Como ter mais produtividade na secretaria escolar?

Aumentar a produtividade na secretaria escolar precisa ser um dos principais objetivos do gestor de uma instituição de ensino.

Afinal, esse setor é responsável por organizar documentos, registrar os processos educacionais, gerir matrículas e realizar muitas outras funções administrativas centrais para o sucesso de sua gestão escolar.

Você sabe como fazer a gestão da secretaria escolar? Conhece as boas práticas e as ferramentas tecnológicas que podem revolucionar sua produtividade? Então este artigo é para você!

Nos próximos parágrafos, vamos mergulhar profundamente em cinco práticas totalmente focadas na transformação da secretaria escolar, para:

• Dar mais eficiência para sua equipe
• Eliminar a perda de tempo
• Reduzir custos
• Melhorar a satisfação de sua comunidade escolar

Quer conquistar tudo isso para sua secretaria escolar? Então continue a leitura e saiba como chegar lá com cinco passos práticos e simples:

• Digitalização de documentos e assinatura eletrônica na secretaria escolar
  • Envio digital de documentos
• Integração de registros com a equipe pedagógica
• Otimização da comunicação na gestão escolar
• Gestão e organização de matrículas e rematrículas
• Automatização dos processos da secretaria escolar

Digitalização de documentos e assinatura eletrônica na secretaria escolar

Um dos maiores gargalos da secretaria escolar está nos documentos em papel. Com a demanda que uma instituição de ensino precisa atender diariamente, é muito comum ter de lidar com pilhas e mais pilhas de papéis, guardadas em gavetas e arquivos, e atrapalhando a eficiência do trabalho de sua equipe.

Com uma gestão escolar digital, por outro lado, você pode eliminar a necessidade de tantos arquivos em papel. Entre os documentos que sua escola pode digitalizar estão os registros de matrícula, os contratos, os registros de notas e faltas, e muito mais.

Além de desocupar espaço e evitar bagunças, essa digitalização otimiza profundamente o trabalho da secretaria. Sua equipe não precisa mais perder tempo procurando e organizando papéis, e pode dedicar-se a funções mais importantes.

Sem falar que a digitalização reduz em até 45% os gastos com papel e impressão, o que pode fazer a diferença em sua gestão financeira.

No entanto, para aproveitar essa eficiência de forma segura, inclusive em documentos legais e contratos, é preciso contar também com a assinatura eletrônica de documentos. 

Com essa tecnologia, disponível no sistema de gestão escolar Sponte, você preserva a segurança de sua comunidade escolar.

Além disso, ela dá mais comodidade para pais e alunos, que podem assinar os documentos em qualquer lugar.

Envio digital de documentos

A digitalização na gestão escolar também otimiza o envio de documentos para alunos, pais e responsáveis. Em vez de precisarem ir até a escola para buscar algo simples, como um histórico escolar, eles podem recebê-lo onde quer que estejam.

Além de melhorar a satisfação de sua comunidade, você também otimiza o trabalho na secretaria escolar. Afinal, enviar um documento é muito mais rápido e fácil do que atender alguém presencialmente e localizar os papéis para essa pessoa.

O sistema Sponte ainda permite à escola configurar seus próprios modelos e organizar as solicitações de documentos por protocolos de atendimento.

Ele permite, ainda, que alunos, pais e responsáveis façam solicitações de documentos pelo Portal do Aluno. Depois, só precisam passar para retirá-los na secretaria no prazo estabelecido.

Integração de registros com a equipe pedagógica

Entre as principais demandas da secretaria escolar está a organização dos registros pedagógicos. Sua equipe precisa contar com todas as informações de presenças, notas e atividades de todos os seus alunos.

E quando isso é feito manualmente pela equipe da secretaria, a tarefa pode se tornar um problema. Principalmente na hora de fechar as notas, montar boletins, produzir o histórico escolar ou concluir um período letivo. 

Outro desafio ocorre quando esse trabalho não é adequadamente integrado com a equipe pedagógica. Nesses casos, é muito comum haver erros, retrabalho ou simplesmente falta de aproveitamento das informações disponíveis.

Tudo isso porque, em muitas escolas, os professores fazem os registros no caderno de aulas e os repassam para a equipe da secretaria. 

