Gestão administrativa escolar: o que é e como fazer

Questões burocráticas, transações financeiras, emissão de notas e documentos e uma série de outros processos administrativos: tudo isso é necessário para que os todos os setores da escola funcionem de forma eficiente e é função da gestão administrativa escolar garantir que isso aconteça de forma tranquila. 

Sendo uma importante área da escola, a gestão administrativa escolar faz o gerenciamento de processos, recursos e pessoas. Para que esse setor tenha um bom desempenho durante o ano letivo escolar, é fundamental que se utilizem as práticas ideais.

Por essa razão, é necessário contar com a utilização da tecnologia e seguir as diretrizes da escola.

Continue sua leitura e saiba mais sobre o que é gestão administrativa escolar e como é possível organizá-la de forma eficiente em sua escola:

• O que é gestão administrativa escolar?
• Administração escolar: o que é e como funciona?
• 5 passos para otimizar a gestão administrativa em sua escola
• Conte com um sistema de gestão completo

O que é gestão administrativa escolar?

Gestão administrativa escolar é a área responsável por verificar como estão sendo utilizados os recursos financeiros e físicos na instituição, além de cuidar da manutenção da escola.

Esse setor também está altamente engajado na definição de estratégias para diminuir a evasão escolar e aumentar a captação de alunos, além de trabalhar o engajamento com a comunidade escolar. 

Além disso, essa é a área da escola que faz a gestão de processos e de pessoas. É o setor que busca maneiras de otimizar os fluxos de demandas internas e fazer uma boa gestão da equipe. 

Por isso, para garantir uma gestão escolar administrativa de sucesso, o setor responsável por essa atividade precisa estar alinhado com as outras áreas da escola para conseguir alcançar um bom desempenho.

Sendo assim, a gestão administrativa escolar deve contar com ferramentas que auxiliem no desenvolvimento da escola. Uma boa alternativa pode ser a implementação de um sistema de gestão escolar e até mesmo práticas relacionadas com as metodologias de ensino que podem ser aplicadas em sala de aula.

🔎 Leia também: Tudo sobre gestão administrativa escolar para escolas de sucesso.

Administração escolar: o que é e como funciona?

Ao contrário da gestão escolar, a administração escolar é responsável pelo planejamento do uso dos recursos na instituição e pelo funcionamento não só da parte financeira como pedagógica e de marketing da escola. 

Sendo assim, cabe ao setor supervisionar onde e como todos os recursos são aplicados, sempre com a intenção de garantir que o planejamento escolar estratégico seja cumprido. Isso porque uma escola possui um propósito muito bonito: promover o aprendizado de crianças e adolescentes. 

Contudo, isso só é possível quando seus resultados administrativos são bons e quando a escola conta com profissionais capacitados, seja na secretaria, no atendimento ou na gestão financeira, que também deve ser eficaz. 

Sem isso, não haverá recursos financeiros suficientes para arcar com as contas e manter a instituição de portas abertas. Por isso, também é importante garantir uma boa gestão financeira dentro da escola.

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5 passos para otimizar a gestão administrativa em sua escola

É fundamental que todas as escolas tenham uma gestão administrativa eficiente para que possam se desenvolver e oferecer serviços de qualidade para seus estudantes, colaboradores e demais membros da comunidade escolar. 

Para isso, existem algumas práticas que são essenciais. Continue sua leitura e confira quais ações podem promover uma gestão administrativa escolar mais eficiente:

1. Fique atento às burocracias

A gestão administrativa é responsável por lidar com as burocracias que envolvem a instituição de ensino. Ou seja, o profissional envolvido na administração da escola precisa garantir que as leis e diretrizes sejam cumpridas da maneira correta, evitando inclusive multas e problemas com a justiça.

Para isso, desenvolva um cronograma para verificar, com uma determinada frequência, se essas demandas estão sendo desempenhadas de acordo. Procure também treinar sua equipe para que saibam como lidar com essas questões burocráticas que envolvem documentos e processos legais.

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• Como montar seu contrato escolar de matrícula com mais eficiência.
• Como fazer um bom relatório de gestão escolar.

Uma gestão administrativa efetiva é capaz de promover a fidelização de seus alunos, além de auxiliar na captação de novos. Quer saber mais sobre o assunto? Então confira nosso eBook:

2. Cuide da manutenção dos espaços da escola

Faz parte do escopo da gestão administrativa assegurar que a escola esteja sempre com seus ambientes limpos, organizados e que seja um local acolhedor para os estudantes e colaboradores. 

Por isso mesmo, cuide da manutenção dos espaços físicos da escola e saiba como administrar outros recursos, como materiais escolares. Essa prática faz com que a escola seja um ambiente receptivo para todos os que a frequentam.

Procure especificar para toda a equipe quais práticas podem ajudar a manter o espaço da escola sempre agradável, e deixe claro que é importante ter cuidados com os equipamentos e espaços. 

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3. Envolva os membros da comunidade escolar

Como a gestão administrativa escolar também envolve a gestão de pessoas, é fundamental que os profissionais dessa área utilizem práticas que envolvam os membros da comunidade escolar. 

Isso ajuda a tornar sua escola um ambiente participativo e demonstra que a sua gestão se preocupa com os profissionais, estudantes e familiares.

Lembre-se também de manter uma comunicação muito clara com todos, demonstrando o lado humano da escola sempre.

4. Esteja presente nas demais áreas da escola

É importante que a gestão administrativa esteja integrada com as demais áreas, como a secretaria da escola, o setor financeiro e o pedagógico. 

Estando presente nesses setores, há como verificar o andamento das demandas da escola e colaborar na definição de estratégias de melhorias, como em relação à captação de alunos, ao relacionamento entre a equipe e também aos investimentos na estrutura.

Como gestor, é importante saber ouvir e motivar sua equipe escolar e seus alunos. Essa também é uma maneira de participar dos processos e se fazer presente nas diferentes áreas que compõem a escola.

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5. Acrescente mais tecnologia no dia a dia

Uma escola pode ter um desempenho aprimorado contando com a tecnologia presente em seu dia a dia. Com as ferramentas ideais, é possível otimizar processos e tarefas, de modo que o trabalho dos profissionais administrativos seja facilitado. 

Além disso, ao utilizar a tecnologia ideal para sua realidade, a escola acaba combatendo a evasão e o abandono escolar. 

Por isso, conte com ferramentas digitais que tornam o ensino mais dinâmico. Procure por sistemas de gestão educacional que possuam funcionalidades verdadeiramente úteis para sua escola e lembre-se de mostrar para toda a sua equipe como tirar proveito dessas ferramentas.

Uma maneira de acrescentar tecnologia na rotina de sua escola é com o uso de sistemas de gestão, como o software de gestão escolar Sponte. 

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• 6 dicas para o planejamento do horário escolar.
• A importância de um planejamento de horário escolar bem estruturado na Educação Básica.

Conte com um sistema de gestão completo para sua gestão administrativa escolar 

Um sistema de gestão traz uma série de benefícios para a gestão administrativa de uma escola. Confira as principais vantagens:

• Mais agilidade nas tarefas
• Menos erros
• Menos retrabalho em cada etapa dos processos
• Aumento da produtividade
• Dados para análise na tomada de decisão
• Mais controle nos processos de gestão
• Integração entre os setores
• Comunicação mais clara e efetiva entre sua equipe

Com o sistema Sponte, sua gestão administrativa escolar conta com diversas funcionalidades que garantem uma experiência de gestão escolar completa com integração entre todos os setores. 

Sua escola também terá muitos aplicativos pensados para melhorar seus processos, como o app de agenda escolar e o Portal do aluno.

Como a sua escola está realizando a gestão administrativa? Você utiliza um sistema de gestão? Imagina todos os benefícios que as dicas acima podem trazer para sua escola?