Reajuste da mensalidade escolar: como atualizar os valores em sua gestão financeira

Quando uma escola investe na melhoria do ensino e da infraestrutura, é normal que seus custos aumentem. Da mesma forma, tendências econômicas municipais, estaduais e federais também podem impactar sua gestão financeira. Em casos como esses, é preciso fazer o reajuste da mensalidade escolar.

Gestores experientes sabem o quanto essa atividade é importante para preservar a lucratividade, garantir a sustentabilidade financeira da escola e até manter a qualidade dos serviços educacionais.

Mas esses gestores também sabem o quanto esse processo pode ser delicado. Mudanças drásticas, mal explicadas ou sem justificativas adequadas podem causar um impacto sério para sua comunidade escolar, aumentar a evasão de alunos e dificultar a atração de novas matrículas.

Da mesma forma, se você fizer seu reajuste da mensalidade escolar sem ter uma boa gestão de custos, é possível que o novo preço também não seja o suficiente para suprir suas necessidades e você terá que reajustar os valores novamente. Isso gera retrabalho e desgasta o relacionamento com alunos, pais e responsáveis.

Com tudo isso em mente, organizamos 10 pontos centrais para avaliar seu financeiro escolar, fazer reajustes mais precisos e mostrar a importância deles para sua comunidade. Confira:

1. Entenda as leis e regulamentos que regem o reajuste da mensalidade escolar
2. Faça uma análise de custos em sua gestão financeira
3. Considere fatores econômicos que impactam o financeiro escolar
4. Relacione os investimentos feitos em melhorias pedagógicas, infraestrutura e tecnologia
5. Faça uma previsão de novos investimentos em sua gestão de custos
6. Avalie a qualidade de ensino e os diferenciais oferecidos pela sua escola
7. Comunique com antecedência o reajuste da mensalidade escolar
8. Apresente  justificativas claras e detalhadas para o ajuste financeiro escolar
9. Disponibilize canais de comunicação para dúvidas e comentários
10. Trabalhe com sua gestão financeira para oferecer formas de pagamento e opções flexíveis para a comunidade escolar

1. Entenda as leis e regulamentos que regem o reajuste da mensalidade escolar

Antes mesmo da análise de custos de sua escola, o primeiro passo para fazer o reajuste da mensalidade escolar é compreender o que diz a lei sobre o tema. Assim, você evita problemas legais e pode mudar os valores com segurança.

A legislação que trata do assunto é a  lei n.º 9.870, de 23 de novembro de 1999, conhecida como Lei da Mensalidade Escolar. 

O principal ponto da lei é que o valor das mensalidades deve ser estabelecido já no início do ano letivo (ou do semestre, se sua escola trabalha com períodos letivos de seis meses). Essa precificação não pode ser reajustada ao longo do período.

Nesse cenário, a instituição de ensino é livre para fazer aumentos condizentes com os custos previstos para o ano letivo. Ela deve, contudo, detalhar a justificativa desse aumento e ser capaz de apresentar esse detalhamento para alunos, pais ou responsáveis.

É importantíssimo cumprir rigorosamente as exigências legais para garantir a transparência e a equidade do processo.

Essa legislação também vale para a precificação inicial das matrículas.

🔎 Leia mais: Como acertar na precificação da mensalidade escolar?

2. Faça uma análise de custos em sua gestão financeira

Para seu reajuste da mensalidade escolar ser realmente efetivo, é preciso fazer a gestão de custos de sua escola. Ou seja: analisar cuidadosamente seu contexto financeiro antes de realizar qualquer ajuste.

Na prática, organize de forma clara todos os custos e despesas operacionais da escola, incluindo salários, aluguéis, materiais didáticos, manutenção de infraestrutura, entre outros.

Tudo isso precisa estar detalhado em relatórios ou planilhas integrados. Dessa forma, é possível prever a necessidade de reajuste e calcular a porcentagem adequada.

Uma ótima dica para esse processo é contar com um sistema de gestão escolar que disponibilize relatórios financeiros claros e acessíveis.

Outro ponto importante é a inadimplência escolar. As perdas financeiras nesse contexto também devem ser levadas em conta no reajuste de suas mensalidades.

🔎 Leia mais: Inadimplência escolar em escolas privadas do Brasil: o que sua gestão financeira precisa saber.

Confira nossa planilha para o controle de mensalidades e inadimplência na sua escola:

3. Considere fatores econômicos que impactam o financeiro escolar

Assim como os custos internos, é preciso considerar os fatores econômicos externos à escola. Entre eles, podemos mencionar a inflação e a variação de preço em produtos essenciais, além da necessidade de investir em marketing e adequar sua gestão às exigências legais e do mercado.

Todas essas questões influenciam na necessidade de reajuste de mensalidade.

4. Relacione os investimentos feitos em melhorias pedagógicas, infraestrutura e tecnologia

Outros custos importantes são os relacionados a investimentos em melhorias pedagógicas, de infraestrutura e de tecnologia. Afinal, uma escola de excelência deve sempre buscar avançar e oferecer o melhor ensino possível.

Tudo isso tem um impacto nos gastos da escola e deve refletir no reajuste da mensalidade escolar. No entanto, as melhorias têm um impacto visível nos resultados de seus alunos, portanto, busque detalhar os investimentos e deixe claro como eles são responsáveis pelo aumento no custo.

Esse detalhamento vai ajudar a justificar o reajuste para garantir a manutenção da excelência educacional.

5. Faça uma previsão de novos investimentos em sua gestão de custos

Como acabamos de ver, o investimento em melhorias educacionais é essencial para manter a excelência no ensino. E é preciso garantir que a escola terá liquidez para se comprometer com esses custos.

Por isso, faça um bom planejamento de investimentos futuros e já adicione esses valores ao reajuste da mensalidade escolar.

6. Avalie a qualidade de ensino e os diferenciais oferecidos pela sua escola

Na hora de aumentar a mensalidade, é preciso pensar em como isso será visto pela comunidade escolar. 

Se seu ensino for de qualidade, seus alunos tiverem ótimos resultados e sua escola oferecer serviços educacionais diferenciados, uma mudança de valor tende a ser melhor aceita. Afinal, alunos, pais e responsáveis verão que seu dinheiro está sendo bem gasto. 

Por isso, avalie muito bem a qualidade dos serviços educacionais oferecidos pela escola ao determinar o valor adequado para o reajuste.

7. Comunique com antecedência o reajuste da mensalidade escolar

Aumentar o custo da mensalidade “de surpresa” é uma péssima estratégia. Se os alunos, pais e responsáveis não estiverem preparados para o reajuste, o impacto negativo será muito maior.

Por isso, busque comunicar o reajuste de mensalidade escolar com antecedência e transparência aos responsáveis, utilizando diferentes canais de comunicação.

Com opções como e-mails, reuniões presenciais e cartas informativas, você pode garantir que todos os responsáveis estejam cientes, possam se preparar financeiramente e compreendam as razões que motivaram o reajuste.

8. Apresente  justificativas claras e detalhadas para o ajuste financeiro escolar

Apenas informar o reajuste não é o suficiente. Também é necessário fornecer justificativas claras e detalhadas do porquê ele foi necessário.

Primeiro, busque deixar muito claro todos os pontos em que houve aumento de custos para a escola e também o contexto econômico que levou a esse reajuste na mensalidade.

Mas, mais importante do que isso, é mostrar os pontos positivos. Comunique aos alunos, pais e responsáveis todos os investimentos já realizados e os que estão planejados para serem feitos com os recursos provenientes do reajuste de mensalidade.

Destaque os benefícios adicionais que os alunos e responsáveis podem esperar, como melhorias na infraestrutura, programas educacionais inovadores ou serviços complementares.

9. Disponibilize canais de comunicação para dúvidas e comentários

É natural que alunos, pais e responsáveis tenham dúvidas sobre o reajuste. Por isso, dê atenção à disponibilização de canais de comunicação para esclarecer essas questões e para receber feedbacks.

Além disso, busque responder de maneira clara e com empatia, entendendo as demandas da comunidade escolar e atendendo as necessidades dentro do que for possível para sua gestão.

10. Trabalhe com sua gestão financeira para oferecer formas de pagamento e opções flexíveis para a comunidade escolar

Um aumento no valor da mensalidade pode ser impactante para seus alunos. Por isso, busque avaliar possibilidades para “amaciar” esse momento.

Oferecer opções de pagamento flexíveis, como parcelamento da mensalidade ou descontos para pagamento antecipado, são ótimas ideias. Elas facilitam o pagamento, reduzem o impacto do reajuste e podem fazer o processo ser mais tranquilo para todos.

Ter bons meios de pagamento, como Pix e cobrança recorrente, também ajuda muito — e ainda pode reduzir o risco de inadimplência.

No entanto, tudo isso — desde os descontos até as formas de pagamentos — precisa ser discutido com sua gestão financeira e planejado com cuidado e segurança. Afinal, a saúde financeira da escola é uma questão delicada, que merece o máximo de atenção.

Nesse contexto, busque contar com um sistema de gestão escolar que integre todas as necessidades de sua gestão, ofereça relatórios confiáveis e dê o subsídio necessário não apenas para calcular o reajuste, mas também para oferecer possibilidades para alunos, pais e responsáveis.