Gestão financeira escolar: como combater a inadimplência nas escolas?

Lidar com a inadimplência nas escolas é uma das principais tarefas da gestão financeira escolar. Afinal, as mensalidades atrasadas prejudicam o faturamento, dificultam novos investimentos e podem até colocar em risco o funcionamento da instituição.

No entanto, combater a inadimplência escolar não é uma tarefa tão fácil. 

Há muitos fatores a acompanhar — inclusive a legislação, que deve ser seguida com precisão para evitar multas e outros problemas ainda mais sérios. Sem falar que lidar com alunos inadimplentes pode ser delicado. 

Mas é essencial enfrentar esse problema! Segundo informações do Serasa Experian, em abril de 2022 o Brasil alcançou 66,1 milhões de pessoas inadimplentes — um recorde na inadimplência desde 2016. 

Isso impacta diretamente as escolas. Tanto que, de 2019 até março de 2024, o índice de inadimplência em instituições particulares saltou de 17,57% para 22,63%. 

Esse dado vem de uma pesquisa da Sponte com mais de quatro mil escolas de todos os segmentos e de todos os estados do Brasil.

• Se quiser conferir mais dados sobre essa pesquisa exclusiva, acesse: Inadimplência escolar em escolas privadas do Brasil: o que sua gestão financeira precisa saber.

A partir dos 5% de inadimplência, o impacto financeiro já começa a ser sentido na gestão escolar. Por isso, continue sua leitura e confira tudo que você precisa saber sobre a inadimplência nas escolas e como combatê-la para proteger sua instituição.

• O que é a inadimplência escolar?
• Por que a inadimplência é um problema tão grande para a gestão financeira escolar?
• Como saber se sua escola está com muitos alunos inadimplentes?
• Como falar com alunos, pais e responsáveis em casos de mensalidades atrasadas?
• Qual meio de pagamento é o mais seguro contra a inadimplência?
• Como combater a inadimplência escolar em sua gestão financeira escolar?

O que é a inadimplência escolar?

Nas definições mais comuns de inadimplência, esse conceito significa o não pagamento de uma conta, ou o não cumprimento de obrigações financeiras dentro do prazo estipulado. Dessa forma, podemos considerar que a inadimplência nas escolas acontece quando alunos, pais ou responsáveis não pagam as mensalidades até o vencimento.

Contudo, situações ocasionais de atrasos nas mensalidades nem sempre devem ser vistas como inadimplência. Alunos inadimplentes de fato são aqueles que acumulam mensalidades por muitos meses, ou que atrasam os pagamentos com frequência.

Mas é válido acompanhar esses pagamentos de perto, com um bom sistema de gestão financeira escolar para identificar possíveis problemas e conferir os impactos dos atrasos para os resultados da escola.

Por que a inadimplência é um problema tão grande para a gestão financeira escolar?

A inadimplência prejudica profundamente a gestão financeira de uma escola, principalmente quando se torna corriqueira. Afinal, o não pagamento de mensalidades incorre, diretamente, em uma queda de faturamento e em um desequilíbrio no fluxo de caixa.

As primeiras consequências são óbvias: lucros menores na gestão educacional. Mas, infelizmente, o impacto não se resume a isso.

Quando a inadimplência é muito grande, a redução no faturamento pode criar  até uma situação de insegurança financeira na instituição, pois, sem a tranquilidade de um fluxo de caixa saudável, gestores acabam sacrificando investimentos que seriam fundamentais para a evolução da escola.

🔎 Leia mais: Gestão financeira escolar: o que é e como fazer?

Entre as melhorias importantes que podem acabar canceladas, podemos mencionar:

• Ampliação e melhorias na infraestrutura
• Formação continuada para o corpo docente
• Adoção de metodologias de aprendizagem inovadoras
• Investimentos em tecnologia para otimizar a gestão escolar
• Contratação de novos professores e colaboradores
• Aquisição de equipamentos
• Entre outras

Sem esses avanços, a escola fica estagnada, o que impacta a aprendizagem dos alunos, a satisfação da equipe e a presença no mercado frente à concorrência.

No entanto, se o número de alunos inadimplentes for ainda maior, a situação pode piorar.

Com um fluxo de caixa incerto, fica difícil recompensar financeiramente os educadores — e nós sabemos que a valorização dos professores é o futuro para uma educação de qualidade.

Também se torna desafiador repor profissionais que se aposentaram ou mudaram de escola, assim como realizar consertos na estrutura e nos equipamentos.

Em situações mais extremas, a inadimplência pode levar até a dificuldades no pagamento de salários e de contas da escola — fazendo com que a própria instituição possa entrar em situação de inadimplência. Ou seja: combater a inadimplência é essencial para manter a sobrevivência financeira de uma escola.

É claro que essa é uma situação hipotética de inadimplência extrema. Muitas das escolas estão preparadas e não devem sofrer consequências tão profundas. 

Ainda assim, não precisamos reforçar que, em tempos de crise, lidar com as mensalidades é ainda mais importante, não é?! Só assim é possível evitar surpresas nesses períodos em que a inadimplência sobe e os custos da escola também.

Afinal, precisamos lembrar que — segundo o Censo Escolar 2021/Inep — 870 escolas privadas fecharam entre os anos de 2019 e 2021. Isso é um resultado do impacto que a pandemia teve na realidade escolar, reduzindo matrículas e piorando a situação da inadimplência escolar.

Em escolas de idiomas, a situação pode ser ainda mais séria, pois o número de alunos tende a ser menor. Por isso, uma boa gestão financeira é indispensável.

🔎 Leia mais: Gestão financeira em escolas de idiomas: você está fazendo isso certo?

Como saber se sua escola está com muitos alunos inadimplentes?

Como já vimos, estudantes que atrasam suas mensalidades apenas ocasionalmente não devem representar um perigo para a gestão financeira de sua escola. No entanto, quando isso se torna costumeiro, podemos dizer que ele é um aluno inadimplente.

A maioria das escolas sempre tem pelo menos um estudante nessa situação. Mas quando são poucos, o impacto não parece tão problemático. O faturamento da instituição continua saudável e não há razão para ações drásticas.

No entanto, essa impressão pode ser perigosa. Sem o devido cuidado, a inadimplência pode crescer de uma hora para outra e pegar sua equipe despreparada.

Assim, é fundamental trabalhar sempre com medidas preventivas, avaliar o recebimento mensal de todas as mensalidades, cobrar quaisquer alunos inadimplentes e contar com bons métodos de pagamento para evitar esquecimentos.

Contudo, quando o número de alunos inadimplentes cresce, é hora de alertar toda a gestão e tomar medidas mais sérias (tudo dentro do que permite a lei e de maneira cuidadosa, é claro).

Portanto, saber avaliar o impacto da inadimplência em seus resultados é fundamental.

Para isso, você precisa de uma excelente gestão financeira, com ferramentas digitais que permitam saber seus custos, organizar o planejamento de investimentos  e comparar tudo com o impacto que a inadimplência está causando. Se os valores perdidos com alunos inadimplentes estiver prejudicando seus planos, é necessário agir.

Como falar com alunos, pais e responsáveis  em casos de mensalidades atrasadas?

O primeiro passo para realizar cobranças é entender que o atraso das mensalidades pode ter sido causado por vários motivos diferentes. Identificar a situação do aluno inadimplente é fundamental para realizar uma cobrança que seja respeitosa, mas também eficiente. 

O atraso pode ser resultado de esquecimento, dificuldade com os prazos e até problemas financeiros. Busque conhecer esse motivo e converse com o aluno, pai ou responsável de forma adequada ao momento que ele está passando.

Direitos e deveres para cobrar alunos inadimplentes

Para combater a inadimplência de forma responsável — sem colocar em risco a própria escola — é essencial conhecer muito bem a legislação sobre o assunto. Assim, você evita multas, processos e até a publicidade negativa que uma cobrança mal feita pode gerar.

As principais questões que você precisa prestar atenção é que a escola jamais pode cancelar a matrícula ou prejudicar, de qualquer forma, o processo de aprendizagem de um aluno inadimplente durante o período letivo. Tampouco pode cobrar publicamente ou expor alunos ou responsáveis a situações vexatórias.

Por outro lado, a escola pode negar a rematricula para alunos que não pagaram as mensalidades, realizar cobranças e até cobrar judicialmente, se o atraso não for quitado de outra forma.

Se quiser saber como realizar cobranças adequadas para cada situação e dentro do que a lei preza, confira nosso texto: Como fazer a cobrança de mensalidades atrasadas em escolas?

Qual meio de pagamento é o mais seguro contra a inadimplência?

Cobrar as mensalidades atrasadas é importantíssimo, mas não é o suficiente para combater a inadimplência. Afinal, é como se você estivesse lidando com os sintomas, mas sem enfrentar a doença.

A cobrança preventiva, que mencionamos acima, é uma estratégia que ajuda a reduzir os atrasos, assim como a aplicação de juros e multa em pagamentos depois da data do vencimento. 

No entanto, essas técnicas sozinhas não são capazes de resolver o problema da inadimplência nas escolas. Elas precisam ser acompanhadas de métodos de cobrança mais eficientes.

O primeiro ponto a destacar é que quanto mais opções de pagamento sua escola disponibilizar, mais chances ela tem de receber as mensalidades no prazo. 

Afinal, há alunos, pais e responsáveis que preferem pagar com dinheiro. Outros costumam usar mais o cartão de crédito. E há até aqueles que ainda optam pelo pagamento em cheques.

Contudo, também é importante saber quais são os métodos mais interessantes para sua escola realmente investir. Dessa forma, você pode focar seus esforços e incentivar os pagamentos nesse método ideal.

Como combater a inadimplência escolar em sua gestão financeira escolar?

Como pudemos ver até agora, o principal caminho para combater a inadimplência escolar passa por quatro estratégias combinadas:

• Bons métodos de pagamento
• Cobranças preventivas
• Aplicação de multas e juros 
• Realização de cobranças adequadas e automatizadas quando ocorre o vencimento

Mas, para completar esse poderoso esquema de combate à inadimplência, você precisa também de uma excelente gestão financeira — preferencialmente automatizada.

A partir de uma ferramenta de gestão financeira como a do Sponte, você pode ter todos os dados necessários sobre sua gestão e sobre as mensalidades atrasadas. Tudo de forma compilada e acessível.

Além disso, você tem acesso a outras ferramentas importantes no combate à inadimplência, como o Sponte Pay, para cobranças recorrentes, e outras:

• Régua de cobrança inteligente: uma ferramenta de envio automatizado de mensagens de cobrança que ajuda a evitar o atraso por esquecimento e facilita muito o processo de cobrar alunos, pais e responsáveis.

• Fluxo de caixa em tempo real: o Sponte atualiza automaticamente cada movimentação financeira, o que dá à sua equipe um controle muito mais eficiente.

• Relatórios e indicadores automatizados: o sistema compila todas as informações automaticamente, oferecendo total visão da inadimplência — e também dos outros elementos de sua gestão. Isso oferece muito mais previsibilidade financeira para a instituição, além de informações para lidar com problemas.