Estratégias para um processo de rematrícula mais eficiente em sua escola

A preparação para a volta às aulas é sempre um momento importante para uma escola. É preciso preparar o ano letivo e a gestão escolar, organizar as salas e garantir um bom número de estudantes matriculados.

No entanto, para conseguir mais matrículas em sua escola, é importante começar cedo o trabalho de captação e retenção de alunos, focando principalmente na rematrícula, para que seus estudantes continuem o aprendizado em sua escola.

A rematrícula é tão importante por que é a principal forma de movimentar sua escola. Pense neste ano: quantos dos seus alunos são novos e quantos são os que já estudavam com você ano passado? A grande maioria é de rematriculados, não é?

Além disso, é muito mais fácil e barato conquistar e reter alunos do que buscar matrículas novas. Analisando empresas no geral, a Associação Americana de Marketing e a Daemon Quest comprovaram que a retenção é entre 5 a 15 vezes mais barata do que a captação de clientes – e isso vale também para as escolas.

Assim, é essencial alavancar o índice de rematrículas. 

Para isso, o processo de rematrícula deve começar cedo, bem antes do fim do ano letivo, fortalecendo o relacionamento com alunos, pais e responsáveis, e mostrando que você oferece a melhor opção em ensino.

Isso ainda é mais importante em tempos de coronavírus. A dificuldade de adaptação às aulas online e os problemas econômicos podem ter afastado seus alunos, então é hora de ter um foco especial na rematrícula.

Confira mais sobre o impacto da pandemia na educação e as possíveis soluções para a situação em nosso eBook gratuito: Pesquisa Sponte: o cenário da educação em meio à COVID-19

Também saiba mais sobre como garantir rematrículas nestes tempos de pandemia, com um artigo especial do nosso blog: Rematrícula e COVID-19: por que sua escola precisa pensar nessa estratégia agora?

Tudo isso é importante, mas é preciso ainda mais!

Por isso, este conteúdo que você está lendo é voltado especialmente para te ajudar a organizar os processos internos da sua escola para as rematrículas, de forma a garantir a melhor volta às aulas no ano que vem. 

Continue lendo e confira nossas dicas para ter mais organização no seu processo de rematrícula:

1. Estabeleça prazos específicos e um cronograma

O primeiro passo é organizar as datas para as suas rematrículas. Estabeleça esse prazo de forma bem definida e prepare um cronograma para ele.

Isso vai dar mais agilidade ao processo de rematrícula, já que sua equipe vai estar preparada para isso. Outra vantagem dessa preparação é que o atendimento terá mais qualidade.

Lembre também de avisar alunos, pais e responsáveis. O prazo e o cronograma facilitam a organização deles, dando maior ar de profissionalismo para a sua escola.

Além disso, o cronograma possibilita um marketing mais assertivo, tanto com alunos atuais quanto com novas captações.

2. Comunique-se com a comunidade escolar

A comunicação é importantíssima para ter um processo de rematrículas eficiente. É através dela que os alunos, pais e responsáveis vão ficar sabendo sobre os prazos e também sobre os procedimentos para garantir a matrícula.

Uma boa comunicação deve ser de mão dupla: além de levar os avisos aos pais, sua escola precisa estar aberta para receber seus comentários e dúvidas.

Para isso, analise a possibilidade de estar nas redes sociais, fortalecendo o contato e o relacionamento com a comunidade escolar. Isso fortalece também a fidelização de alunos.

Outra grande opção é o uso do SMS ou e-mails para realizar contatos rápidos e eficientes – ainda mais se seu software de gestão contar com algum processo de automação para esse envio.

3. Faça o planejamento dos valores 

Quando você começar a comunicar os alunos, pais e responsáveis a respeito da rematrícula, é essencial já ter bem estabelecidos os valores a serem cobrados, os reajustes de mensalidade e as possibilidades de descontos.

Esse preparo mostra profissionalismo e evita confusões na hora da realização da matrícula.

Além disso, ter os valores preparados previamente possibilita que você preveja a movimentação de caixa e possa organizar sua gestão escolar a partir dessas informações – inclusive calculando os descontos mais adequados e tendo argumentos na hora de negociar com o aluno ou com seu responsável.

