Dicas de sucesso para mais matrículas e rematrículas na gestão escolar

Todo gestor escolar sabe que captar alunos e garantir a retenção de seus estudantes são objetivos fundamentais para uma escola de sucesso. Para isso, é preciso otimizar os processos de matrículas e rematrículas.

Sua instituição já está preparada para esse momento tão importante? Lembre-se de que é muito arriscado deixar todo esse planejamento para a última hora.

Afinal, o fim de um ano letivo e a preparação para a volta às aulas são sempre períodos muito movimentados em uma escola. A secretaria deve completar notas e registros da etapa que se encerra e planejar todo o cronograma do novo semestre para receber seus alunos.

Ou seja: ter um processo de matrículas bem estruturado é essencial não apenas para atrair mais alunos e garantir as finanças da instituição, mas também para ter um trabalho organizado e eficiente, com produtividade na secretaria escolar.

Pensando nisso, preparamos este artigo repleto de dicas para todo o processo de matrículas e rematrículas, desde o planejamento até a fidelização dos alunos matriculados. Continue sua leitura e confira:

Antes das matrículas: dicas para captar alunos

1. Planeje o processo de matrículas
2. Invista em marketing educacional
3. Use o funil de captação de alunos 
4. Estimule a comunidade escolar a promover a instituição
5. Ofereça descontos e promoções

Durante  o processo: passos para ter eficiência ao matricular estudantes

6. Conte com matrículas online 
7. Otimize o trabalho da secretaria escolar
8. Ofereça métodos de pagamento eficientes

Depois das matrículas: estratégias de retenção e combate à inadimplência

9. Otimize a comunicação com a comunidade escolar
10. Utilize a tecnologia para combater a evasão de alunos
11. Conte com um sistema de gestão financeira para acompanhar a inadimplência

Rematrículas: dicas para garantir a continuidade dos estudantes

12. Recompense alunos fidelizados
13. Tenha um cronograma que priorize as rematrículas
14. Preconize a comunicação com alunos, pais e responsáveis

O potencial de um processo eficiente de matrículas e rematrículas

Antes das matrículas: dicas para captar alunos

Nossas dicas começam antes do processo de matrículas propriamente dito. São cinco passos fundamentais que ajudam a atrair mais alunos e fazem com que esse momento tão importante ocorra com eficiência, organização e produtividade. 

Essas dicas vão desde o planejamento de suas campanhas e processos até a oferta de descontos e promoções. Confira:

1. Planeje o processo de matrículas

A correria do fim do ano letivo é coisa séria. Sem um planejamento adequado, a equipe da secretaria escolar pode ficar totalmente sobrecarregada, o que prejudica o atendimento ao público e a organização do setor, além de poder levar a erros bastante problemáticos.

Por isso, prepare-se com antecedência. Organize um cronograma para o processo de matrículas considerando todas as outras demandas da secretaria e a disponibilidade da equipe responsável.

Também envolva nesse passo de planejamento as estratégias de captação e retenção de alunos.

2. Invista em marketing educacional

O marketing é uma ferramenta excepcional para captação e retenção de alunos. Por isso, ele precisa estar no seu planejamento na hora de preparar as campanhas de matrículas e rematrículas.

Atualmente, a promoção de uma escola envolve desde os métodos tradicionais, como eventos, panfletos e outdoors, até as técnicas do marketing digital, como redes sociais, site, blog e anúncios em mídias pagas.

Com as estratégias certas, você não apenas aumenta a captação de alunos, mas também favorece um bom relacionamento com toda a comunidade escolar e melhora a reputação da instituição em sua cidade e região.

🔎 Conheça mais sobre o marketing para escolas. Confira: Tudo o que você precisa saber sobre marketing educacional e captação de alunos.

3. Use o funil de captação de alunos 

Para otimizar o processo de marketing e a atração de novas matrículas, sua escola deve contar também com o funil de captação de alunos. 

Essa ferramenta poderosa organiza de forma visual e prática o caminho que um cliente (aluno, pai ou responsável) percorre desde a descoberta de sua instituição até o momento de fechamento da matrícula.

Por meio dessa visualização, torna-se possível traçar e planejar ações adequadas para cada “etapa” da jornada de seu cliente. 

Para o momento da descoberta, é interessante investir em mídias que alcancem o público onde quer que ele esteja — redes sociais, Google Ads e outdoors são alguns exemplos.

Na sequência, a escola deve buscar converter esse público para transformá-lo em leads (clientes potenciais) por meio de estratégias de marketing de conteúdo, Inbound e e-mail marketing que aumentem seu interesse.

Depois, é preciso identificar quantos desses leads realmente são alunos, pais ou responsáveis que poderiam se interessar em completar uma matrícula em sua escola.

A partir desse conhecimento, é hora de a equipe de vendas entrar em contato para fechar a matrícula e, na sequência, já começar a trabalhar com a fidelização.

Claro que isso é apenas um resumo do que essa ferramenta pode fazer. Quer entender esse funil em sua totalidade? Então acesse: Funil de marketing para escolas: mais captação de alunos e matrículas!

Também vale a pena conhecer os recursos de CRM para escolas do Sponte, que ajudam a gerenciar todo esse processo de relacionamento com novos alunos, pais e responsáveis em sua instituição.

4. Estimule a comunidade escolar a promover a instituição

Uma das mais poderosas formas de atrair novos alunos é o marketing de recomendação. Ou seja: a ação de seus alunos, pais e responsáveis que elogiam a escola e falam sobre seus pontos fortes com amigos e familiares.

Portanto, valorize sua comunidade escolar e estimule essa promoção da parte deles. Para isso, é válido realizar eventos e recompensar alunos que levarem amigos para conhecer a instituição.

Além disso, busque potencializar a fidelização de estudantes e de seus familiares. Se a comunidade escolar estiver satisfeita, eles falarão bem da escola sem precisar de estímulos extras.

5. Ofereça descontos e promoções

Antes de começar o processo de matrículas, reúna sua equipe de gestão financeira e avalie a possibilidade de oferecer descontos para atrair mais alunos e garantir, também, um bom número de rematrículas.

Algumas sugestões interessantes são:

• Reduzir o valor da matrícula para os primeiros interessados que procurarem a escola
• Dar desconto no material para famílias que matricularem mais do que um aluno
• Oferecer descontos para estudantes que apresentarem a escola para amigos e familiares

Lembre-se de que oferecer promoções é ótimo para aumentar as matrículas, mas a decisão deve ser tomada de forma estratégica para evitar problemas financeiros mais tarde.

Durante o processo: veja como ter mais eficiência ao matricular estudantes

Agora que o planejamento está em dia, chegou a hora de começar o processo de matrículas. Aqui é importante ter estratégia, organização e tecnologia para evitar a sobrecarga de trabalho e para aumentar a satisfação de alunos, pais e responsáveis. 

Veja três passos para alcançar esses objetivos:

6. Conte com matrículas online 

A automação e a digitalização dos processos de matrícula tornam a experiência mais segura e agradável, tanto para a escola quanto para a família do aluno.

As matrículas online do sistema Sponte, por exemplo, automatizam todo o processo, que pode ser feito pelo aluno, pai ou responsável diretamente por meio da internet, de forma fácil e intuitiva, sem sair de casa. Assim, eles não precisam ir até a escola e sua equipe fica disponível para lidar com outras demandas.

O próprio contrato de matrícula é emitido online, com validação simples e ágil por meio de assinatura eletrônica.

O pagamento também pode ser feito digitalmente, via cartão de crédito, o que facilita ainda mais o processo.

7. Otimize o trabalho da secretaria escolar

Nem todo aluno vai optar pela matrícula online, por isso, é essencial buscar estratégias e ferramentas que deem eficiência à secretaria escolar para evitar sobrecargas e garantir a realização adequada do trabalho.

O primeiro passo para isso é treinar sua equipe. Profissionais capacitados geralmente são mais ágeis.

Além disso, a gestão deve padronizar os processos para que todos saibam como realizar cada etapa do trabalho e para evitar confusões, cadastros dissonantes e erros.

Busque também reduzir a burocracia e a papelada envolvidas na gestão da secretaria. Para isso, busque um sistema que ofereça documentação digital personalizável, armazenamento online e seguro de documentos e arquivos, envio de notificações de forma automatizada, etc.

🔎 Leia mais: Como organizar sua secretaria escolar para a época de rematrículas?

8. Ofereça métodos de pagamento eficientes

Cobranças realizadas por meio de dinheiro vivo, cheques ou boletos dão trabalho para a equipe da secretaria, podem exigir que os pais e responsáveis vão até a escola, criam filas no atendimento e demandam muito mais cuidado com o armazenamento e com a segurança.

Por isso, se você quer ter um processo de matrículas eficiente, também é essencial otimizar as formas de pagamento em sua instituição.

Muitas escolas já trabalham com cartão de crédito e/ou débito, o que é um grande avanço. Eles facilitam o trabalho da equipe e não demandam muito esforço por parte dos alunos, pais e responsáveis.

No entanto, para dar ainda mais eficiência e tranquilidade para todos os envolvidos, sua escola pode contar com o pagamento recorrente. 

Essa prática está rapidamente se tornando o meio mais usado por escolas no país inteiro. Ela ocorre por meio do cartão de crédito ou por débito automático, com o envio automatizado de links de pagamento para seus clientes. 

Dessa forma, o responsável financeiro — seja ele aluno, pai ou responsável — fará o pagamento na data combinada de forma ágil, sem precisar sair de casa ou do trabalho. Isso porque a quitação já está programada por meio do sistema da escola.

Assim, o método melhora a experiência de seu público e ainda combate a inadimplência causada pelo esquecimento. Além disso, com o Sponte Pay, a baixa no sistema é automática, o que reduz o trabalho na secretaria escolar. 

Outra opção interessante é a disponibilização de pagamento via PIX, que também otimiza o trabalho de todos os envolvidos e dá mais agilidade ao processo. Muitos responsáveis preferem essa opção.

Quer saber mais sobre as diferentes opções para sua escola? Então leia nosso artigo: Meios de pagamento e eficiência: qual o melhor formato para sua escola?

Vale lembrar que nem todo mundo vai querer pagar por cartão de crédito ou PIX. Por isso, contar com outras possibilidades é uma boa forma de atrair um público maior. Ainda assim, tenha os métodos mais eficientes como prioridade.

🔎 Leia também: Tudo o que você precisa saber sobre captação de alunos e retenção de matrículas.

Depois das matrículas: retenção e combate à inadimplência

Agora que os alunos estão matriculados, é hora de garantir a continuidade de seus estudos e evitar atrasos nas mensalidades. Preparamos dicas importantes para te ajudar com esses objetivos tão indispensáveis:

9. Otimize a comunicação com a comunidade escolar

Manter um contato direto e constante com sua comunidade escolar é fundamental para garantir a satisfação, a participação e a retenção de estudantes. Por isso, as estratégias de comunicação com alunos, pais e responsáveis são tão importantes.

Nesse sentido, há duas frentes que devem ser atendidas pela comunicação escolar:

• Envio de avisos: 

É interessante enviar avisos e comunicados para pais e responsáveis com frequência. Além de ajudar a garantir o funcionamento adequado da instituição, isso faz com que a comunidade sinta-se participante na gestão escolar e na formação dos alunos, o que é ótimo para potencializar a retenção.

No entanto, manter essa constância nos avisos pode dar muito trabalho se sua equipe comunicar-se apenas de forma manual, com mensagens, e-mails e ligações.

Com a tecnologia certa, essa realidade pode mudar. O Portal do Aluno do Sponte  e o aplicativo Agenda Digital, por exemplo, disponibilizam todas as informações dos alunos de forma simples e acessível, além de automatizarem o envio de comunicados escolares e notificações.

Por meio do aplicativo Agenda Digital, pais e responsáveis recebem notificações no celular a cada atualização da escola. Assim, eles ficam informados e sua equipe administrativa economiza mais de 16 horas semanais de produtividade.

🔎 Leia mais: A comunicação entre pais e escola: o que a tecnologia tem a nos ensinar?

É preciso levar em conta que o envio frequente de mensagens via celular, por exemplo, pode ser exaustivo para muitos pais e responsáveis. Essa é outra vantagem de uma ferramenta como o Portal do Aluno do Sponte, porque com ele as comunicações são menos invasivas.

• Relacionamento 

O engajamento com a comunidade escolar também é um importante objetivo que pode ser alcançado com estratégias efetivas de comunicação .

Por isso, além de enviar avisos, busque abrir um canal de “mão dupla”, por meio do qual alunos, pais e responsáveis podem enviar dúvidas e comentários, ou interagir com a escola. O caminho ideal para isso são as redes sociais. 

Muitas escolas veem as redes apenas como ferramentas estratégicas para atrair mais matrículas — e elas são, de fato, ótimas para isso (leia mais em: Como usar o marketing nas redes sociais para melhorar a captação de alunos).

No entanto, elas também têm um potencial enorme para melhorar o relacionamento com estudantes que já fazem parte de sua instituição.

Use o Instagram para postar fotos dos estudantes, de seus projetos, de suas conquistas e de momentos divertidos na escola. Divulgue eventos e ações no Facebook. Conte com o TikTok para prender a atenção dos alunos, dar dicas de estudos e possibilitar aos alunos a criação de seus próprios vídeos.

Esses são apenas alguns pequenos exemplos do potencial das redes sociais. As possibilidades são limitadas apenas pelas plataformas e pela criatividade de sua equipe.

Lembre-se de que a escola precisa de autorização dos pais e responsáveis para compartilhar imagens dos estudantes.

E, é claro, use todos esses canais para dialogar com a comunidade escolar, respondendo quaisquer demandas e comentários. Isso faz com que alunos, pais e responsáveis sintam-se importantes para a instituição.

10. Utilize a tecnologia para combater a evasão de alunos

Um dos maiores desafios da gestão escolar, depois de conquistar as matrículas, é combater a evasão de alunos.

Quando há um número alto de estudantes desistindo ou mudando de instituição, o gestor passa a enfrentar problemas financeiros e até de organização pedagógica — é preciso rever ensalamento e divisão de turmas, por exemplo.

No entanto, há estratégias que permitem enfrentar a evasão com eficiência e inteligência. 

Para isso, é preciso ter em mente que a tendência ao abandono da instituição aparece por meio de sinais dados pelo próprio aluno. As mensalidades começam a atrasar, as notas caem, as faltas aumentam e ele demonstra baixa ou nenhuma participação nas atividades desenvolvidas em sala de aula.

Ao prestar atenção nesses sinais, o gestor pode prever a probabilidade de evasão do estudante. Assim, sua equipe tem tempo hábil para agir, buscando conversar com o aluno e com seus familiares para entender o problema e resolver as demandas antes que eles decidam abandonar a matrícula.

Pode parecer difícil acompanhar todas essas informações, mas com um sistema de gestão escolar o processo pode ser automatizado por meio de um monitoramento digital.

🔎 Leia mais: Como a tecnologia ajuda a combater a evasão e o abandono escolar?

11. Conte com um sistema de gestão financeira para acompanhar a inadimplência

Já falamos sobre a inadimplência nas mensalidades e a possibilidade de contar com bons métodos de pagamento, como a cobrança recorrente e o pagamento via PIX.

No entanto, por melhor que seja o meio de pagamento, é preciso complementá-lo com um acompanhamento de perto de cada mensalidade, avaliando os riscos e atrasos de maneira clara e eficiente. 

Um software escolar com gestão financeira é o caminho certo para isso. O Sponte disponibiliza relatórios e indicadores de inadimplência personalizados, além de automatizar o envio de lembretes de cobrança e links de pagamento.

Rematrículas: dicas para garantir a continuidade dos estudantes

O trabalho com a retenção de alunos começa desde o momento da matrícula, mas durante o fim de um período letivo, ele deve ser redobrado. 

Por isso, preparamos três dicas para te ajudar a garantir as rematrículas, com foco especial em conquistar alunos fiéis, além de pais e responsáveis apaixonados pela escola. 

Com isso, você aumenta muito as chances de manter suas finanças positivas e de fazer crescer sua reputação na cidade e região em que a escola está inserida.

12. Recompense alunos fidelizados

Alunos, pais e responsáveis que permanecem com sua instituição por anos devem sentir que sua fidelidade é recompensada. Para isso, a escola pode oferecer descontos especiais pela permanência, assim como promoções e formas de pagamento diferenciadas.

Além disso, dê atenção a eles, ouvindo demandas e valorizando cada comentário. Uma comunidade escolar fidelizada deve sentir que realmente faz parte da gestão.

13. Tenha um cronograma que priorize as rematrículas

Já falamos, no começo deste texto, sobre a importância de planejar com antecedência o momento das matrículas e rematrículas, com cronogramas bem organizados.

Nesse processo de definição, comece pelas rematrículas. Afinal, a maior parte dos seus alunos no próximo semestre serão estudantes que já estavam na escola. Então dê a eles o tempo e a atenção necessários para reafirmarem sua continuidade em sua instituição.

Isso também é ótimo para a equipe, que pode focar seus esforços nas campanhas de rematrículas antes de começar a buscar intensamente novos alunos. Assim, o processo fica melhor organizado e mais eficiente. 

14. Preconize a comunicação com alunos, pais e responsáveis

Já falamos sobre a importância da comunicação para garantir a satisfação dos alunos e sua retenção. Mas vale lembrar que ela também é importantíssima para as campanhas de rematrículas.

É por meio dos avisos e mensagens da escola que os alunos, pais e responsáveis ficam sabendo sobre prazos e sobre os procedimentos necessários para garantir a continuidade na escola.

Também é a comunicação escolar que transmite as vantagens dessa continuidade e convence-os a privilegiar sua escola com uma rematrícula para o próximo período letivo.

O potencial de um processo eficiente de matrículas e rematrículas

Como vimos, otimizar a captação de alunos não é tão simples: há vários passos que devem ser tomados para alcançar o máximo de eficiência nas matrículas e rematrículas em sua gestão escolar.

A boa notícia é que há várias ferramentas tecnológicas que podem potencializar esse processo. Neste texto, falamos sobre funcionalidades de comunicação com a comunidade escolar, funil de captação, otimização da secretaria e muito mais.

Mencionamos ainda os recursos de CRM do Sponte, uma ferramenta que pode aumentar em 3 vezes o número de matrículas em uma escola.

Ou seja, o potencial de um processo bem organizado é enorme e, para organizá-lo, sua escola pode contar com a ajuda de um sistema de gestão escolar. 

Agora, continue sua leitura com nosso guia completo para captação e retenção de alunos: