Como receber por PIX na gestão escolar: aproveite essa forma de pagamento de mensalidades

A tecnologia do PIX já chegou nas escolas e faz sucesso como meio de pagamento entre os brasileiros. Essa forma de pagamento para mensalidades é rápida, prática e ajuda sua gestão financeira escolar. E como receber por PIX e utilizar seus benefícios em sua instituição de ensino?

Essa a ferramenta permite a transferência instantânea de dinheiro entre pessoas físicas ou jurídicas a qualquer momento, inclusive em feriados e fins de semana.

E tudo pode ser feito com poucos cliques, seja no aplicativo do banco no celular ou no site do Internet Banking da instituição financeira. 

Em resumo, é mais simplicidade para o pagamento e menos risco de inadimplência para sua escola.

Quer aproveitar essa tecnologia em sua instituição de ensino? Então continue a leitura para saber como receber mensalidades por PIX e mais sobre o assunto:

• PIX como forma de pagamento nas escolas: como receber por PIX?
• Oriente alunos e responsáveis: como pagar por PIX nas escolas?
• Vale a pena contar com PIX nas escolas?
• Qual é o custo de receber por PIX na gestão escolar?
• Comparativo: PIX ou outras formas de pagamento?
• Devo investir em PIX na minha escola?

PIX como forma de pagamento nas escolas: como receber por PIX?

O PIX é uma ferramenta prática e rápida que pode ser usada para o recebimento de mensalidades escolares. Atualmente, há duas formas diferentes com as quais sua escola pode receber pagamentos com essa tecnologia.

Entenda melhor sobre elas e descubra como aplicá-las em sua gestão financeira escolar:

• Disponibilização de chaves PIX para alunos e responsáveis

Essa é a forma mais tradicional de recebimento via PIX. Ao optar por utilizar essa opção junto à sua instituição bancária, você deve registrar chaves PIX para a escola.

Essas chaves podem ser o CNPJ, o e-mail da escola, o número de celular, códigos aleatórios ou alguma outra opção de sua preferência. Você pode contar com uma ou mais chaves PIX.

Depois disso, é preciso disponibilizar essas chaves para alunos e responsáveis. Ela não precisa ser um “segredo”, afinal, a única coisa que alguém pode fazer com ela é transferir dinheiro para você.

Portanto, é possível deixá-la à vista na recepção da escola, impressa em um documento, por exemplo. Você também pode divulgá-la online, apresentando para alunos, pais e responsáveis essa possibilidade de pagamento.

Outra opção é enviá-la por WhatsApp, SMS ou e-mail, combinando com o responsável pelo pagamento sobre essa nova forma de quitar a mensalidade. 

Se a forma de pagamento for apresentada durante um atendimento presencial aos alunos e responsáveis, você pode falar a chave ou simplesmente entregá-la anotada em um pedaço de papel. 

Mas, para mostrar mais profissionalismo no relacionamento com a comunidade escolar, é melhor ainda oferecer um pequeno cartão impresso com as chaves e um número de contato para tirar dúvidas com a escola.

Geralmente, o mais recomendado é utilizar CNPJ, e-mail e celular como suas chaves PIX, pois costumam ser as chaves mais usadas. Isso vai facilitar quando alunos e responsáveis quiserem fazer uma transferência.

Além disso, se você preferir, pode solicitar que os responsáveis enviem o comprovante para a escola, mas isso prejudica o principal benefício do recebimento via PIX, que é facilitar o pagamento das mensalidades.

Outra opção é solicitar que eles se identifiquem no campo de mensagem do PIX, com o nome e, se possível, a turma ou o curso de que participam, para ser mais fácil para a secretaria dar baixa no recebimento. Isso dá pouco trabalho para quem está pagando e facilita a vida de quem está recebendo.

Mesmo assim — seja com a identificação do PIX ou com o comprovante — sua gestão ainda precisará organizar esses recebimentos e dar baixa manualmente no cadastro de cada aluno. Esse acompanhamento é fundamental para controlar e reduzir a inadimplência.

• Automatização do recebimento por PIX

Se você quiser facilitar esse processo e evitar as baixas manuais (que, além de darem trabalho, são vulneráveis ao erro humano) uma boa opção é a automatização. 

Você pode ter essa tecnologia por meio do seu sistema de gestão escolar. Uma das principais opções oferecidas pelos softwares é a disponibilização de um QR code que o aluno ou o responsável pode escanear com o smartphone e realizar o pagamento via PIX.

Isso facilita ainda mais o processo para o responsável pelo pagamento, já que ele não precisa nem decorar a chave PIX da escola.

Mas a principal vantagem é para sua gestão financeira. Com a tecnologia, a baixa da mensalidade é feita automaticamente em seu sistema de gestão escolar. Assim, o controle é automático, poupando tempo da equipe e evitando erros.

Oriente alunos e responsáveis: como pagar por PIX nas escolas?

Não basta contar com um excelente sistema para receber mensalidades via PIX na gestão escolar. Você também precisa apresentar essa solução para alunos, pais e responsáveis, mostrando para eles os benefícios e facilidades que encontrarão com ela.

Além disso, também é fundamental explicar exatamente como o pagamento vai funcionar. Mesmo que o PIX já seja conhecido por boa parte da população, o responsável pelo pagamento da mensalidade pode não saber como usá-lo.

Isso prejudica a experiência durante o pagamento e pode gerar frustração, causando o oposto do que sua escola estava buscando. Em vez de fidelizar o aluno, você estaria afastando-o.

Por isso, no caso de receber via chaves PIX, lembre-se de disponibilizá-las de um jeito profissional, que o responsável pelo pagamento sempre tenha acesso. Além disso, ofereça-se para mostrar como o processo funciona no próprio aplicativo dele. Assim, não vão restar dúvidas.