4. Elabore os contratos

Quando alunos, pais e responsáveis entrarem em contato para realizar a matrícula, é fundamental que você já tenha os contratos em mãos. Assim, o processo é muito mais ágil e você não corre risco de perder o aluno pela demora na matrícula.

Isso é ainda mais eficiente se sua escola tiver a assinatura eletrônica para contratos, como possibilitado pelo Sistema de Gestão Escolar Sponte. Essa assinatura tem validade jurídica e dispensa os contratos impressos.

5. Conte com matrículas online

Muitas vezes, pais e responsáveis (ou mesmo alunos adultos) têm agendas cheias, dificuldades para se deslocar até sua escola e pouca paciência para lidar com processos muito burocráticos.

É aí que entram as facilidades de um sistema com matrículas online. Com esse tipo de matrícula, você oferece muito mais facilidades para a comunidade escolar, além de reduzir muito o tempo de espera no processo. Isso tudo aumenta as chances de rematrículas, e até a captação de alunos para matrículas novas.

E não é só isso. As matrículas online também facilitam a sua organização interna, dando muito mais agilidade para os processos e dispensando a atenção de sua equipe, já que os alunos ou seus responsáveis preenchem o material de forma online e automatizada.

A assinatura eletrônica, que acabamos de discutir, também é excelente para esse tipo de procedimento.

Quer saber mais sobre matrículas e como aumentar seu número de alunos? Confira no nosso blog: Prepare sua gestão educacional para 3x mais matrículas.

6. Facilite os pagamentos

Ter boas opções de pagamento também é essencial para o momento da rematrícula. Isso facilita o processo para os alunos ou seus responsáveis, e também agiliza os procedimentos para sua equipe.

Os pagamentos podem ser, preferencialmente, por boletos ou cartão de crédito. Você pode instituir a cobrança recorrente para facilitar e garantir as cobranças, ou ter o boleto automatizado integrado ao Sponte para ter menos custos e mais eficiência.

Essas são ótimas opções para melhorar sua gestão financeira escolar desde o momento da matrícula. 

7. Registre todo o processo de rematrícula

É bastante comum que alunos ou seus responsáveis reclamem sobre algo que ficou decidido no momento da matrícula, ou exijam coisas com as quais a sua escola não se comprometeu.

Nesses casos, é essencial ter em mãos todas as informações do processo de matrícula para comprovar o seu posicionamento.

Por isso, todos os procedimentos e documentos envolvidos na matrícula devem ser rigorosamente registrados, para evitar qualquer dúvida no futuro.

De preferência, esse arquivamento deve ser feito em um software de gestão escolar na nuvem, que organizará todos os documentos de forma acessível, não ocupará espaço físico da sua escola e garantirá uma armazenagem segura por muitos anos.

8. Tenha um sistema de gestão escolar

Um bom software de gestão escolar, como o Sponte, conta com várias funcionalidades que podem melhorar muito seus processos de rematrícula. Entre elas, podemos elencar:

• Matrículas online para a maioria dos segmentos;
• Armazenamento de documentos;
• Pagamentos facilitados;
• Notificações por SMS e e-mail automatizadas;
• Documentação personalizável;
• E muito mais!

Ter um bom sistema também facilita sua gestão, agiliza cada processo organizacional da sua escola e deixa os dados de seus alunos muito mais acessíveis.

Além disso, ele mostra para os pais e responsáveis o profissionalismo da sua equipe e o preparo técnico e tecnológico de sua escola. Isso aumenta suas chances de captar novos alunos, além de reter os antigos.

Um bom sistema ainda deve oferecer opções que melhorem o dia a dia de seus alunos, favorecendo sua fidelização.

Nestes tempos de pandemia e isolamento social, o Sponte tem demonstrado muito isso com sua plataforma de aulas online, além do Portal do Aluno e do App Sponte Agenda. Essas funções têm ajudado muitas escolas no processo de educação a distância.

Confira nosso eBook sobre o assunto: O Guia completo para ensino a distância nas escolas e centros de ensino.

E não pare por aí! Fortaleça ainda mais a captação e a retenção de seus alunos com um eBook feito especialmente para te ajudar a combater a evasão e conquistar cada vez mais matrículas: