Saiba como o boleto automatizado otimiza a gestão financeira escolar

O que vem à sua cabeça quando falamos sobre “tecnologia para escolas”? Aulas online? Lousa digital? Atividade com tablets? Robótica e lógica de programação? Ou também ferramentas de gestão financeira escolar, como régua de cobrança digital e boleto automatizado?

Ao contrário do que muita gente imagina, a tecnologia como forma de melhorar a performance das escolas não se resume à utilização da internet junto de ferramentas digitais pedagógicas em sala de aula. 

Esse é, sem dúvida, um fragmento importante da inovação como aliada ao sucesso da empresa, já que prepara os alunos para o mercado de trabalho do futuro – e oferecer uma boa educação é primordial para qualquer instituição de ensino ter sucesso.

Contudo, é quando a tecnologia chega até a administração financeira, quando os processos monetários são melhorados, que a escola se eleva como empresa.

Entre as vantagens trazidas pela automação da administração escolar está a otimização de pagamentos, em especial das mensalidades.  A tecnologia permite que esse processo seja automatizado e passe a ser organizado e executado por um software de gestão escolar como o Sponte.

Isso significa o fim de trabalhos complexos e de alto custo para o controle de caixa escolar, como também uma redução significativa de papéis e planilhas. Ainda, reduz a margem de erro e a inadimplência, aumentando a competitividade e o crescimento da escola. 

Entre as alternativas de pagamento, um bom exemplo é o boleto bancário. Apesar de ser uma das alternativas mais utilizadas, é também um dos que mais exigem controle por parte do time financeiro. 

No entanto, sua automatização substitui o documento impresso em papel e a postagem física dos boletos, melhora o controle de entrega e recebimento dos documentos emitidos, além de facilitar o rastreio do pagamento e emissão de segunda via.

Essas são apenas algumas vantagens de automatizar esse processo. A seguir, listamos alguns processos da sua escola que vão se transformar com a utilização do boleto automatizado. Confira!

• O que é boleto automatizado?
• Quais são os benefícios do uso do boleto automatizado na escola?
• Boleto automatizado integrado ao Sistema Sponte

O que é boleto automatizado?

O boleto bancário automatizado é um serviço seguro de emissão de títulos de cobrança por meio de aplicativos ou softwares gerenciais, como o Sponte. Disponibilizado via web, ele é registrado nos dados do comprador e facilita o recebimento das parcelas das mensalidades escolares.

O pagamento é identificado automaticamente pelo sistema gerencial, sem a necessidade de a escola dar baixa manualmente. 

Esse esforço manual também é dispensado com  integrações, manipulações, importações e trocas de arquivos.   

Em geral, o boleto automatizado é gerado e visualizado em HTML, com possibilidade de download e impressão, além de envio por e-mail e outros serviços de mensagem instantânea. 

Por fim, a taxa do boleto automatizado só é cobrada quando ele é pago pelo responsável financeiro do aluno.

Quais são os benefícios do uso do boleto automatizado na escola?

Esse processo de automatização de boletos traz inúmeros benefícios para as escolas que optam por esse tipo de cobrança, entre eles: 

Redução de custos

Neste quesito, os custos são reduzidos por:

• Despesas com impressão
• Despesas com envio
• Ganho operacional (não há necessidade de busca dos contatos para envio manual)
• Sem cobrança na emissão de boleto (a cobrança é feita na quitação)

Produtividade

Um dos recursos mais caros no orçamento de qualquer empresa, incluindo as escolas, é o tempo dos seus funcionários. As horas são recursos finitos, e é preciso otimizá-las para que se ganhe produtividade.

Se a sua instituição educacional ainda não utiliza o boleto automatizado, faça as contas de quantas horas seus funcionários do setor financeiro dedicam à emissão, administração, cobrança e envio de boletos, e quantas outras atividades poderiam realizar se não estivessem presos nessa administração tão trabalhosa. 

Detalhe: por se  tratar de uma função muito importante, que causa impacto direto na lucratividade da escola, é comum que os melhores colaboradores sejam destinados a esta tarefa, quando poderiam pensar melhor, por exemplo, no marketing, em estratégias de retenção de alunos ou mesmo na captação de novos alunos.  

