Semana acadêmica: o que é e como organizar em sua escola

Uma instituição de ensino pode agregar valor para seus professores e para a própria escola com a realização de uma semana acadêmica. São necessárias diversas etapas para o planejamento e a execução de um evento de grande porte como esse. Neste artigo, você vai poder conferir cada parte de como organizar uma semana acadêmica em sua escola. Continue acompanhando!

O que é uma semana acadêmica?

Uma semana acadêmica é um grande evento, em sua maioria, de caráter científico e em que há atividades diversas, como workshops, painéis, mesa-redonda e fóruns, entre outras. O evento costuma ter um tema definido e que é responsável por integrar todas as atividades. A duração de uma semana acadêmica é de três dias ou mais e sua organização é feita pela própria escola, a qual é responsável por selecionar os participantes, planejar o cronograma, escolher os espaços em que cada atividade acontecerá e outras demandas. Realizar um evento desse porte faz com que a instituição de ensino seja reconhecida no meio acadêmico e científico, sendo uma oportunidade de acrescentar novos conhecimentos na vida de seus alunos, professores e demais participantes.

Saiba como organizar uma semana acadêmica

Organizar uma semana acadêmica demanda tempo, dedicação e planejamento para que tudo ocorra da melhor maneira. Para isso, o gestor ou o profissional responsável pelo evento deve seguir determinadas etapas. Confira a seguir quais são as principais funções em cada momento da organização do evento:

Antes da semana acadêmica

- Faça o planejamento: o planejamento de uma semana acadêmica complementa ações como definição do tema, local, datas e horários, e deve ser feito o quanto antes. Em seguida, é necessário escolher os participantes – os palestrantes e convidados, por exemplo – e verificar suas respectivas disponibilidades para finalizar o cronograma do evento. Contratar fornecedores, definir se terá brindes e coffee break, organizar os espaços que serão utilizados e definir um orçamento também são demandas que fazem parte do planejamento. - Defina as equipes: para garantir que sua semana acadêmica seja realizada com sucesso e qualidade, é preciso definir as equipes que irão trabalhar em cada parte da programação. Escolha profissionais para ficarem responsáveis por verificar se cada atividade está acontecendo no horário planejado, outra para garantir o bem-estar dos participantes e convidados, uma equipe para responder dúvidas, entre outras definições. - Divulgue o evento: após definir o cronograma e as equipes, chegou o momento de divulgar a semana acadêmica de sua escola. Utilize as redes sociais de sua instituição para a divulgação e envie um e-mail marketing para os alunos, corpo docente e outros profissionais que tiverem relação com o tema do evento com o intuito de comunicar quando e onde acontecerá, além de qual será a programação. Os ambientes da escola também podem ser usados para a divulgação por meio de banners e folhetos.

Durante a semana acadêmica

- Confira o andamento das atividades: durante o acontecimento da semana acadêmica é importante que todos os profissionais envolvidos nos bastidores verifiquem como está sendo o andamento das atividades. Confira se a programação está sendo cumprida, se algum palestrante está atrasado, se os espaços estão adequados para cada tipo de atividade, etc. Esse momento requer atenção das equipes para que imprevistos sejam evitados e para que cada momento planejado ocorra da maneira ideal. - Continue com a divulgação nas redes sociais: algo bacana de ser feito pela escola nos dias em que a semana acadêmica acontece é continuar com a divulgação nas redes sociais. Dessa maneira, ainda será possível atrair pessoas interessadas e será uma oportunidade de criar um espaço para mostrar o que está acontecendo em cada atividade, bem como os melhores momentos e os bastidores do evento. Além disso, caso tenha sido realizada nos anos anteriores, as imagens - Mantenha a organização dos espaços e ajude os participantes: é essencial que as equipes de apoio estejam atentas e preparadas para auxiliar na manutenção e organização dos ambientes da instituição que estão sendo utilizados. Além disso, ajudar os participantes com suas dúvidas faz parte das tarefas dos organizadores do evento.

Depois da semana acadêmica

- Confira o orçamento e os gastos: conferir os valores que foram gastos é uma demanda fundamental para ser feita após o término da semana acadêmica. Para isso, tenha em mãos o orçamento definido previamente e analise se algum valor foi ultrapassado. - Escute os comentários e solicite outros feedbacks: você sabe o que os participantes acharam sobre a semana acadêmica de sua escola? É importante escutar os comentários de quem esteve presente nas atividades por ser a melhor maneira de saber o que mais gostaram e o que deixou a desejar. Solicite também os feedbacks das equipes e dos profissionais da instituição, possibilitando que eles digam o que acreditam ter dado certo no evento e o que precisa ser melhorado na próxima edição. - Agradeça os participantes e divulgue as fotos: no período de pós-evento a escola deve agradecer os participantes por terem comparecido nas atividades, assim como divulgar as fotos e outras informações, como os melhores momentos e comentários nas redes sociais. - Entregue os certificados: caso a sua semana acadêmica for disponibilizar certificados e comprovantes de participação, esse é o momento de entregá-los para o público. Em sua escola acontecem semanas acadêmicas? Como elas são organizadas? Deixe a sua experiência para nós nos comentários! Conte sempre com o Sponte, seu Software de Gestão Educacional.