Meios de pagamento e eficiência: qual o melhor formato para sua escola?

Um grande diferencial que a gestão financeira de sua escola pode apresentar é a oferta de diferentes meios de pagamento. Há diversas maneiras de o aluno pagar a sua mensalidade, e dar o poder de escolha para ele gera uma primeira impressão muito importante.

Geralmente, o aluno ou seu responsável financeiro escolhe a forma como irá pagar a mensalidade no momento em que realiza a matrícula. Nessa etapa, é imprescindível que o gestor explique quais são os métodos de pagamento que a escola dispõe.

Vale ressaltar que os meios de pagamento oferecidos pela escola devem favorecer tanto o aluno, ou seu responsável financeiro, quanto a escola, especialmente nos quesitos praticidade e eficiência, a fim de proporcionar ao gestor uma garantia da saúde financeira da instituição.

Para saber mais sobre isso, acompanhe este artigo, pois iremos abordar alguns meios de pagamento existentes e explicar suas diferenças.    

Por que é importante definir formas de pagamento?
Como é feita a cobrança na maioria das escolas?
Quais são os meios de pagamento mais comuns?
Quais os benefícios do pagamento recorrente e do PIX em escolas?
Como ter uma gestão escolar moderna e preparada para o futuro?

Por que é importante definir formas de pagamento?

A palavra-chave de uma gestão bem-sucedida é “organização”. O método que o aluno escolhe para realizar o pagamento da mensalidade impacta diretamente em como a escola vai funcionar e se organizar. 

Já pensou se o aluno ou seu responsável financeiro escolhessem um método de pagamento diferente mês a mês?

Por isso, é essencial, no ato da matrícula e assinatura do contrato de prestação de serviço, que a forma de pagamento seja definida.

É nesse momento que sua equipe deve explicar aos pais e responsáveis como eles podem quitar a mensalidade, tendo em mente não apenas o que é mais confortável para os alunos, mas também o meio de pagamento que é mais eficiente para a gestão financeira da escola.

Explique quais são os métodos de pagamento disponíveis e coloque na balança os pontos positivos e negativos de cada um. Depois, deixe que o aluno ou seu responsável financeiro tome a melhor decisão e a estabeleça em contrato.

🔎 Saiba mais: Acompanhe e tenha o controle financeiro da escola.

Como é feita a cobrança na maioria das escolas?

Existem vários benefícios em oferecer mais de uma forma de pagamento em sua escola. Entre eles, podemos destacar:

1. A atração de mais alunos 
2. O aumento das matrículas da sua escola
3. A redução da inadimplência

Sendo assim, a saúde financeira da sua escola é protegida, uma vez que o próprio cliente vai escolher como pagar a sua mensalidade, o que reduz as chances de não efetivação de pagamentos.

Ainda, a receita do seu estabelecimento educacional poderá aumentar, pois você vai atrair mais pessoas que pertencem a públicos diferentes. Por exemplo, uma pessoa mais acostumada às redes sociais e à internet tende a selecionar formas de pagamento mais modernas, como o pagamento recorrente e o PIX.

Já um responsável que não está acostumado aos métodos de pagamento digitais, vai preferir pagar com boletos bancários, dinheiro em espécie ou mesmo cheques.

Mas, ao disponibilizar todas essas possibilidades, é essencial conhecer as vantagens e desvantagens de cada meio de pagamento e como eles funcionam, a fim de que sua escola tenha um método preferido.

Continue lendo para descobrir:

Quais são os meios de pagamento mais comuns?

Existem várias maneiras para o cliente quitar suas matrículas. Contudo, há alguns meios de pagamento que são mais comuns e, por mais que sejam mais tradicionais e ultrapassados, é importante que eles estejam disponíveis em sua escola. São os seguintes:

• Dinheiro: ainda existem pessoas que preferem pagar suas contas com dinheiro em espécie. Por isso, é interessante que sua escola esteja preparada para receber esse tipo de pagamento. 

A vantagem do método é que o dinheiro fica imediatamente disponível. Mas, para isso, o cliente precisa se deslocar até a escola, e você precisa ter espaços seguros para armazenar esses valores.

• Cheques: trata-se de um meio que está entrando em desuso, mas alguns clientes ainda preferem utilizá-lo. Então, pode ser uma forma de pagamento interessante para sua instituição de ensino simplesmente por abranger esse público. 

No entanto, é comum ter problemas com cheques sem fundo, fraudes (principalmente quando o pagamento é feito com cheques de terceiros) ou mesmo rasuras. Por isso, avalie se vale a pena disponibilizar esse meio de pagamento na sua escola.

• Boleto bancário: esse ainda é um meio comum em escolas e tem algumas vantagens, como a cobrança de juros em caso de atrasos e a flexibilidade de pagá-lo em diferentes estabelecimentos, ou mesmo no internet banking. 

No entanto, esse meio de pagamento incorre em custos com registro bancário, impressão e organização de documentos, além de um grande trabalho para sua equipe de gestão financeira.

• Cartão de débito: nesse sistema, o pagamento é efetuado de forma imediata, diretamente no estabelecimento, com o valor sendo creditado rapidamente na conta da sua escola.

Contudo, é preciso levar em consideração os custos com tarifas bancárias e também a necessidade de o aluno (ou responsável) se deslocar até a escola para pagar.

• Cartão de crédito: trata-se de um meio moderno e rápido para realizar pagamentos, assim como o cartão de débito. No entanto, ele enfrenta os mesmos problemas com taxas bancárias e o deslocamento do cliente. Além disso, há um período de 30 dias para o dinheiro ser creditado na sua conta.  

Mas, apesar de tudo, é importante ter em mente que não é porque esses modelos de pagamentos são comuns, que vão ser sempre preferíveis pelo responsável financeiro do aluno!

Muitas escolas ainda estão presas nos métodos tradicionais de pagamento, por isso esses modelos de pagamento ainda são utilizados majoritariamente.

No entanto, uma escola que oferece os mais variados meios de pagamento, tanto tradicionais quanto mais modernos, consequentemente, vai se destacar no mercado.

O pagamento por recorrência, por exemplo, é o meio de pagamento que mais cresce nas escolas que estão atento às tendências do mundo digital. Tanto que hoje é o mais usado na maioria dos estabelecimentos de ensino.

Com ele, a cobrança é imediata, o que poupa muito do trabalho da sua equipe financeira e facilita a vida dos alunos e seus responsáveis. Ou seja: é uma das formas de pagamento mais atrativa hoje em dia.

Além do crédito recorrente, a escola também pode oferecer o PIX para os seus alunos, que é um sistema que a maioria das pessoas já está bastante familiarizada e até preferem, por conta da rapidez, da praticidade etc.

Continue sua leitura e saiba mais sobre as possibilidades e os benefícios desses meios de pagamento que já se tornaram tão presentes em tantas escolas e que nos inspirou a criar o Sponte Pay.

Quais os benefícios do pagamento recorrente e do PIX em escolas?

Vamos por partes: 

Pagamento recorrente

O pagamento por recorrência está se tornando rapidamente o meio mais usado por escolas no país inteiro. Ele pode ser feito a partir do cartão de crédito ou do débito automático, por meio do envio automatizado de links de pagamento para seus clientes. 

Nessa modalidade de pagamento, o responsável financeiro realiza o pagamento na data combinada, sem atrasos e esquecimentos e com total facilidade, pois o pagamento já está programado, isto é, acontece de forma automática.

Sem sombra de dúvidas, a recorrência é o melhor meio de combate à inadimplência. Com a cobrança automática e programada, ele oferece praticidade ao aluno e ao seu responsável financeiro — que não precisa fazer o pagamento manual — e, também, a sua escola, que terá garantia do pagamento na data estabelecida.

Devemos destacar, ainda, que as outras formas de quitação que discutimos aqui demandam uma atenção especial durante o processo de pagamento, especialmente boletos, dinheiro em espécie e cheques. 

É aí que o pagamento recorrente automático ganha mais um ponto. Por ser moderno e tecnológico, essa forma de pagamento não trará dores de cabeça por conta de erros de digitação, contas erradas, esquecimentos e outros problemas e incômodos do dia a dia.  

Além disso, o pagamento recorrente permite ao gestor fazer análise de dados e um acompanhamento de perto da sua gestão financeira.

🔎 Saiba mais: O que é pagamento recorrente e como usar em sua escola?

Pagamento via PIX

O PIX, sistema criado pelo Banco Central, foi disponibilizado no Brasil a partir de novembro de 2020 e já foi responsável por fazer uma transformação nos processos financeiros.

Esse sistema surgiu com a proposta de agilizar as transações financeiras e sem que seja necessário ter qualquer custo adicional para isso, como acontece com transferências bancárias, por exemplo.

A possibilidade de fazer pagamentos de qualquer valor em qualquer momento do dia — com exceção de horários específicos que foram estipulados como medida de segurança — também é bastante atrativo para quem é adepto do sistema.

Agora, pensando na sua escola: imagine oferecer esse modelo de pagamento para o responsável financeiro de seus alunos? Além de melhorar o relacionamento entre escola e família, reduz — e muito — os custos e burocracia, oferecendo mais praticidade a todos envolvidos.

Entre os principais benefícios do PIX, como uma das opções de pagamento para a sua escola é a otimização de tempo e trabalho para a sua equipe financeira, já que o envio da cobrança e pagamento é instantâneo.

Além disso, a escola tem menos gastos com impressão de carnês, boletos ou comprovantes de pagamento e mais segurança, já que não precisa mais armazenar dinheiro em espécie.

Ainda, no contexto atual, é comum receber alunos que estão apenas fazendo aulas online, ou seja, não é preciso se deslocar até a escola para pagar a mensalidade.

Como ter uma gestão escolar moderna e preparada para o futuro?

Independentemente do meio de pagamento escolhido pelos pais, alunos e responsáveis, é importante manter a sua instituição de ensino sempre atualizada.

E isso  inclui, principalmente, a adoção de novos e modernos meios de pagamentos para otimizar a sua gestão financeira. Afinal, especialmente em tempos de crise, ela é imprescindível para o seu estabelecimento de ensino. 

Com o uso de um sistema de gestão escolar como o Sponte, que tem integrado o Sponte Pay como solução de pagamentos, você conseguirá controlar a gestão financeira e implementar o meio de pagamento recorrente no cartão de crédito e o PIX para seus alunos.