Com o boleto automatizado, os funcionários ficam livres para ocupar tarefas que visam aumentar o lucro da escola, deixando o trabalho financeiro massivo para o sistema. 

Pagamento simplificado

Um bom gestor sabe que simplificar os meios de pagamento aumentam as chances de que ele seja efetivado. 

No caso do boleto automatizado, uma série de etapas são suprimidas para que o responsável financeiro quite as mensalidades de forma fácil e ágil.

Primeiro porque há várias possibilidades de envio, incluindo os meios digitais. 

Para as escolas que utilizam o Sponte Agenda Plus, app de agenda escolar digital integrado ao Sponte, por exemplo, o boleto automatizado pode ser enviado direto pelo chat, com possibilidade de copiar o código de barras do boleto ou realizar o pagamento via PIX. 

Tudo isso de forma simples, desburocratizada e solucionada a cobrança em poucos minutos.

🔎 Leia também: Como o app de agenda escolar do Sponte aumenta a retenção e a atração de alunos?

Cobranças automáticas

Sem dúvida, uma das partes mais complicadas para a equipe financeira é monitorar e cobrar os valores em atraso.

Com o boleto automatizado, é possível  avisar os responsáveis financeiros, por meio de integração ao sistema de gestão, sobre a aproximação da data de vencimento da mensalidade e também sobre seu atraso, com emissão e envio descomplicados de segunda via de boleto.  

Esse monitoramento da cobrança e recebimento de títulos facilita ações mais direcionadas, que trazem mais agilidade ao processo. O resultado é a quitação dos débitos em um tempo menor. 

No caso de juros e correções após o vencimento, o cálculo para o pagamento em atraso também é feito de forma automática, minimizando os erros. 

Pagamento apenas de boletos liquidados

Com o boleto automatizado, a escola não paga pela emissão do boleto, apenas quando ele é liquidado.

No caso do Boleto Automatizado Sponte, a taxa é reduzida, bem menor do que a média do mercado. Assista ao vídeo abaixo e saiba mais sobre essa ferramenta do Sponte:

Controle da inadimplência

O trabalho manual de uma secretaria no controle do pagamento de boletos,  mesmo que feito por canais digitais, dificulta o combate de problemas com a inadimplência escolar. 

Como qualquer outra empresa, as escolas privadas precisam ter controle de orçamento, e, neste caso, a mensalidade é a sua principal fonte de renda.

Quando há inadimplência em larga escala, é preciso avaliar o processo de pagamento e cobrança.

Com o boleto automatizado, esse controle é feito de maneira mais efetiva e com menos trabalho, o que dá margem para o nosso próximo item. 

Previsibilidade de caixa

A redução na inadimplência e o seu controle monitorado permitem que a gestão financeira da escola tenha uma previsibilidade de caixa.

Com isso, é possível planejar melhorias para a instituição de forma responsável, sem colocar a saúde financeira da empresa em risco.

🔎 Leia também: A importância de uma boa gestão financeira em escolas.

Relacionamento com a comunidade escolar

Optar pela cobrança por meio de boleto automatizado melhora o financeiro da sua escola e, consequentemente, a relação com a sua comunidade escolar.

Isso porque estabelece uma relação de confiança com a família, que passa a enxergar a instituição como uma empresa organizada em seus processos. 

Essa confiança se torna uma reputação positiva, o que reflete diretamente na retenção das matrículas e indicação de novos alunos. 

Boleto automatizado integrado ao Sistema Sponte

Para as escolas que utilizam o software Sponte como apoio à gestão financeira escolar, o boleto automatizado é totalmente integrado ao sistema.

Isso traz diversos benefícios:

• Implantação rápida e descomplicada
• Conciliação automática
• Cobrança automatizada
• Envio agilizado pelos canais de comunicação do sistema
• Emissão de segunda via facilitada
• E muito mais! 

Se você quer aprimorar a gestão financeira da sua escola de forma integrada e automatizada, o boleto automatizado do Sponte é uma excelente opção! Entre em contato com a Sponte e saiba mais: