Medir os resultados é uma parte fundamental para o sucesso de qualquer tipo de empreendimento, inclusive em escolas. E, para isso, você precisa conhecer os indicadores de gestão escolar.
Neste artigo, vamos discutir o que são KPIs para gestão escolar, mostrar a importância deles para sua instituição de ensino e apresentar exemplos de indicadores educacionais que um gestor precisa acompanhar.
Continue a leitura e confira:
Também conhecidos pela sigla em inglês KPI (Key Performance Indicator, ou, em português, Indicador-Chave de Desempenho), os indicadores para gestores estão entre as ferramentas mais importantes de uma empresa de sucesso.
Basicamente, eles são métricas quantitativas do sucesso de uma companhia em diferentes áreas, como finanças, satisfação do público, custo de aquisição de novos clientes, etc.
Eles não são uma exclusividade da gestão escolar, servindo também para medir o desempenho de diferentes tipos de empresa. Mas eles têm um potencial muito grande em uma instituição de ensino, ajudando a mensurar seus resultados acadêmicos, organizacionais e financeiros.
Basicamente, os KPIs para gestão escolar servem para acompanhar — de forma quantitativa — os resultados dos principais processos internos de sua escola.
Por meio deles, é possível gerenciar o nível de desempenho de cada setor, avaliar se suas estratégias estão tendo sucesso, prever crises e desafios, e até organizar novos investimentos.
Ou seja: eles servem como uma base para mensurar o andamento da sua escola e adaptar estratégias para superar dificuldades e melhorar seus resultados de forma constante e sólida.
KPIs e indicadores de gestão escolar são conceitos amplos, que abrangem várias métricas em uma instituição de ensino. E entre tantas informações, fica difícil saber quais realmente são essenciais para um gestor.
Por isso, organizamos aqui uma lista com os mais importantes KPIs para escolas particulares, separados pelas áreas em que eles são mais aplicados.
Teremos indicadores que dizem respeito à gestão pedagógica e ao sucesso acadêmico da escola, outros que tratam das finanças educacionais e, por fim, uma lista de KPIs focados na retenção de estudantes. Confira:
A principal missão de uma instituição de ensino é educar seus alunos. Portanto, é essencial contar com KPIs educacionais que mensurem os resultados acadêmicos e o sucesso da gestão pedagógica de sua escola.
Os principais são:
Uma das principais métricas para avaliar o sucesso das abordagens pedagógicas na sua escola é a média das notas dos alunos. Simplesmente some todas as notas finais e divida pelo número de estudantes — isso pode ser feito por turma, por série ou pela escola inteira.
Esse número é interessante para ver como os alunos estão se desenvolvendo dentro das metodologias propostas pela instituição. No entanto, o resultado depende dos métodos de avaliação aplicados na escola. Por isso, não deve ser levado como o único indicador de aprendizagem.
Para ter uma visão mais clara do sucesso acadêmico da sua escola, você pode contar com o Índice de Desenvolvimento de Educação Básica (Ideb). Esse indicador é medido pelo governo federal para avaliar a qualidade do ensino no país.
O Ideb é calculado a partir do rendimento escolar no Sistema Nacional de Avaliação da Educação Básica (Saeb) e na Avaliação Nacional do Rendimento Escolar (Anresc).
Outro indicador federal útil para sua gestão escolar — no caso de escolas que atendem o Ensino Médio — está nos resultados do Exame Nacional do Ensino Médio (Enem).
Essas notas ajudam a instituição a avaliar o aprendizado de seus alunos e saber como pode melhor prepará-los para a prova mais importante em nível nacional.
Medir a tendência de reprovação em sua escola é importante para identificar possíveis dificuldades nos métodos de ensino ou de avaliação. Ou mesmo problemas em outras áreas que possam acabar afetando o desempenho acadêmico dos alunos.
Uma taxa menor no índice de reprovação tende a ser um bom sinal. Mas isso não significa que a escola deve simplesmente passar todo mundo. Pelo contrário, a situação deve ser avaliada caso a caso para garantir uma formação completa e efetiva de seus estudantes.
De acordo com o Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira, (Inep), a taxa de distorção idade-série “é o dado estatístico que acompanha, em cada série, o percentual de alunos que têm idade acima da esperada para o ano em que estão matriculados”.
O cálculo é simples. Só é necessário levantar o número de alunos que são mais velhos do que a idade correta para a série e comparar esse índice com o número total de matrículas.
Esse tipo de distorção costuma acontecer, principalmente, por causa de reprovações ou pelo abandono temporário da escola por diferentes motivos.
É importante acompanhar esse dado para evitar o atraso na formação dos estudantes. Além disso, uma alta distorção entre idade e série pode levar a um aumento na evasão.
Agora vamos tratar de indicadores de gestão escolar mais focados no trabalho do gestor e nas finanças da escola.
Estes KPIs são muito utilizados em empresas de vários segmentos, e também podem ajudar muito uma instituição de ensino. Confira:
Esta métrica indica o quanto a escola está gastando para conquistar uma nova matrícula.
Para isso, reúna todos os valores investidos no marketing e em outros elementos de sua campanha de matrículas. Depois, divida esse total pela quantidade de alunos conquistados para o atual período letivo.
Um CAC muito alto significa que a escola está gastando demais para conquistar novos alunos, e isso pode ser um risco para suas finanças.
🔎 Leia mais: Tenha 3x mais matrículas com o sistema de gestão escolar Sponte.
Este KPI, que em português significa “valor de tempo de vida”, mede o valor (em reais) que cada aluno, em média, rende para sua instituição durante todo o período em que ele está matriculado.
Para isso, é necessário fazer um levantamento de quantos meses, em média, os alunos ficam em sua escola, e multiplicar esse número pelo valor da mensalidade.
LTV e CAC por si só já são importantes indicadores de gestão escolar. No entanto, o verdadeiro valor vem da combinação entre eles.
Afinal, ao comparar o custo de aquisição com o valor que o aluno vai gerar durante seu tempo na escola, você poderá saber se sua estratégia de captação é realmente lucrativa no longo prazo.
A inadimplência é um dos maiores inimigos da gestão financeira escolar. Por isso, é preciso acompanhá-la de perto para garantir a saúde de suas finanças.
A taxa de inadimplência, nesse contexto, mede o número de alunos que não pagam em dia suas mensalidades. E, de acordo com levantamento realizado pela equipe Sponte, a partir dos 5% de inadimplência, o impacto financeiro já começa a ser sentido na gestão escolar.
🔎 Leia mais: Gestão financeira escolar: como combater a inadimplência nas escolas?
Os próximos indicadores de gestão escolar dizem respeito à ocupação da escola, com a conquista de novas matrículas e a retenção de alunos. Veja:
O primeiro KPI importante é o número de novas matrículas conquistadas a cada ano.
Busque registrar esse número e acompanhar sua evolução em cada campanha de matrículas, para avaliar quais estratégias dão certo e quais precisam ser revistas.
No mundo dos negócios, “churn” é uma métrica que aponta quantos clientes cancelam determinado serviço dentro de um período de tempo. Em uma escola, essa é a taxa de evasão escolar.
Medir a evasão é fundamental para prever riscos para a escola, identificar problemas e atuar preventivamente para garantir que suas salas continuem cheias.
Quantos alunos sua escola pode atender? E quantos ela atende atualmente?
A diferença entre esses dois números é sua taxa de ociosidade — e quanto maior ela for, pior para os seus negócios. Isso porque sua gestão gasta dinheiro com esse espaço desocupado, sem receber em troca o valor das mensalidades dos alunos que poderiam ocupá-los.
Então, busque ter sempre em mãos sua taxa de ociosidade. Quando notar um crescimento nesse indicador, tente identificar os motivos (baixa captação de alunos, alta evasão, etc) e busque estratégias adequadas para reduzi-lo.
Reclamações de alunos, pais e responsáveis fazem parte da rotina escolar. No entanto, se elas forem muito frequentes, podem ser sinal de que algo está errado em suas estratégias ou metodologias.
Por isso, faça um registro de reclamações, identificando a recorrência de temas e buscando soluções para os mais frequentes.
🔎 Leia mais: Como resolver problemas com pais insatisfeitos na escola?
Pouco adianta conhecer os principais KPIs para gestão escolar se sua equipe não souber como usá-los com eficiência.
O primeiro passo é coletar e organizar os dados necessários. E aqui é importante contar com um sistema de gestão escolar ou outra forma de gerar relatórios efetivos de sua escola. Um sistema digital e integrado como o Sponte é uma ótima opção para isso.
🔎 Leia mais: A importância da coleta e análise de dados educacionais.
A partir dos dados organizados nos KPIs que você pretende avaliar, analise o que precisa melhorar e defina objetivos e metas com base nesse princípio.
Depois disso, estipule prazos para fazer um acompanhamento recorrente dos dados e defina estratégias e ações focadas em otimizar ainda mais seus resultados.