Esses colaboradores têm a responsabilidade de organizar, lançar nos sistemas, arquivar adequadamente todos os registros e ainda disponibilizá-los para alunos, pais e responsáveis. O que pode ser uma enorme perda de tempo.

Mas a solução é simples. Invista na integração dos registros com a gestão pedagógica!

Com o Sponte, por exemplo, os próprios professores podem fazer os registros pedagógicos diretamente no sistema, de forma simplificada e otimizada. 

O próprio software, então, organiza as informações com eficácia, e as disponibiliza para alunos, pais e funcionários pelo app ou Portal do Aluno em tempo real. Tudo isso sem perda de tempo para o time da secretaria escolar, o que aumenta a produtividade das equipes.

🔎 Leia mais: O que é gestão pedagógica? Tudo o que você precisa saber para sua escola.

Otimização da comunicação na gestão escolar

A comunicação com alunos, pais e responsáveis também está entre as demandas da secretaria escolar. Nesse contexto, é necessário enviar comunicados e avisos, além de compartilhar informações pedagógicas.

Como já vimos, a parte das informações pedagógicas pode ser otimizada com facilidade, graças a funcionalidades como o Portal do Aluno Sponte. 

Com essa ferramenta, os dados ficam disponíveis em tempo real para a comunidade escolar, tirando da secretaria o peso dessa responsabilidade e potencializando a produtividade de equipes relacionadas ao setor.

Da mesma forma, o envio de avisos e comunicados também pode ser muito fácil, com o envio digital e automatizado. Em vez de enviar o aviso para cada aluno ou responsável, sua equipe pode simplesmente registrar para quais turmas ele deve ser encaminhado e deixar o sistema fazer o trabalho pesado.

Tudo isso ainda reduz o fluxo de atendimento na secretaria escolar, o que facilita o dia a dia no setor.

🔎 Leia mais: Como garantir uma comunicação escolar eficaz com ferramentas digitais.

Gestão e organização de matrículas e rematrículas

O período de matrículas e rematrículas tende a ser um dos mais movimentados na gestão escolar — principalmente na secretaria.

Afinal, esse costuma ser o setor responsável por receber novos alunos, registrar os que querem continuar na escola e fazer toda a parte burocrática dos contratos de matrículas.

Além disso, em muitos casos, a secretaria escolar também tem responsabilidades no processo de captação de alunos, inclusive atuando no marketing educacional.

Para evitar crises e ter um período de matrículas mais tranquilo, é fundamental fazer um bom planejamento de todo o processo. Busque indicar, também, quem será responsável por cada etapa, para evitar sobrecargas na equipe da secretaria.

Além disso, reduza os processos manuais. Com documentos digitais, o trabalho é mais rápido e efetivo, evitando grandes filas ou correrias na secretaria.

Por fim, considere contar com as matrículas online do Sponte. Com essa tecnologia, você pode migrar o processo para um ambiente virtual, reduzindo os atendimentos presenciais e simplificando todas as etapas.

Mas lembre-se de que, para garantir essa comodidade com segurança, é necessário contar com um sistema de assinaturas eletrônicas.

🔎 Leia mais: Como organizar sua secretaria escolar para a época de rematrículas?

Automatização dos processos da secretaria escolar

Em meio a tudo isso, a grande dica para otimizar a produtividade de equipes de secretaria escolar é simples: busque ferramentas que automatizem seus processos.

Isso envolve tecnologias de envio de avisos, matrículas online, digitalização de documentos e muito mais. Na prática, é a eliminação da perda de tempo com processos manuais e a otimização do processo como um todo.

Mas, para isso, é importante contar com tecnologias integradas. Preferencialmente em um sistema de gestão escolar que preconize também a integração com outras áreas da escola, como a gestão financeira e a pedagógica.

Afinal, a secretaria tem o dever de gerenciar boa parte da administração da escola, e um processo integrado é muito mais efetivo para isso.

Por isso, conte com o Sponte! Nosso sistema elimina processos manuais e dá muito mais produtividade para a equipe de secretaria. 

Seu time pode ganhar até 170 horas mensais na sua gestão administrativa, além de reduzir em até 45% os gastos com papel e impressão.

Quer saber mais? Então confira nosso site e conheça tudo o que o Sponte pode fazer pela sua secretaria escolar: