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A organização de documentos é parte fundamental para o bom funcionamento de qualquer instituição, inclusive as de ensino. Escolas que dispõem de uma boa gestão de documentos tornam-se instituições de credibilidade na visão deu seus alunos, pais, professores e funcionários. A organização não efetiva destes arquivos pode acarretar inúmeros problemas, tanto para a instituição, quanto para toda a comunidade escolar. Por isso, a Sponte separou algumas dicas que auxiliarão você a organizar de forma correta os documentos de sua instituição. Acompanhe a leitura e confira!
1) Separe seus documentos por tipo e uso
Apesar de simples, separar seus documentos por tipo e uso é uma das dicas mais importantes para que você conte com uma boa organização de seus arquivos. Este material deve ser primeiramente separado por tipo, ou seja, pela classificação do documento (seja ele histórico escolar, ficha cadastral, comprovantes, diplomas, etc). Após a organização por classificação você deve separar por pessoa, ou seja, organizar esses documentos de acordo com o indivíduo a quem o documento se refere. Depois dessas separações vem uma parte muito importante para o processo de organização: saber se os documentos se referem à pessoas e processos ativos ou inativos. Ou seja, a construção de um ‘arquivo morto’ deve ser feita para resguardar os documentos que já não são mais efetivamente usados pela escola, mas que devem ser arquivados com segurança. Por outro lado, os documentos que se referem à pessoas e processos ativos da escola devem ser resguardados em local/arquivo separado e de preferência com fácil acesso aos funcionários.2) Mantenha os documentos mais solicitados e usados em fácil alcance e segurança
Como toda escola já tem conhecimento, alguns documentos são mais solicitados e usados do que outros. Fichas de atendimento, boletins e fichas cadastrais são exemplos de documentos que sempre estão no manuseio dos funcionários da instituição. Entretanto, é comum que algumas escolas arquivem esses documentos da mesma forma que arquiva todos os outros, inclusive o arquivo morto. Essa escolha, além de contribuir para uma possível desordem na organização dos arquivos, torna a tarefa muito mais difícil e menos ágil para o funcionário e, consequentemente, para o público em atendimento. Portanto, recomenda-se que os documentos mais usados sejam arquivados de forma que estejam ao alcance dos funcionários e que sejam disponibilizados de forma mais fácil e ágil. Com o auxílio de um Software de Gestão Educacional esses documentos podem ser consultados a qualquer momento e de qualquer lugar com acesso à internet. Desta forma, você agiliza e facilita o trabalho de seu colaborador e organiza de forma mais fácil os seus documentos, contribuindo para um melhor atendimento de sua comunidade escolar.3) Guarde seus documentos na nuvem
Essa, talvez, seja uma das tarefas mais importantes do processo de arquivamento de sua instituição. Ao contar com um Software de Gestão Educacional em sua escola, além de outros inúmeros benefícios, você também pode arquivar seus dados e informações de forma muito mais segura, rápida e econômica. Além de desocupar espaço físico, o arquivamento de documentos na nuvem contribui para a diminuição do uso constante de papel (que podem ser danificados no decorrer do tempo) e para uma maior segurança de todos os seus dados, já que se encontram arquivados na nuvem de seu software e não correm o risco de se corromperem ou se perderem. O arquivo morto ou os documentos de maior relevância, além de qualquer outro que deseja ser arquivado de forma online pelo sistema, podem ser digitalizados, garantindo a segurança das informações. O processo de gestão de documento é muito mais fácil, ágil e seguro com o auxílio de um Software de Gestão Educacional.4) Não demande muito esforço para o processo de gestão e arquivamento dos documentos
Apesar de ser parte fundamental para o funcionamento de qualquer instituição, a gestão de documentos não pode tornar-se uma atividade que exija muito tempo de seus funcionários. As tarefas demandadas para a realização desse processo não devem tomar mais esforço, nem recursos que a atividade fim de sua instituição, que é: o aprendizado de seus estudantes. Por isso, o Software de Gestão Educacional é a ferramenta perfeita para você que deseja dar a atenção necessária para os documentos de sua escola, mas de forma muito mais ágil, eficaz e segura. Invista num software de qualidade e otimize as atividades de sua instituição. E então, pronto(a) para implementar as dicas? Está procurando um software que cuide melhor dos arquivos de sua instituição? Entre em contato com a gente, temos uma equipe especializada pronta para te atender. Conte sempre com o Sponte, o seu software de gestão educacional!Gostou do conteúdo? Compartilhe:
Carla Helena Lange
Líder de Marketing