Se o seu recebimento for por meio de QR code, a explicação também é indispensável. Afinal, menos pessoas estão acostumadas com essa forma de pagamento.

Ajude o responsável a realizar o primeiro pagamento. Dessa forma, ele terá mais facilidade nas próximas vezes e saberá que a escola se preocupa com seu bem-estar. Essa é uma ótima forma de fortalecer o relacionamento com pais e responsáveis, e melhorar a retenção de alunos.

🔎 Leia mais: Como o Sponte ajuda na captação e retenção de alunos?

Vale a pena contar com PIX nas escolas?

O PIX na gestão escolar apresenta diversos benefícios. Para alunos e responsáveis, o processo de pagamento da mensalidade fica muito mais fácil e a transferência não tem qualquer custo para o pagador.

Para a escola, a ferramenta ajuda muito na gestão financeira, porque o dinheiro fica disponível rapidamente e automaticamente, o que dispensa a necessidade de contar com conciliação bancária, por exemplo.

Além disso, com um sistema de gestão educacional, o registro desse recebimento pode ser automático, poupando o tempo de sua equipe.

E, é claro, a escola sai ganhando com a fidelização de alunos e responsáveis, graças à facilidade no pagamento.

Contudo, é importante levar em conta que o PIX não é gratuito para a escola.

Qual é o custo de receber por PIX na gestão escolar?

Ainda que o PIX seja gratuito para seus alunos e responsáveis (pessoas físicas, realizando pagamentos), ele pode ter custos para escolas, que são pessoas jurídicas.

Nesses casos, os bancos têm liberdade para estabelecer a tarifa cobrada. Geralmente, essa cobrança é feita por valores percentuais, como já acontece com cobranças via cartão de débito ou crédito.

O percentual praticado pelas instituições bancárias costuma variar entre 0,99% e 1,5% sobre o valor total da transação, com valores mínimos e valores máximos para as taxas.

Por exemplo, considerando uma tarifa média de 1,2%, se você receber uma mensalidade de R$ 500 via PIX, você pagará R$ 6 ao banco.

Comparativo: PIX ou outras formas de pagamento?

Atualmente, há muitos meios de pagamento diferentes para escolas. Temos desde o dinheiro vivo até a cobrança recorrente no cartão de crédito, e o PIX também precisa ser incluído nessa lista.

Vamos comparar o PIX nas escolas com algumas outras formas de pagamento comuns no setor educacional e, com isso, você poderá escolher os meios de pagamento que mais se encaixam nas necessidades de alunos e famílias. Confira:

• Dinheiro vivo ou PIX?

O pagamento por dinheiro vivo é uma prática pouco usada hoje em dia. Afinal, quase ninguém anda com o dinheiro de uma mensalidade na carteira, não é mesmo? 

Essa modalidade não tem custo direto para sua escola, mas apresenta pouca segurança. Você precisa investir em formas de armazenar o dinheiro, além de perder tempo indo ao banco para depositá-lo.

O PIX, por sua vez, pode ter um custo. Contudo, considerando os gastos com armazenamento e segurança, além da perda de tempo apresentada pelo dinheiro vivo, o PIX tende a ser uma opção mais interessante.

• Cheques ou PIX?

O cheque também não tem custo direto para a escola, mas esbarra no mesmo problema que o dinheiro vivo. Sua gestão financeira precisará armazenar e garantir a segurança do valor. E, para piorar, a compensação do cheque depois do depósito pode ser demorada.

Com o crescimento do cartão de crédito e débito, o cheque também vem caindo em desuso. A vinda do PIX deve deixá-lo ainda mais no escanteio.

• Boleto bancário ou PIX?

Atualmente, o boleto bancário tem um grande destaque no pagamento de mensalidades. Muitos gestores, alunos, pais e responsáveis estão acostumados com esse método. Com ele, é possível pagar na rede bancária ou no próprio internet banking.

Contudo, ele tem custos diretos. As escolas podem ter de pagar entre 3 e 8 reais para cada boleto emitido.

Além disso, ele não tem a praticidade do PIX para os alunos e responsáveis, que precisarão pegar o boleto (físico ou virtual) para pagá-lo.

• Cartão de débito/crédito ou PIX?

O cartão também apresenta taxas para a escola. Geralmente, o valor fica entre 2% e 3,5% do total do pagamento. Além disso, para pagar com o cartão, o aluno ou responsável precisa ir até a escola. 

Ele não pode fazer isso digitalmente, a não ser por meio de uma transferência ou do PIX (que tem uma taxa menor e pode ser pago de qualquer lugar).

• Cobrança recorrente via cartão de crédito ou PIX?

Hoje, a cobrança recorrente via cartão de crédito é uma das poucas formas de pagamento que podem ser mais eficientes do que o PIX.

Sua principal vantagem é a praticidade do pagamento. O aluno ou o responsável tem o desconto automático na conta, sem precisar de qualquer atividade. Nada de ir ao banco ou à escola, ou mesmo fazer pagamentos via aplicativo.

🔎 Leia mais: Aproveite o pagamento recorrente para combater a inadimplência e ter mais matrículas.

Devo investir em PIX na minha escola?

Com essas comparações, você já pode ter muito mais clareza na hora de decidir usar ou não o PIX em sua escola.

Apesar de não ter a simplicidade da cobrança recorrente, ele está crescendo no gosto do brasileiro e é uma opção interessante para sua gestão financeira ter mais facilidade, reduzir a inadimplência e mostrar dedicação aos seus alunos.

Aproveite também e confira os índices anuais da inadimplência em escolas privadas no Brasil: