Gestão escolar digital: 7 processos que não precisam mais de papel

Hoje em dia, as ferramentas digitais e tecnológicas tornaram-se essenciais para uma gestão escolar de sucesso, e seguir essa mudança é um importante passo para o crescimento das escolas.

Fazer parte da transformação tecnológica atual é muito mais do que seguir a tendência do mercado. É necessário estar de acordo com o que pais, alunos e responsáveis esperam da sua instituição de ensino, principalmente considerando as demandas das novas gerações. 

Sem falar que também é um caminho para reduzir a perda de tempo, eliminar erros e ter muito mais eficiência em seus processos internos.

Um exemplo disso é como a tecnologia pode acabar com a superlotação de documentos e papéis na secretaria e na coordenação pedagógica. Assim, você evita que sua equipe tenha dificuldades nos atendimentos e atrasos nos processos.

Abandonar o papel e digitalizar os processos da gestão escolar é fundamental para ter mais eficiência nas tarefas diárias.

Por isso, preparamos este texto para mostrar como é possível aproveitar da tecnologia para substituir o papel, otimizar os processos do dia a dia e aumentar a produtividade da equipe pedagógica, oferecendo, ainda, a segurança necessária para as atividades na escola.

• Use um sistema de gestão escolar para a emissão de documentos
• Lançamento de notas e faltas: otimize o trabalho com o auxílio da tecnologia
• Conte com relatórios inteligentes na gestão escolar
• Tenha um sistema de gestão escolar como canal aberto de comunicação
• Use a tecnologia como ferramenta para cobrança
• Conte com um controle financeiro digitalizado
• Use a tecnologia para armazenar documentos e proteger dados

Use um sistema de gestão escolar para a emissão de documentos

Qualquer escola precisa lidar com a emissão de diversos documentos diariamente, desde os boletins de alunos até os contratos de matrícula.

É comum encontrar instituições de ensino que fazem esse trabalho manualmente, o que toma muito tempo de sua equipe e prejudica a qualidade do atendimento, pois sua equipe de secretaria precisa atender as famílias ao mesmo tempo em que preenche documentos e procura por informações armazenadas em papéis.

No fim de um semestre, por exemplo, há uma imensa demanda na emissão de boletins, além da preocupação com a captação e retenção de alunos, e as tarefas corriqueiras de gestão.

🔎 Leia também: Captação de alunos e retenção: entenda os principais desafios para sua escola.

A quantidade imensa de papéis acaba sobrecarregando a equipe e pode causar uma demora para fazer a entrega dos boletins aos alunos, impactando nos demais processos.

Em uma gestão digital, isto é, sem papéis desnecessários, cenários como esses não acontecem mais graças à automatização dessas tarefas.

Com o uso de um sistema de gestão escolar como o Sponte, boletins e históricos escolares podem ser consultados e emitidos diretamente pelo sistema, de forma online e segura, facilitando o trabalho de toda a equipe e aumentando a confiança de pais e responsáveis. 

Lançamento de notas e faltas: otimize o trabalho com o auxílio da tecnologia

Um cenário que ainda é bastante frequente em escolas é encontrar professores que precisam realizar muitos cálculos e anotações na hora de atribuir notas aos estudantes.

Muitos precisam trabalhar em casa ou além do horário para que as notas sejam calculadas.

Esse tempo seria melhor aplicado em planejamento de aulas, já que a tecnologia pode facilmente fazer esses cálculos de forma automática e com total assertividade. A digitalização desse processo também previne erros comuns e que geram desconforto e perda de confiança.

Além da atribuição automática de notas, os professores têm mais facilidade e conforto para lançar faltas no sistema e fazer o levantamento de presenças de forma digital e em tempo real.

Isso elimina outro hábito comum em escolas, que consiste em o professor fazer o registro de presenças em um livro de chamada e depois entregar à secretaria da escola a cada fim de período letivo. É um trabalho dobrado e que, muitas vezes, causa confusão.

Então, com uma gestão pedagógica organizada de forma digital, não há mais razão para usar papel no cálculo de notas dos estudantes nem para registrar a frequência de alunos.

Além de permitir que sua escola ganhe tempo na execução de tarefas diárias, o software de gestão escolar minimiza as falhas no registro de notas e frequência, o que aumenta o grau de confiança na escola.

Conte com relatórios inteligentes na gestão escolar

Uma gestão eficiente acontece somente quando dados concretos são levados em consideração. No entanto, muitos gestores ainda utilizam planilhas ou anotações em papel para realizar essa análise de desempenho.

Dados mantidos assim são muito mais passíveis a erros, os quais podem comprometer o trabalho do gestor, além de que é fácil perdê-los ou rasurá-los.

Lembre-se de que esses resultados serão a base para sua gestão e até para investimentos futuros da escola. Assim, se o cálculo não for exato, é possível até acabar contraindo uma dívida alta demais ou deixando de fazer melhorias necessárias.

🔎 Leia também: Tudo sobre gestão escolar: como ter sucesso na administração da sua escola.

Por isso, um sistema de gestão escolar é uma excelente escolha, pois fornece dados confiáveis e exatos. Tudo que precisa ser feito é adicionar as informações fundamentais e pedir que os relatórios de desempenho sejam gerados.

O sistema Sponte pode gerar relatórios de inadimplência escolar, de pagamentos futuros e efetivados, de despesas, de alunos matriculados, de desistência, entre muitos outros, e tudo isso de forma instantânea.

Dessa forma, o trabalho de gestão financeira é facilitado e, o mais importante, conta com dados específicos para que o gestor embarque em empreendimentos com segurança. 

Tenha um sistema de gestão escolar como canal aberto de comunicação

Em muitas escolas, é recorrente o envio de bilhetes e anotações em agendas de papel quando há a necessidade de comunicar algo aos pais e responsáveis. Mas, por vezes, os avisos podem chegar tarde demais e muitas famílias podem perder a notificação de um evento escolar, ou deixar um recado passar despercebido.

Especialmente nos tempos atuais, quando é preciso haver uma comunicação constante entre a escola e a residência do aluno, contar com bilhetes impressos é uma ideia que encontra pouca ou nenhuma praticidade.

Contudo, a tecnologia pode intervir para melhorar a comunicação entre escola, pais, alunos e responsáveis.

O Portal do Aluno do sistema Sponte, por exemplo, pode ser usado para conectar a coordenação, pais, alunos, responsáveis e professores, por meio de um contato online.

Com isso, a comunidade escolar consegue acompanhar o calendário e acessar os comunicados e eventos da instituição de ensino.

Além disso, o Sponte não ajuda apenas no contato com os alunos matriculados, mas também facilita a comunicação com futuros alunos ao registrar seus dados no sistema, por meio de um cadastro inicial e um formulário de captação.

Assim, com o uso da tecnologia, sua escola não perde o contato de um futuro aluno por conta de anotações em papel.

Use a tecnologia como ferramenta para cobrança

Em muitas instituições de ensino, seja de educação básica ou de escolas de idiomas, a equipe de gestão é responsável por gerar os boletos para pagamento e imprimir os carnês para entregar aos pais e responsáveis.

Contudo, devido ao grande número de alunos e da grande quantidade de papel que a escola precisa gerar, isso se torna muito trabalhoso, sem mencionar que, em casos de não pagamento de fatura, é preciso entrar em contato com os responsáveis e fazer a reimpressão de documentos. 

Esse cenário caracteriza uma perda de tempo valioso em uma tarefa pouco produtiva.

🔎 Leia mais: Meios de pagamento e eficiência: qual o melhor formato para sua escola?

O sistema de gestão Sponte, por outro lado, oferece uma solução capaz de resolver esse problema. Com o Sponte Pay, as mensalidades podem ser pagas com a cobrança recorrente no cartão de crédito, sem comprometer o limite.

Essa estratégia reduz profundamente a inadimplência, evita falhas humanas e dá muito mais agilidade à gestão financeira.

Diante disso, sua equipe terá mais tempo para focar em tarefas que trazem mais retorno à escola, além de controlar a taxa de inadimplência.

🔎 Leia também: Reduza a inadimplência na sua escola com o Sponte.

Conte com um controle financeiro digitalizado

Muitas escolas ainda mantêm o registro do fluxo de caixa de forma escrita e geralmente utilizam um caderno ou bloco de notas para anotar os recebimentos e pagamentos.

Contudo, essa estratégia se mostra pouco produtiva, uma vez que podem haver esquecimentos durante o dia ao tomar nota de uma transação financeira, seja de entrada, seja de saída. Basta um esquecimento para que todo o fluxo mensal fique comprometido. 

O sistema Sponte possui ferramentas práticas e digitais para manter o fluxo de caixa em dia, com recursos de cobranças que eliminam o trabalho manual e ainda aumentam a eficiência da equipe.

Sendo assim, a gestão escolar conta com mais controle quando o assunto é finanças.

Use a tecnologia para armazenar documentos e proteger dados 

Todo fim de ano letivo, sua escola precisa lidar com pilhas de regimentos internos, projetos, declarações, fichas cadastrais, históricos escolares, entre outros documentos importantes e que devem ser mantidos em segurança.

Com o uso da tecnologia, você se livra de todas essas pilhas, armazenando as informações online, impedindo que elas sejam danificadas, perdidas ou acessadas por pessoas não autorizadas.

No caso do sistema Sponte, todo o armazenamento funciona por meio da tecnologia em nuvem, o que permite o acesso remoto a esses documentos, além de mantê-los seguros o tempo todo, seguindo as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

🔎 Leia mais: Segurança da informação e LGPD: tudo que sua escola precisa saber.

Além disso, o software leva muitos dos processos escolares, como o cadastramento de futuros alunos, matrículas e rematrículas, para o mundo digital, dando mais agilidade e segurança para eles.

Assim, há um aumento na produtividade da secretaria, sem contar com a redução de custos com a impressão de papelada.

Ao tornar a sua escola digital e moderna, o Sponte ajuda a sua escola a captar mais alunos, reduzir o índice de inadimplência, além de tornar a experiência de pais, alunos e responsáveis muito mais positiva.