Inicio do blogCom mais de 25 anos no mercado da educação, a equipe Sponte sabe que dois dos maiores desafios de qualquer escola de idiomas e cursos livres são conquistar matrículas e combater a inadimplência escolar.
Com uma boa captação de alunos e mais matrículas, a escola aumenta sua lucratividade, garante sua manutenção financeira e se torna referência na cidade e região. No entanto, em um mercado cada vez mais competitivo, essa não é uma tarefa tão fácil.
Do outro lado, há a inadimplência: um drama que atinge praticamente todas as escolas do segmento e gera problemas sérios na gestão financeira.
Considerando os desafios desses dois elementos tão importantes, a equipe Sponte organizou uma lista de ferramentas e boas práticas que podem transformar sua gestão escolar com mais matrículas e menos inadimplência escolar. Confira:
- Funcionalidades que aumentam matrículas em escolas de idiomas e cursos livres
- Ferramentas para reduzir a taxa de inadimplência escolar
- Gestão escolar do futuro com menos inadimplência e mais matrículas
Funcionalidades que aumentam matrículas em escolas de idiomas e cursos livres
Para começar, precisamos de estratégias para aumentar as matrículas em sua escola de idiomas ou cursos livres. Aqui no blog da Sponte já falamos bastante sobre o assunto e você pode conferir textos como:
- 10 passos para melhorar sua campanha de matrículas e aumentar a captação de alunos
- Dicas de sucesso para mais matrículas e rematrículas na gestão escolar
- Marketing educacional e captação de alunos: tudo o que você precisa saber para ter sucesso
Mas neste texto vamos falar diretamente de funcionalidades e ferramentas que vão deixar esse processo ainda mais eficiente.
Afinal, com a tecnologia certa, você pode ter ainda mais matrículas com menos perda de tempo, sem trabalho manual e com o máximo de produtividade para sua equipe.
- 3x mais matrículas com ferramentas de CRM para escolas
O primeiro item da nossa lista precisa ser o CRM para escolas. Essa sigla significa Customer Relationship Management ou, em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente — e é uma das ferramentas mais importantes para captação de alunos.
Os recursos de CRM permitem um processo de captação mais organizado, com melhor relacionamento com seu público e um potencial muito maior de resultados.
Estudos internos feitos pela equipe Sponte mostram que escolas que contam com os recursos de CRM do sistema têm até 3 vezes mais matrículas!
🔎 Leia mais: Tenha 3x mais matrículas com o sistema de gestão escolar Sponte.
- Formulário de captação
Para colocar o prospect (possível novo aluno) em seu sistema e iniciar o processo de captação dele, você primeiro precisa de informações sobre ele. E é aí que entra o formulário de captação de interessados.
Esse formulário digital pode ser disponibilizado em seu site, suas redes sociais, e-mails ou em outros canais de comunicação virtual.
Por meio dele, alunos, pais e responsáveis demonstram interesse na sua escola, registram canais de contato (telefone, WhatsApp e e-mail, por exemplo) e entram em sua lista para serem procurados pelo time comercial.
Essa é uma forma eficiente, ágil e moderna de começar o processo de captação de novas matrículas.
🔎 Leia também: Tudo o que você precisa saber sobre captação de alunos e retenção de matrículas.
- Cadastro e gestão de alunos interessados
O sistema Sponte disponibiliza também uma ferramenta de cadastro para as pessoas interessadas na escola.
Com esse cadastro integrado ao sistema, sua equipe pode fazer a gestão da captação, com gerenciamento dos contatos, agendamento de visitas, retorno de contatos agendados, etc.
- Funil de vendas
Você conhece o conceito de funil de vendas? Ele é uma técnica que divide as etapas que um prospect passa desde o momento em que conhece sua escola até o ponto de fechar uma matrícula.
Com essa organização, sua equipe tem uma visão melhor do processo e é capaz de usar estratégias mais adequadas para cada momento de seus novos clientes.
🔎 Leia mais: Aumente sua captação de alunos com o funil de marketing para escolas.
Você pode fazer esse acompanhamento manualmente, em planilhas, por exemplo. No entanto, isso toma muito tempo de sua equipe.
Com ela, você tem eficiência e organização no acompanhamento de cada etapa do processo de captação do aluno interessado.
- Gestão de campanhas de marketing
Sabemos que o marketing é parte fundamental da captação de alunos, mas nem sempre o gestor escolar tem tempo para acompanhar todas as suas campanhas e avaliar o que está dando certo.
Por isso, o sistema Sponte conta com uma ferramenta de gestão de campanhas de marketing. Com essa tecnologia, sua equipe pode monitorar quais campanhas geram mais oportunidades e vendas para a instituição — tudo de forma automatizada.
Quer ainda mais ajuda em seu marketing educacional? Então leia nosso eBook com mais de 30 materiais para sua escola de idiomas e cursos usar agora:
- Otimização do processo de matrículas na secretaria
Um ponto que afasta muitos alunos, pais e responsáveis na hora de fechar a matrícula é a burocracia. Se o processo é muito lento e enrolado, sua escola já vai começar o relacionamento com eles de maneira negativa.
Então, é importante contar com funcionalidades que otimizem o trabalho da secretaria, reduzindo as atividades manuais e dando mais velocidade para o processo.
Além da satisfação de seu público, essas ferramentas também dão mais produtividade à gestão administrativa escolar. Você pode poupar até 166 horas mensais de sua equipe e reduzir em até 45% os gastos com papel e impressão.
- Ferramentas de retenção de alunos
Apenas aumentar o número de matrículas não é o suficiente. Sua escola precisa também manter os alunos que já estão matriculados!
Por isso, conte com funcionalidades que ajudam a combater a evasão de estudantes, como o Controle de Retenção do Sponte. Por meio dele, você pode prever quais alunos têm maior tendência à evasão e agir de maneira preventiva.
Outras ferramentas como o Portal do Aluno e o app de agenda escolar do Sponte também ajudam nesse objetivo, fortalecendo o relacionamento com a comunidade escolar.
🔎 Leia mais: Como o Sponte ajuda sua escola de idiomas e cursos profissionalizantes na retenção de alunos?
Ferramentas para reduzir a taxa de inadimplência escolar
Agora que já sabemos como atrair novos alunos, é hora de pensar em maneiras de garantir que eles paguem suas mensalidades! Afinal, o problema da inadimplência está muito presente nas escolas de idiomas.
Você pode conferir este texto, com algumas estratégias para fazer isso: Como diminuir a inadimplência em escolas de idiomas.
Mas, para ter mais eficiência no processo, é preciso contar com tecnologia voltada à gestão financeira.
Então continue sua leitura e veja como o Sponte pode reduzir a inadimplência em sua escola.
- Menos 30% de inadimplência escolar com automatização de processos
Estudos feitos com clientes Sponte mostram que eliminar planilhas manuais e automatizar os processos financeiros permitem reduzir o índice de inadimplência escolar em mais de 30%.
Afinal, um dos grandes problemas da inadimplência é o descontrole financeiro. Com controles manuais, é difícil até saber quem já pagou, quem está devendo vários meses e como está o processo de cobrança.
Além de reduzir a inadimplência, essas funcionalidades também otimizam o trabalho em sua gestão financeira.
A Escola Cultura Inglesa de Presidente Prudente/SP é um exemplo de como as ferramentas do Sponte realmente podem mudar totalmente a gestão de uma escola. Confira:
- Diferentes métodos de pagamento via Sponte Pay
Já parou para pensar em quais são os principais motivos da inadimplência em sua escola?
Em muitos dos casos, a inadimplência escolar não acontece por “falta de caráter” dos alunos, pais e responsáveis, e sim por questões como esquecimento e dificuldade de ir até a escola fazer o pagamento.
Por isso, contar com meios de pagamento diferenciados pode fazer toda a diferença!
Um grande exemplo é o pagamento recorrente. Por meio dessa tecnologia disponível no Sponte Pay, seus clientes pagarão a mensalidade como se fosse uma assinatura — com cobrança automática no cartão de crédito.
Essa automação da cobrança muda completamente a gestão financeira de uma escola. É muito menos inadimplência e muito mais facilidade para sua equipe.
🔎 Leia mais:
- Aproveite o pagamento recorrente para combater a inadimplência e ter mais matrículas
- Automação de cobrança em cursos profissionalizantes e escolas de idiomas: quais as vantagens?
E não se preocupe. A gente sabe que nem todo aluno, pai ou responsável vai querer usar o pagamento recorrente. Por isso, temos outras opções como a cobrança automatizada via PIX e o envio de links para pagamento.
Essas estratégias são práticas para os pais e excelentes para sua gestão, pois entram diretamente no sistema, sem demandar de mais trabalho de sua equipe.
E, para clientes mais tradicionais, temos opções como os boletos e outras soluções de pagamento integradas ao Sponte. Assim, você garante que mesmo esses métodos mais tradicionais possam aproveitar a automatização do sistema.
🔎 Leia mais: Meios de pagamento para escolas de idiomas: qual a melhor opção?
- Lembrete de cobrança
Para ajudar a combater a inadimplência por esquecimento, o Sponte disponibiliza também uma ferramenta automatizada de lembrete de cobrança.
Por meio dela, você pode programar o envio de avisos de vencimento e até de agradecimentos pelo pagamento.
- Controle de contas a receber
Como já comentamos, um dos maiores problemas da inadimplência escolar é quando a gestão financeira perde o controle das contas — o que é muito comum quando você depende de planilhas ou registros manuais.
Por isso, o Sponte conta com funcionalidades voltadas ao controle de contas a receber. Assim, fica muito mais difícil bagunçar as mensalidades de sua escola.
Gestão escolar do futuro com menos inadimplência e mais matrículas
Como vimos, o sistema de gestão Sponte pode fazer toda a diferença para captar mais matrículas e reduzir a taxa de inadimplência escolar.
São numerosas funcionalidades totalmente voltadas às principais necessidades das escolas de idiomas e cursos livres. Afinal, nós estamos nesse mercado há mais de 20 anos e aplicamos essa experiência em ajudar centros de ensino a crescerem cada vez mais.
E não é só na inadimplência e nas matrículas que podemos ajudar. O software Sponte tem funcionalidades para transformar a gestão escolar como um todo.
É o que aconteceu, por exemplo, com a escola Yázigi Osasco Cidade das Flores. Com apoio da tecnologia, ela se tornou a terceira maior franquia do Brasil e primeira do estado de São Paulo. Veja:
Ou seja: um bom sistema de gestão é o caminho para ter uma escola preparada para o futuro, com mais matrículas, menos inadimplência e muito mais produtividade e eficiência.
Quer saber mais? Então veja como otimizar processos escolares com um Software de Gestão de Cursos de Idiomas.
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Cristopher Ronsani Morais
Executivo com mais de 16 anos de experiência nas áreas de Tecnologia e Educação, liderando a gestão de produtos, marketing e experiência do cliente. Graduado em Tecnologia e especialista em Gestão de Negócios. Atualmente, é Diretor de Negócios da Sponte
