Gestão financeira em escolas de idiomas: você está fazendo isso certo?

A gestão de uma escola envolve muitos setores, e um deles é o financeiro! Movimentações de finanças, emissão de NFs, documentos e muito mais. E como sua escola de idiomas tem realizado a gestão financeira?

Você conhece todos os fatores que devem ser levados em conta na hora de administrar as finanças da sua escola de idiomas? 

Continue sua leitura e acompanhe nosso conteúdo:

• O que é gestão financeira?
• Por que é importante realizar uma gestão financeira eficiente em sua escola de idiomas?
• Como realizar uma boa gestão financeira em seu centro de ensino?
  • Conte com uma equipe capacitada
  • Desenvolva um planejamento financeiro
  • Realize o controle de todas as entradas e saídas
  • Tenha uma previsão dos recebimentos por período
  • Combata a inadimplência
• Conte com as ferramentas certas

O que é gestão financeira?

A gestão financeira se trata de um conjunto de ações que procuram planejar, analisar e controlar as atividades financeiras de uma empresa. É tudo aquilo que se refere a dinheiro, seja no recebimento ou pagamento.

Também é importante dar atenção aos investimentos feitos e no patrimônio da escola. Seja em dinheiro (no caixa e nas contas bancárias) ou em bens materiais! 

Esse tipo de controle e organização é essencial para obter bons resultados, estabelecer metas, e analisar todos os dados a respeito do seu setor financeiro. 

Para administrar as finanças, é preciso criar um planejamento financeiro, realizar o controle do caixa, combater a inadimplência, conferir relatórios e muito mais.

Por que é importante realizar uma gestão financeira eficiente em sua escola de idiomas?

Os recebimentos das matrículas e mensalidades são o que mantém sua escola de idiomas funcionando. Afinal, tudo tem um custo, e o funcionamento da sua escola tem vários! 

Nesse contexto, é importante se dedicar à gestão financeira para que sua escola permaneça de portas abertas. Mas também é preciso pensar em investimentos: é por meio deles que novos profissionais podem ser contratados, melhores equipamentos podem ser adquiridos e melhorias na estrutura podem ser feitas.

Todos esses pontos são essenciais para que sua escola se destaque perante a concorrência e ganhe a confiança de pais e alunos. 

Algumas das principais vantagens de realizar uma gestão de finanças eficiente, com controle de dados, são:

• Diminuir erros nos processos financeiros
• Evitar que surjam prejuízos grandes
• Impedir que a escola viva uma grande crise financeira
• Facilitar a identificação de gargalos no setor

Como realizar uma boa gestão financeira em seu centro de ensino?

Agora que você compreende porque deve dar tanta importância para sua gestão financeira, é hora de entender como realizar isso em sua escola de idiomas:

Conte com uma equipe capacitada

Primeiramente, é preciso contar com uma equipe financeira eficiente. Afinal de contas, esse é um setor com muitas tarefas e processos envolvidos. 

Por isso, treine sua equipe, ofereça workshops e cursos, e incentive a busca pelo conhecimento na área.

Desenvolva um planejamento financeiro

Em segundo lugar, é preciso realizar o planejamento financeiro. Nesse documento, especifique qual é o patrimônio da escola e quais os objetivos e metas que precisam de apoio financeiro a serem alcançados. Adicione também uma análise de seus dados e movimentações por período (o ideal é que seja mensal).

Além disso, procure evidenciar a necessidade de crescimento da organização e considere cenários futuros para que a escola esteja pronta para lidar com situações imprevistas.

Realize o controle de todas as entradas e saídas

Controle é algo essencial quando se trata de gestão financeira. Por isso, acompanhe diariamente as entradas e saídas do caixa da escola. Caso o gestor não tenha tempo para realizar esse controle diariamente, é preciso deixar isso a encargo de alguém de confiança em sua gestão. 

A melhor maneira de garantir que o controle seja feito com maestria é separando os tipos de entradas e saídas. Assim, seu relatórios de fluxo de caixa poderão ser analisados facilmente, acompanhando os recebimentos e os custos da instituição.

Uma maneira muito eficiente de realizar esse controle de caixa é ter um sistema escolar com ferramentas de gestão financeira automatizadas. Assim, você e sua equipe têm mais facilidade e eficiência na hora de lidar com o financeiro.

Tenha uma previsão dos recebimentos por período

É preciso que o gestor tenha um controle muito grande sobre seus recebimentos, a fim de conseguir realizar uma análise e ter uma previsão do que deve entrar no caixa no mês e também nos próximos meses.

Este é um processo que está diretamente ligado ao controle do seu fluxo de caixa. Contudo, essa análise de previsão também deve considerar o número de alunos matriculados em sua escola e o número de inadimplentes. 

🔎Leia também: Meios de pagamento para escolas de idiomas: qual a melhor opção?

Contudo, caso sua escola tenha um alto índice de inadimplência, essa etapa pode ficar mais difícil. Por isso, confira o próximo tópico: 

Combata a inadimplência

A inadimplência é um problema que preocupa todos os gestores e, por isso mesmo, é essencial fazer o possível para evitar este problema.

Portanto, entenda a causa da inadimplência em sua escola. Vale avaliar se isso está acontecendo porque seu aluno ou seus pais e responsáveis estão passando por problemas financeiros, ou se isso vêm acontecendo por questão de esquecimento.

A escola pode tomar medidas para ajudar o aluno, seus pais ou responsáveis, a não esquecer de realizar o pagamento, enviando mensagens antecedendo a data de vencimento dos boletos.

Mas existe uma coisa que facilita, e muito, esse processo. Basta contar com a automação de cobranças no cartão de crédito:

🔎 Para saber mais sobre inadimplência em escolas, confira:

• Como ter mais matrículas e menos inadimplência escolar em uma escola de idiomas e cursos livres?
• Como diminuir a inadimplência em escolas de idiomas?

Conte com as ferramentas certas

Muitas atividades financeiras são controladas através de diversas planilhas. Isso ajuda a manter a organização de todo o processo, mas não é nem de longe a melhor maneira de fazer isso.

Quando é hora de analisar todas estas planilhas, o gestor acaba perdendo muito tempo para reunir todas as informações, não é mesmo?

Além do mais, o preenchimento das informações não acontece de maneira automática. Então esse processo toma mais tempo e fica à mercê do erro humano. 

Por isso mesmo, a melhor alternativa é contar com um sistema de gestão escolar que realize a gestão completa do setor financeiro. Assim, ele ajuda a controlar, administrar e até a combater a inadimplência.