeira eficiente? Leia a próxima seção e entenda melhor.

Como controlar as finanças na gestão educacional?

Uma gestão financeira escolar reúne todos os processos que envolvem recursos na sua escola. Por isso, seu trabalho envolve várias ações que podem ser aprimoradas para gerar melhores resultados.

Nós separamos algumas dicas essenciais para melhorar esses processos, deixar sua gestão ainda mais eficiente e melhorar a rentabilidade de sua escola. Acompanhe: 

Conte com um bom planejamento financeiro

O primeiro passo para o sucesso da sua gestão financeira é ter um planejamento das finanças para sua escola. Sem esse tipo de organização, sua gestão será uma bagunça, que não sabe para onde vai.

Para comparar, pense em uma viagem de férias. Antes mesmo de pegar a estrada, você faz um planejamento: para onde você vai? Quanto pode gastar? Qual hotel vai ficar? 

Quanto mais detalhado for o seu planejamento, menos imprevistos você vai enfrentar. Assim, você não vai perder tempo resolvendo problemas de última hora e sua viagem tem tudo para ser muito mais prazerosa.

O planejamento da gestão financeira também funciona de maneira semelhante. Se você planejar de forma detalhada e com profissionalismo, evitará imprevistos — e mesmo que algum imprevisto surja, o seu planejamento estará pronto para lidar com ele.

O melhor momento para isso é no início do ano. Sua administração escolar pode aproveitar o momento de planejamento do novo ano letivo e unir a elaboração pedagógica com a financeira, já que as duas precisam andar juntas. 

No entanto, o planejamento financeiro deve ser flexível e passar por adaptações no decorrer do ano a fim de acompanhar a realidade econômica de sua escola. Veja algumas dicas de como fazer:

Como fazer o planejamento financeiro?

Para fazer esse planejamento, é preciso avaliar quais são as fontes de renda dentro da sua escola.

A principal entre elas, certamente, é o recebimento de mensalidades. Além disso, sua escola pode lucrar com vendas de ativos, fundos de investimentos, entre outras rendas menores.

Depois, é necessário ter uma previsão dos gastos, sejam eles fixos (salários, aluguéis, limpeza etc.) ou variáveis (contas de água e energia, compra de materiais etc.).

A partir dessa análise, somada a uma avaliação dos recursos da escola, é possível planejar os próximos passos e prioridades de investimento para o ano todo, ou para o semestre.

É essencial, ainda, manter isso em dia, realizando um acompanhamento do fluxo de caixa de sua escola.

Defina metas

Outra parte importante do planejamento é saber exatamente para onde a gestão escolar vai e ter objetivos claros nesse sentido. Para isso, é preciso definir metas.

Essas metas podem envolver desde aumentar a rentabilidade da escola por meio de mais matrículas até reunir dinheiro para investimentos grandes de infraestrutura, como uma ampliação do número de salas de aula.

Tenha informações e relatórios precisos

Uma das grandes mensagens passadas por boas escolas é que “conhecimento é poder”. Isso também é realidade na sua gestão financeira.

Ao conhecer bem a sua escola, acompanhar seus resultados e saber se há rentabilidade verdadeira, você consegue organizar uma gestão com eficiência.

Para isso, o essencial é contar com relatórios precisos que mostrem gastos, rendas, fluxo de caixa e outras transações. O relatório DRE (Demonstração de Resultados) é um dos mais importantes para a sua gestão.

Para conseguir relatórios precisos, o ideal é contar com um bom sistema de gestão escolar. 

Com ele, você consegue desenvolver relatórios financeiros detalhados e que apresentam importantes informações sobre a escola. 

Assim, o gestor ou profissional responsável consegue fazer a identificação de fatores que precisam ser analisados, como acompanhar se todas as contas estão em dia, se as margens de lucro e os gastos estão em equilíbrio, entre outros.

Fazer a análise desses relatórios financeiros facilita também na tomada de decisões essenciais a uma gestão eficiente, como oportunidades de investimento ou a necessidade de ações para captação de recursos.

Reduza custos da sua gestão educacional

Essa dica pode parecer óbvia, afinal, reduzir custos automaticamente deve aumentar a renda, não é? 

No entanto, isso não é assim tão simples. Muitos dos custos da escola são essenciais para que sua gestão educacional e pedagógica continue a funcionar.

E esse é mais um motivo para contar com bons relatórios. A partir dessas informações, você pode saber melhor o que são gastos desnecessários e o que são custos essenciais para a boa gestão.

Mas já podemos indicar alguns dos gastos que sua escola pode diminuir:

Conta de água: 

Por meio de um consumo consciente, é possível reduzir muito o gasto de água na sua escola. 

Isso envolve campanhas de conscientização dos alunos e pode requerer a instalação de torneiras automáticas e descargas com caixa acoplada, o que causa um impacto positivo para além do financeiro, mas também ambiental.

Conta de energia: 

Aqui também é importante a conscientização dos alunos, mas é possível ir mais longe: ter toda a iluminação feita por lâmpadas de LED, aproveitar mais a luz natural do dia e até investir em painéis de energia solar, caso sua escola seja de grande porte.

Papel:

O gasto com papel é muito grande em uma escola, não é? Isso sem contar o espaço desperdiçado para armazená-lo. 

Para reduzir esse custo, o melhor caminho é contar com um software de gestão escolar que digitalize tudo, acabando com a papelada desnecessária.

Agora que você já sabe por onde começar a economizar, continue a leitura para saber como lidar com outro grande problema da gestão escolar: a inadimplência.

Combata a inadimplência

A inadimplência pode ser um problema muito sério para sua gestão financeira, afinal, o valor das mensalidades é sua principal fonte de renda, não é mesmo?

Leia mais: O Sponte ajuda a sua escola a reduzir e controlar a inadimplência

Para lidar com isso, você precisa ter uma equipe preparada, uma boa organização e, o principal, boas ferramentas digitais.

Com um bom sistema de gestão escolar, também é possível ter um controle realmente preciso das contas de seus alunos e até prever possíveis casos de inadimplência.

Além disso, você consegue automatizar o recebimento por meio da cobrança recorrente via cartão de crédito. 

Quer saber mais? 

Confira: Diminua a inadimplência com métodos de cobrança eficientes

Avalie os aspectos pedagógicos

Sem levar em conta os conteúdos que serão lecionados e a infraestrutura necessária, não há como ter uma boa gestão financeira.

Leia mais: O planejamento pedagógico e sua influência nas escolas

Por isso é importante avaliar os aspectos pedagógicos. Algumas disciplinas exigem aulas mais práticas, com mais materiais, o que torna o custo maior. 

Além disso, pode ser que em algumas situações você precise de profissionais mais qualificados e experientes, que têm um salário mais elevado, é claro. 

Por fim, é importante sempre vincular o planejamento pedagógico à gestão financeira, porque só dessa forma você terá um controle maior. 

Projete diferentes cenários

O ramo educacional passa por sazonalidades quando o assunto é quantidade de matrículas e perda de alunos.

O coronavírus novamente entra como um exemplo aqui. Durante o período inicial da pandemia, incontáveis pais tiraram seus filhos das escolas privadas e os colocaram nas instituições públicas de ensino. 

Além disso, quando o desemprego aumenta, o impacto também é direto no número de alunos matriculados. O mesmo vale para várias outras situações externas. 

Por isso, dentro do planejamento financeiro estratégico, o gestor escolar deve considerar diferentes cenários que podem influenciar em resultados ruins para a escola. Tudo isso para que ele não seja pego de surpresa em uma crise.

Faça a prestação de contas 

Para manter a credibilidade da sua escola, é importante sempre ter transparência na prestação de contas. É essencial sempre compartilhar com a comunidade escolar os demonstrativos de resultados, porque dessa forma você também cria um ambiente de confiança. 

Você pode escolher a melhor forma de fazer isso com base no seu relacionamento com a comunidade escolar. Pode ser feito de modo informal, por meio de informativos em formato de jornal ou reuniões com toda a comunidade escolar. 

Implemente um sistema com gestão financeira escolar

Como você viu, um sistema de gestão escolar é essencial para muitas das ações de sua gestão financeira — principalmente se ele disponibiliza um controle financeiro escolar eficiente.

É o caso do sistema Sponte, um software que integra todas as áreas da sua escola e pode oferecer uma gestão completa. Por meio dele, você emite relatórios precisos, controla o fluxo de caixa e tem acesso às contas de seus alunos, podendo diminuir muito a inadimplência.

Principais métricas financeiras que devem ser acompanhadas em sua gestão escolar

Como você viu, sua escola funciona como uma empresa, que deve ser pautada em resultados. Por isso, você vai precisar de métricas financeiras. Veja alguns exemplos: 

Custos e despesas

Você vai precisar identificar o que é custo fixo e variável, considerando as movimentações de sua escola. Determine o que não se modifica ao longo do tempo e o que é variável. 

Rentabilidade e lucratividade

Sua escola precisa ter informações sobre o retorno de cada investimento. Por exemplo, as ações de marketing estão oferecendo resultados?

Você pode fazer um cálculo com base no lucro e no valor investido.

Ponto de Equilíbrio

Você já ouviu falar no PE? Sua escola precisa ter um valor mínimo determinado para captar, referente ao custeio de todas as operações. O PPP deve ter esse valor mínimo necessário em caixa identificado. 

Benefícios de uma gestão financeira escolar eficiente

Com essas dicas, você vai conseguir simplificar as operações financeiras, manter a transparência para com a comunidade escolar, gerenciar melhor os processos, ter análises detalhadas e muito mais. 

Os gestores escolares que implementam essas dicas que citamos aqui têm conseguido tomar melhores decisões e realizar planejamentos financeiros estratégicos. 

Como você viu, o pagamento recorrente é uma ótima opção para melhorar a gestão financeira, já que reduz a inadimplência. 

Para você que quer entender melhor sobre esse assunto, separamos um eBook completo sobre o pagamento recorrente nas escolas. Confira: