Quais os perigos da perda de dados para sua escola?

Qualquer instituição de ensino precisa trabalhar com muitos dados. Desde informações a respeito dos alunos e dados financeiros dos responsáveis até relatórios de gestão. Tudo isso é essencial para sua organização e precisa ser muito bem protegido para garantir a segurança nas escolas.

Além de causar problemas internos à escola, a perda de dados cria complicações jurídicas para sua gestão. Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), você pode sofrer multas rigorosas e até outras sanções em seu trabalho.

• Saiba mais: LGPD: uma introdução ao que sua escola precisa saber sobre a lei.

Isto é, há questões jurídicas envolvidas na segurança de dados, além das preocupações administrativas e da ética para com os alunos e familiares afetados.

Por isso, neste artigo vamos falar sobre as sérias consequências que sua instituição de ensino pode sofrer com a perda de dados, para que você saiba como se prevenir e garantir a segurança da escola.

Como pode acontecer a perda de dados na gestão escolar
Quais as consequências e perigos da perda de dados para sua escola?
LGPD: quais consequências legais a escola pode enfrentar ao perder dados?
Mais segurança nas escolas: como a instituição pode evitar a perda de dados?
Segurança nas escolas com a gestão de pagamentos
A importância de uma gestão escolar digital

Como pode acontecer a perda de dados na gestão escolar?

As escolas são guardiãs de diversos dados importantes relacionados aos alunos e seus pais e responsáveis, caso eles sejam menores de idade.

Junto a eles, há também documentos essenciais para a administração escolar e para a coordenação pedagógica que precisam ser protegidos, como:

• Históricos escolares
• Avaliações
• Contratos
• Certificados
• Ocorrências acadêmicas e disciplinares
• Atas
• Boletos de cobrança

Esses arquivos revelam informações sobre toda a comunidade escolar, além de conhecimentos cruciais para a gestão da instituição, como índices de evasão e intenções de matrículas. 

Logo, são dados de alta relevância para o planejamento da escola como um todo, seja de marketing, financeiro ou gestão pedagógica.

• A empresa Easeus, especializada no assunto, fez uma pesquisa sobre segurança de dados que teve resultados muito significativos. Segundo o estudo, 72% das instituições que perderam seus dados fecharam em 24 meses, ou seja, apenas dois anos.

Isso mostra a que ponto chegam as consequências da perda de dados para as empresas. Afinal, como realizar o pagamento dos funcionários, dar continuidade às tarefas da gestão e às atividades pedagógicas, e até mesmo garantir a arrecadação e o controle do fluxo de caixa escolar sem os arquivos da instituição?

E quais os motivos da perda de dados? 

• A mesma pesquisa da Easeus revelou que 65% das perdas de dados são complicações ligadas ao hardware. Isto é, problemas de arquivamento e acesso. Também estão nessa porcentagem questões involuntárias às empresas, como vírus de computadores e invasão de hackers.

O estudo mostra o quão importante é investir em segurança tanto interna quanto externa para os dados da escola, caso contrário, as consequências podem ser severas, como veremos a seguir.

Quais as consequências e perigos da perda de dados para sua escola?

A primeira questão que deve ser considerada é como a instituição de ensino ficaria desorientada se perdesse todos os seus dados. Seria impossível fazer planos e previsões para o futuro, ainda que a curto prazo, sem ter acesso ao histórico da escola.

Isso inclui o financeiro da escola, as cobranças, a organização pedagógica e até a avaliação dos alunos. Sem dados, não haveria como mensurar o crescimento da instituição de ensino, nem como ter controle sobre as demandas internas da escola, o que dificultaria muito sua gestão escolar.

Além disso, enquanto sua escola não consegue recuperar os dados, há um comprometimento total da produtividade na gestão escolar, principalmente dos funcionários do setor administrativo.

Sem falar que a operação para a recuperação de dados inclui diversos custos que vão além da mão de obra especializada. Muito provavelmente serão requeridos softwares específicos para a restauração do banco de dados e até gastos com novos hardwares, entre outros.

Portanto, a perda de dados certamente representa um prejuízo imenso para a instituição. Algo que é um problema ainda mais sério em tempos de crise.

• E os prejuízos financeiros não são reflexos apenas de gastos com a recuperação. A imagem da escola fica manchada no mercado, sobretudo se a perda de dados afetar os alunos e seus familiares. 

Afinal, quem confiaria em uma escola que sofre com esse tipo de problema? Essa é uma questão difícil de se reverter na opinião pública.

Por isso, sua gestão escolar também precisa se preocupar com as consequências legais da perda de dados.

LGPD: quais consequências legais a escola pode enfrentar ao perder dados

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) regula, sobretudo, a forma como as empresas tratam os dados de seus clientes no Brasil. Essa legislação representou uma mudança nos artigos 7º e 16 do Marco Civil da Internet.

• E a LGPD também impacta no caso de perda de dados nas escolas.

Qualquer instituição que lida com os dados de seus clientes se enquadra nessa lei, e as instituições de ensino não fogem à regra. A LGPD estabelece de forma bem clara o que são considerados dados, classificando-os por tipo e assegurando sua proteção.

A LGPD ainda garante o direito do titular a ter acesso aos seus próprios dados sempre que precisar. Em relação à segurança, fica a cargo da empresa detentora dos dados mantê-los protegidos em sua integridade.

• Caso haja descumprimento da LGPD, estão previstas, entre as punições: penalidades diárias e multas de 2% sobre o faturamento da empresa, que podem ir até 50 milhões de reais.

Portanto, é importante estar ciente de que os alunos e seus responsáveis estão resguardados pela lei quanto a seus direitos, podendo acionar a Justiça, principalmente em casos graves, como o de vazamento de dados.

• Saiba mais: LGPD: como sua escola pode amenizar riscos e se adequar.

Mais segurança nas escolas: como a instituição pode evitar a perda de dados?

A fim de evitar ao máximo a perda de dados (e todas as suas consequências), o primeiro passo da gestão escolar é estabelecer uma Política de Segurança da Informação. 

Esse documento nada mais é do que um conjunto de regras que controlam o acesso, a edição, o tratamento e a transmissão dos dados da instituição.

A Política de Segurança da Informação também contempla as regras específicas para a utilização de credenciais e senhas por pessoas específicas, além de possuir normas para o gerenciamento e contingência de riscos. 

Nesta última, cabe, inclusive, um cronograma de backups, entre outras medidas, a fim de prevenir e remediar a perda de dados da melhor forma possível.

• Além de ter uma política interna consistente para lidar com o problema, é altamente recomendável contar com ferramentas tecnológicas de qualidade para garantir a segurança dos dados em sua escola. 

Com a tecnologia, é possível fazer o registro, o armazenamento e a conservação dos dados de forma eficiente e garantir o acesso a pessoas autorizadas com toda a proteção que esses arquivos exigem.

Isso se torna ainda mais eficaz se os dados forem armazenados na nuvem (diretamente na internet). Tal opção protege sua escola dos problemas de hardware e deixa todas as informações disponíveis de forma online e segura.

O sistema de gestão escolar Sponte também é um grande aliado nesse momento. Com ele, a escola tem um backup de todos os seus dados mais importantes, os quais são guardados e organizados em um sistema online altamente seguro. Os arquivos ficam gravados na nuvem, impedindo o acesso a quem não estiver autorizado.

Estando em um ambiente online e seguro, os dados da instituição ficam bem-organizados e acessíveis a todos que precisarem deles. 

Até porque o software Sponte integra todos os setores da escola, o que facilita o compartilhamento de informações entre os setores administrativo, pedagógico e financeiro, otimizando o trabalho de toda a equipe.

Segurança nas escolas com a gestão de pagamentos

Ao longo do texto, falamos de dados financeiros não só da escola, mas também dos alunos e de seus responsáveis. 

Para garantir ainda mais segurança durante as transações financeiras de sua escola, conte com o Sponte Pay, o meio de pagamento por recorrência no cartão de crédito.

O Sponte Pay é um serviço oferecido pelo sistema Sponte que assegura a cobrança das mensalidades de forma fácil e, sobretudo, confiável, garantindo autonomia e segurança tanto para instituição de ensino quanto para os alunos e seus responsáveis.

A importância de uma gestão escolar digital

Se todos os perigos citados neste artigo espreitam escolas que já trabalham digitalmente, imagine em instituições de ensino que ainda realizam todos os processos no papel?

Essa forma de gestão escolar é muito mais vulnerável a falhas humanas e problemas externos. Por isso, contar com um sistema de gestão como o Sponte é urgente. Com um bom software em mãos, a gestão escolar se automatiza, tornando-se muito mais eficiente e, é claro, segura!