Quando o fim do ano letivo se aproxima, as instituições de ensino começam a criar estratégias para captar novos alunos. Até aí, tudo é feito de acordo com a demanda do calendário, portanto, sem novidades. Mas o caso é que a retenção de alunos, ou seja, as rematrículas, acabam ficando de lado.
O que poucos sabem, no entanto, é que os recursos e esforços para retenção são muito menores do que os necessários para captar alunos novos. Além disso, contar com a fidelização de seus clientes é uma ótima forma de consolidar a imagem da sua instituição no mercado.
É por isso que a melhor estratégia para garantir a retenção do seu aluno é investir na sua experiência durante o ano letivo. Mas não é só isso. Campanhas de marketing com foco na rematrícula escolar são instrumentos emergenciais que podem trazer um ótimo resultado.
A seguir, vamos falar um pouco sobre como alavancar o índice de retenção de alunos na sua escola para ter mais rematrículas. Confira.
A fidelização de alunos é um processo que começa já no momento da captação.
Ao receber os futuros alunos e seus pais na instituição, a escola deve ser transparente acerca dos processos, do projeto pedagógico, dos cursos e da infraestrutura oferecida, e atender a essas especificações ao longo do ano letivo.
Isso porque a decisão de mudar de escola não ocorre no momento da rematrícula escolar, mas sim ao longo do ano. Dessa forma, manter a satisfação do aluno e de seus responsáveis com a sua instituição de ensino garante a sua retenção.
É por isso que dizemos que o período de rematrícula é o momento de colher o que a sua escola plantou nos meses anteriores, sobretudo no aprimoramento do ensino oferecido. Logo, essa é uma tarefa para ser realizada o ano todo. Só assim para não haver debandada de estudantes no período de renovação da matrícula.
Por isso, nunca engane seus novos alunos. Tenha um diferencial nas metodologias aplicadas ou na sua gestão escolar e convença seu público de que a sua escola é a melhor opção para ele, sem depender de promessas falsas.
Depois que os alunos estiverem matriculados, seus pais ou responsáveis precisam perceber que tudo o que foi falado na época de matrícula realmente acontece e que as melhorias estão sendo feitas. Assim, seu público não fica com a má impressão de que sua instituição não cumpre o combinado e passa a confiar muito mais nela.
🔎 Leia também: Tudo o que você precisa saber sobre captação de alunos e retenção de matrículas.
Quando o aluno decide por não fazer sua rematrícula escolar, é importante entender qual o motivo para essa decisão.
Entre os mais comuns estão:
A importância de saber o motivo de o aluno ter optado por deixar a sua escola pode ajudar a prevenir um problema de evasão maior no futuro.
Mas nem sempre é fácil obter informações qualificadas sobre os reais motivos da rescisão de matrícula.
Neste caso, a escola tem algumas opções, entre elas entrar em contato diretamente com o estudante – ou seu responsável – que mostrou desinteresse em continuar na escola por meio de ligação telefônica, aplicativo de mensagem ou formulário enviado por e-mail.
Ainda, é possível prevenir o problema adotando questionários que meçam a satisfação do aluno/responsável ao longo do semestre.
Quanto antes essa informação chegar à inteligência da escola, mais tempo hábil os gestores terão para contornar a situação e garantir a rematrícula escolar.
Além de medidas administrativas, é possível pensar em estratégias de marketing de retenção para os alunos da sua escola.
Isso pode incluir algumas ações, como as que listamos a seguir:
Distribua um kit com informações a respeito do novo ciclo de atividades algumas semanas antes do início do período de rematrícula e aproveite para presentear seus alunos com brindes e descontos exclusivos.
🔎 Leia mais: Confira um kit com quatro materiais essenciais para aumentar a captação e retenção de alunos em sua escola.
Convide os pais e responsáveis para reuniões a fim de informá-los sobre o período letivo que está acabando, contar todas as melhorias que foram feitas e as que ainda serão. Envolvê-los no processo vai fazer com que se sintam parte da escola.
Pergunte à comunidade escolar sobre o que agrada na sua escola e o que pode melhorar. Dessa forma, você poderá direcionar os investimentos para as demandas levantadas pelos seus alunos/responsáveis, ajudando na retenção de matrículas.
Proponha descontos diferentes para quem já é aluno. Pode ser no valor da rematrícula, na primeira mensalidade, em material didático e até em cursos adicionais.
Para que você saiba mais sobre marketing escolar e aplique na sua escola, colhendo todos os benefícios da técnica de atração e retenção de alunos, preparamos um material especial.
Estude a sua concorrência e aprenda com as ações realizadas por ela. Além disso, é por meio dessa análise que você pode identificar eventuais lacunas e criar possibilidades que vão gerar importantes resultados para a sua escola.
Uma rematrícula escolar demorada e burocrática pode fazer muitos pais buscarem por outras instituições que ofereçam soluções mais facilitadas. Por isso, procure meios de tornar esse processo rápido e prático.
O sistema Linx Sponte, por exemplo, oferece, na gestão de secretaria, uma ferramenta de matrícula online para escolas de educação básica e serviços de assinatura eletrônica, tudo para que o processo seja rápido e realizado de onde o aluno/responsável estiver, a hora que ele quiser.
O pagamento é uma etapa fundamental do processo de decisão entre matricular ou não, continuar matriculado ou deixar a instituição de ensino. Oferecer diferentes meios de pagamento é uma excelente estratégia de fidelização.
De nada adianta traçar um plano de marketing de retenção e abandonar as boas práticas ao longo do período letivo. É no dia a dia que a escola mantém seu público cativado.
Como já dissemos, o sucesso na retenção de alunos depende do bom andamento do ano letivo. Este, por sua vez, depende de uma boa integração de todos os setores da sua escola.
Ao longo do ano, o gestor escolar deve ter em seu planejamento:
Informar os pais e responsáveis sobre tudo o que acontece na vida escolar dos alunos, convidando a participar de eventos no espaço da escola e mostrando interesse nas suas opiniões e necessidades é uma atitude que os mantém engajados.
Essas são ótimas formas de conquistar a comunidade escolar e reter seus alunos, mas precisa ser realizada de forma organizada.
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Ao mesmo tempo, é preciso ter uma boa equipe para resolução de conflitos.
Contar com uma boa administração e com um sistema eficiente de gestão para automatizar os processos ajuda a evitar problemas como perda de dados, demora para entrega de notas e tudo que passe uma imagem ruim da sua instituição.
É claro que, em alguma medida, nenhuma escola é livre de problemas, mas contar com meios de resolvê-los de forma rápida e sem alarde mostra maturidade e preparo.
Portanto, se sua instituição sabe resolver seus conflitos, o processo de retenção de alunos acontece igualmente bem, garantindo um número maior de rematrículas.
É muito importante que sua gestão escolar se envolva com as questões pedagógicas, voltando-se para o processo de ensino-aprendizagem do aluno durante as aulas.
Incentive professores, por exemplo, a aplicar metodologias ativas e deixarem as aulas mais dinâmicas e divertidas.
Isso faz com que o aluno tenha ainda mais vontade de realizar sua rematrícula, dando continuidade aos estudos em sua escola.
Muitos casos de transferência de alunos se dão por problemas financeiros. Essa situação pode acontecer devido a uma mudança no quadro familiar ou de um aumento de taxa, que deixou a mensalidade acima do orçamento dos pais.
Para não perder muitos alunos por esse motivo, busque realizar uma análise financeira da sua instituição e encontre soluções viáveis – tanto para a instituição, quanto para a família .
Para resolução de pendências e negociação de valores referentes à mensalidade, como a inadimplência, também é preciso saber negociar. E, caso o aluno esteja nessa situação apenas por ter esquecido de realizar o pagamento na data correta, basta lembrá-lo de maneira gentil.
Se este for o caso, vale a pena contar com a cobrança recorrente via cartão de crédito. Essa ferramenta traz muitas vantagens para sua gestão financeira e organização administrativa.
As preferências e necessidades de seu público acompanham a evolução da sociedade.
Por isso, estar atento às mudanças e novidades no mercado, bem como às novas necessidades de seus estudantes, é fundamental para conseguir alavancar o índice de retenção de alunos em sua instituição de ensino.
Para isso, o gestor e a equipe que atuam em sua escola devem se manter atualizados. Isso pode ser feito por meio de cursos e workshops ou acompanhando blogs e portais que constantemente falam sobre o mundo da educação!
Contando com todas as dicas acima, suas taxas de de rematrícula escolar e, consequentemente, de retenção de alunos vão aumentar de maneira consistente.
Comece a colocar em prática ações para fidelizar e controlar a evasão de alunos!
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