Análise SWOT para escolas: como usar essa estratégia em sua instituição de ensino?

O planejamento escolar é uma das ações mais importantes na gestão de uma instituição de ensino. Mas não há como planejar de forma eficiente sem conhecer os pontos fortes e fracos da escola. Por isso, a análise SWOT é uma ferramenta fundamental para esse momento.

Afinal, a matriz SWOT, feita por meio dessa análise, tem o potencial de apresentar de forma clara e organizada tanto a situação interna da escola quanto as pressões e possibilidades do cenário em que ela está inserida.

É só por meio de um planejamento escolar inteligente, baseado em informações como essas, que a instituição pode evoluir, garantir um ensino de qualidade e traçar estratégias para manter-se competitiva no mercado da educação.

Esse passo é ainda mais importante no fim de um período letivo e na preparação para o próximo. Afinal, esse é o momento certo para analisar as escolhas que foram feitas e para implantar mudanças, caso sejam necessárias.

Com um planejamento baseado na análise SWOT, sua escola terá um diferencial poderoso para identificar prioridades, avaliar potenciais e melhorar no próximo ano.

Quer saber mais detalhes sobre a análise SWOT e como ela pode ajudar sua instituição? Então continue a leitura:

• O que é análise SWOT para escolas?
• Por que essa estratégia é importante no planejamento escolar?
• Como fazer a análise SWOT em uma instituição de ensino?
• Quais ações podem ser promovidas a partir dos resultados da análise?

O que é análise SWOT para escolas?

SWOT é a sigla em inglês para Forças (Strengths), Fraquezas (Weakness), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). Essa análise é usada para avaliar a situação real de uma empresa — ou, nos casos que vamos discutir aqui, de uma escola — para criar estratégias de desenvolvimento e planejamento.

Essas métricas que compõem a matriz SWOT podem ser divididas em duas categorias:

Ambiente interno: 

É a área que a escola pode controlar e sobre a qual ela tem responsabilidade direta. Fazem parte do ambiente interno, por exemplo, a qualificação dos professores, o impacto das metodologias educacionais no aprendizado dos alunos, a estrutura e os equipamentos disponíveis, etc.

Nesse “domínio” são discutidas as duas primeiras matrizes da análise SWOT: forças e fraquezas da instituição.

Fraquezas: são os elementos que podem desfavorecer a instituição em relação aos seus concorrentes. Alguns exemplos no ambiente educacional são o alto índice de inadimplência, a falta de um relacionamento com pais e responsáveis ou a baixa produtividade na secretaria escolar.

Ambiente externo

Aqui, consideramos os fatores que estão fora do controle da instituição de ensino, ou alheios ao trabalho da gestão escolar. Os exemplos são vários, desde a vida familiar dos estudantes até a situação econômica do país.

Nesse ambiente, trabalhamos as ameaças e as oportunidades que uma escola lidou durante o ano letivo e as que podem vir pela frente. Entenda o que cada um desses indicadores significa:

Oportunidades: são os cenários favoráveis definidos por influências externas, como o aumento da procura por escolas particulares ou a evolução da tecnologia e da transformação digital que pode ser aplicada na educação. 

São situações externas que a escola pode aproveitar tanto para se promover por meio do marketing educacional quanto para evoluir em seus próprios processos.

Ameaças: são todas as conjunturas externas que podem criar um ambiente desfavorável para os negócios da instituição de ensino e que fogem do controle dela. Como, por exemplo, um cenário de crise financeira ou de crescimento do desemprego que pode levar ao aumento da taxa de inadimplência, à evasão de alunos e à redução de novas matrículas.

Leia também: Evasão escolar: você tem se atentado à retenção de alunos em sua escola?

A análise SWOT resume-se em reunir todas essas características em uma matriz clara e organizada para estabelecer um planejamento escolar a partir delas, para superar fraquezas e ameaças, explorando o potencial das forças e oportunidades.

Por que essa estratégia é importante no planejamento escolar?

Todo gestor sabe que o fim de um ano letivo é o momento de a instituição de ensino planejar o próximo período. Mas nem todos reconhecem a importância de buscar eficiência e inovação para essa atividade.

Muitos gestores fazem hoje o mesmo tipo de planejamento que faziam há 10 anos, seguindo uma ideia de que “não se mexe em time que está ganhando”. No entanto, sem que eles percebam, logo esse time vai começar a perder.

Afinal, sem conhecer os pontos fortes e fracos da escola, ou as oportunidades e ameaças do cenário educacional, é muito difícil ter um planejamento claro e efetivo. Assim, a instituição fica vulnerável a vários problemas — da queda de matrículas a crises na gestão financeira.

A análise SWOT existe especificamente para lidar com esses riscos por meio do conhecimento e da precisão.

Atualmente, a análise SWOT é uma das metodologias mais clássicas de administração e marketing, sendo utilizada no planejamento estratégico de instituições de ensino que desejam mudar seu posicionamento, executar novos projetos ou mesmo para negócios que ainda não despontaram no mercado.

Na prática, as principais vantagens são:

• Conhecer com clareza a situação atual da escola
• Reconhecer os pontos fracos e trabalhar para melhorá-los
• Ter mais segurança na hora de tomar uma decisão importante
• Aproveitar oportunidades de crescimento
• Ter mais sucesso na captação de alunos apresentando seus pontos fortes
• Entender a concorrência e a disputa no mercado educacional
• Lidar com erros e conquistar mais produtividade na secretaria escolar

E esses são apenas alguns exemplos. 

A análise SWOT também auxilia os gestores a conhecerem profundamente o cenário e anteciparem-se a riscos e oportunidades externas, indicando as alternativas de ação e embasando a tomada de decisão. 

Nesse sentido, sua instituição estará mais preparada para lidar com crises, tomando decisões mais fundamentadas para reduzir o impacto financeiro desses momentos. 

Com a análise SWOT, é possível ainda que sua instituição antecipe-se e reserve verba para troca de materiais em épocas de maiores descontos, etc.

Resumidamente, o potencial da análise SWOT na gestão escolar  é reconhecer os possíveis problemas e oportunidades e aproveitá-los ao máximo no planejamento para o próximo ano.

Como fazer a análise SWOT em uma instituição de ensino?

Como vimos, a análise SWOT é uma ferramenta simples, versátil e eficiente, que permite que se conheça a realidade da instituição em sua totalidade.

Para alcançar esse objetivo, é preciso começar a análise com um “raio X” da instituição. Reúna a equipe responsável pelo planejamento e pela gestão escolar e busque entender quais são os principais fatores internos da escola — sejam eles forças ou fraquezas.

Caso você esteja procurando revolucionar algum elemento da escola, ou se estiver com dificuldades e precisar de uma transformação muito grande, vale a pena contar com consultores junto a essa equipe.

É válido, também, comunicar-se com a comunidade escolar e questionar quais são esses fatores pelo ponto de vista dos alunos, pais e responsáveis. Esse é um passo importante para ter uma gestão escolar mais democrática, que evolua de acordo com os interesses de todos.

A partir disso, devem-se reunir todos esses pontos mencionados e definir cada um deles por meio de uma frase curta, clara e objetiva. Por exemplo:

Forças: 

• Alto nível dos professores
• Grande aprovação nos principais vestibulares
• Gestão financeira bem organizada

Fraquezas:

• Altas taxas de inadimplência
• Falta de produtividade na secretaria
• Alto custo de aquisição de novos alunos

Agora separe esses pontos e parta para a análise de fatores externos. É interessante contar com a mesma equipe e utilizar pesquisas sérias sobre o mercado educacional e também sobre a situação econômica do país, do estado e da cidade em que a instituição está inserida.

Acompanhe também a imprensa, faça pesquisas na internet e avalie seus concorrentes.

Aqui também é importante definir frases curtas, como:

Oportunidades:

• Pesquisas mostraram que escolas particulares formam alunos mais preparados para o mercado de trabalho
• O governo do estado aprovou redução de impostos no setor da educação
• Novas tecnologias estão oferecendo a possibilidade de uma escola mais digital e eficiente

Ameaças

• O país está com dificuldades financeiras que podem aumentar a evasão e a inadimplência
• Uma nova escola concorrente chegou à cidade
• As vans que realizam o transporte de alunos estão cobrando mais caro

A partir dessa organização de informações, exiba todos os elementos de forma clara para as pessoas envolvidas no planejamento.

É possível usar um pedaço de cartolina, a lousa de uma sala de aula ou mesmo um computador, com a organização digital de todos os pontos positivos e negativos.

Nessa “tabela”, defina quais elementos contribuem para a gestão escolar e quais dificultam sua estratégia. A partir disso, o planejamento pode ser muito mais eficiente.

Quais ações podem ser promovidas a partir dos resultados da análise?

Agora que a equipe pode visualizar toda a matriz SWOT — com forças, fraquezas, oportunidades e ameaças — é hora de realizar o planejamento escolar. Mas, dessa vez, buscando estratégias e soluções ligadas diretamente aos pontos levantados.

Usando nossos exemplos anteriores, sua escola pode aproveitar os fatores internos de alto nível dos professores e grande aprovação nos principais vestibulares nas campanhas de marketing. 

Essa prática pode ser fortalecida, ainda, com a pesquisa que mostra o potencial das escolas particulares para formar alunos prontos para o mercado de trabalho.

Essa mesma estratégia ajuda ainda a combater a ameaça da nova escola concorrente. Ao expor pontos mais fortes, sua instituição sai na frente na busca por novas matrículas.

Ao mesmo tempo, a escola tem altas taxas de inadimplência, mas também conta com uma gestão financeira bem organizada. Por isso, é hora de buscar métodos de pagamento que potencializem essa organização e ajudem a garantir os pagamentos sem atraso.

Leia mais: Diminua a inadimplência com métodos de cobrança eficientes.

A oportunidade de redução de impostos também deve ser levada em conta. É possível aproveitá-la, por exemplo, para fazer investimentos nas novas tecnologias que estão sendo lançadas.

Como você pode conferir, a simples visualização dos pontos positivos e negativos facilitou muito a busca por soluções e novas estratégias, não é? Tenho certeza de que você também pensou em algumas outras opções que nem mencionamos aqui.

Então, que tal levar tudo isso para sua escola? Reúna a equipe de planejamento e comece já sua análise SWOT.

É válido lembrar, contudo, que a matriz SWOT não resume todos os potenciais da escola. Por isso, preparamos um eBook repleto de informações para o planejamento escolar do futuro. Confira e leve sua instituição ainda mais longe: