Rematrículas em escolas de idiomas: melhore a retenção

Todo gestor sabe que tão importante quanto investir na captação de novos alunos é garantir a retenção daqueles que já fazem parte do seu corpo estudantil. Por isso, você precisa conhecer tudo sobre rematrículas em escolas de idiomas.

É claro que a renovação do corpo discente por meio de novas matrículas é indispensável. No entanto, avalie os alunos que chegam à sua escola de idiomas no começo de um novo semestre. A maioria deles é composta de estudantes rematriculados, não é?

Isso ocorre porque a retenção é mais barata e mais fácil do que a captação de novos alunos. Quando a comunidade escolar está satisfeita e confia em sua instituição de ensino, as chances de uma rematrícula são muito maiores.

Ainda assim, muitas escolas acabam focando seus esforços na captação e descuidando da retenção, que fica em segundo plano e não recebe a atenção devida.

Sem essa dedicação às rematrículas em escolas de idiomas, sua escola estará abrindo as portas para a evasão de alunos. Por isso, saiba mais sobre essa etapa tão importante na preparação para um novo ano letivo:

Os motivos da evasão em uma escola de idiomas
Quando começar a trabalhar a rematrícula em escolas de idiomas?
Estratégias e boas práticas para promover a rematrícula em sua instituição de ensino
A importância da negociação para rematrículas em escolas de idiomas
O potencial da tecnologia aplicada à retenção de estudantes

Os motivos da evasão em uma escola de idiomas

Para conquistar mais rematrículas em escolas de idiomas, é preciso primeiro descobrir o porquê da evasão de alunos em sua escola. Ao compreender as razões do abandono, você pode trabalhar para reforçar sua retenção e evitar a perda de estudantes.

Por isso, separamos alguns dos principais motivos que levam os alunos a não atualizarem suas matrículas. Confira:

Insatisfação com a escola

A continuidade de um aluno em sua escola de idiomas vai sempre depender da satisfação dele com o aprendizado. Se estiver descontente com a metodologia, com os professores, com a estrutura ou com a administração, é muito mais difícil que ele faça a rematrícula.

Nesse sentido, busque avaliar qual é o ponto de insatisfação e tente superá-lo. Uma opção interessante é transferir o aluno para outra turma, com outro professor, mas a eficácia dessa estratégia vai depender da situação do estudante.

Tudo sobre rematrículas para escolas de idiomas | Sponte

Falta de motivação

Se o aluno estiver desmotivado com seu aprendizado, será difícil convencê-lo a realizar a rematrícula. Essa desmotivação pode acontecer quando ele não percebe resultados no estudo, está com dificuldades de aprendizado ou deixa de ver os benefícios que o curso pode oferecer.

Mudança de horários

Os alunos possuem suas próprias rotinas e outras obrigações além do curso de idiomas. Sua disponibilidade de horários pode mudar e, se o centro de ensino não puder oferecer alternativas, eles vão acabar não fazendo a rematrícula.

Problemas financeiros

Outro motivo comum para alunos não realizarem a rematrícula é a questão financeira. Ao perceber que terão dificuldades para pagar as mensalidades do próximo período escolar, muitos estudantes acabam saindo da escola de idiomas.

Isso é mais frequente em períodos de crise e sua instituição de ensino deve estar pronta para lidar com a situação. Avalie renegociar os valores e reforçar a importância do ensino de idiomas para o estudante.

Não adequação ao método

Há diferentes metodologias possíveis no ensino de idiomas e, muitas vezes, o estudante pode não se adequar. Nesses casos, é difícil garantir a rematrícula.

Se a maioria dos estudantes gostarem da metodologia e o problema for pontual, atingindo uma pequena parcela dos discentes, não há motivos para preocupação. No entanto, se esse tipo de evasão se tornar recorrente, vale a pena buscar transformações metodológicas para engajar seus alunos.

Crescimento dos cursos online

No pós-pandemia, os cursos totalmente online se tornaram sérios concorrentes para escolas de idiomas. Muitos alunos migram para essa opção por comodidade ou pelos custos, que tendem a ser menores.

Para enfrentar a nova concorrência, é importante destacar as vantagens de sua instituição, explorar o ensino híbrido e oferecer outros benefícios aos estudantes.

Ensino híbrido: O guia completo para sua gestão escolar | Sponte

Quando começar a trabalhar a rematrícula em escolas de idiomas?

Nesse cenário, é comum ao gestor se perguntar como é possível rematricular alunos em sua instituição enquanto o ensino online se apresenta como uma opção tão mais fácil e barata.

Outra questão é como conciliar os problemas financeiros, as dificuldades de horários e a exigência de excelência — cada vez maior — feita pelos estudantes de idiomas.

Muitos gestores deixam para pensar nisso apenas nos últimos meses do semestre, que é o período normal para trabalhar a retenção com mais intensidade, entrar em contato com a comunidade escolar e tentar fechar o máximo possível de rematrículas.

No entanto, isso é um erro — principalmente em escolas de idiomas que têm altos índices de evasão.

Ainda que o final do semestre seja o momento certo para fechar as matrículas, é preciso ter um trabalho de retenção constante, desde a captação do aluno e durante todo o relacionamento com ele.

Portanto, promova uma comunicação de qualidade com a comunidade escolar, atenda suas demandas, mostre a disponibilidade da escola e fortaleça a satisfação, o engajamento e o interesse do aluno com a escola de idiomas.

Estratégias e boas práticas para promover a rematrícula em sua instituição de ensino

Há várias ações que podem ser colocadas em prática no decorrer do ano letivo para controlar a evasão em escolas de idiomas. Elas envolvem estratégias de marketing, organizações da infraestrutura educacional e até o uso de ferramentas digitais.

Para ajudar nesse processo, separamos as principais boas práticas para melhorar as rematrículas em escolas de idiomas:

Captação de novos alunos para escolas de idiomas | Sponte

Conheça os alunos

Entender os estudantes de sua escola, identificando suas dificuldades, necessidades e interesses, é um passo importantíssimo para a fidelização e a retenção de matrículas.

Ao conhecer seu aluno de forma mais completa, você pode direcionar as aulas e atividades escolares para atender às expectativas dele em relação à escola de idiomas. E um aluno satisfeito certamente será um aluno rematriculado.

Para conseguir esse conhecimento, é válido realizar pesquisas, disponibilizar uma caixinha de sugestões e incentivar conversas com a equipe pedagógica e com os professores.

Mas lembre-se de que não adianta apenas conhecer as vontades dos alunos, é preciso também colocar em prática ações que vão de encontro a essas demandas.

Construa um relacionamento com a comunidade escolar

É interessante que toda a equipe trabalhe para criar um relacionamento de amizade com seu aluno. Procure chamá-lo pelo nome, conversar com ele sempre que possível, perguntar como vão as aulas e mostrar interesse em seu bem-estar.

Quando há aulas presenciais, isso pode ser feito pela pessoa na recepção da escola, pelo professor e até pela equipe administrativa. Isso dá ao estudante uma sensação de importância e torna o processo de rematrícula muito mais provável. Afinal, todo mundo gosta de estar em um lugar onde se é bem tratado.

Com estudantes remotos, há duas formas de fazer isso: por meio do professor, nas aulas online, ou em contatos com o aluno pelas redes sociais. Ambas as formas são ótimas para fortalecer o relacionamento de sua escola de idiomas com os alunos.

Inclusive, as redes sociais são ferramentas excelentes para o relacionamento com qualquer estudante — seja presencial, seja online.

Elas permitem um contato direto enriquecedor e uma integração muito produtiva por meio de postagens leves e interessantes, compartilhamento de conteúdos produzidos pelos próprios alunos e troca de informações em tempo real.

🔎 Saiba mais: Redes sociais em escolas de idiomas, cursos técnicos e profissionalizantes: como usar?

Aproxime-se de pais e responsáveis

Muitos dos alunos de uma escola de idiomas são crianças e adolescentes, certo? Nesses casos, o relacionamento com os alunos também é importante, mas deve ser somado a uma aproximação com os pais e responsáveis.

Como são eles que pagam as mensalidades e realizam a rematrícula, é essencial que possam ver os resultados e sentir que o investimento está valendo a pena.

Para isso, invista em estratégias de comunicação com a comunidade escolar, como o Portal do Aluno do Sponte, que automatiza esse processo, reduzindo o trabalho de sua equipe e melhorando a satisfação de pais e responsáveis.

Utilize estratégias de marketing educacional

É comum ver o marketing como uma ferramenta útil apenas na captação de alunos e conquista de novas matrículas. No entanto, ele também tem um grande potencial para a retenção.

Com ferramentas como as redes sociais e o e-mail marketing, a escola potencializa o relacionamento e o engajamento da comunidade de forma estratégica e muito proveitosa.

Modelos de marketing para escolas de idiomas e cursos livres | Sponte

Ofereça os melhores meios de pagamento

Ter os meios de pagamento adequados é ótimo para combater a inadimplência e otimizar a gestão financeira. Além disso, eles propiciam uma experiência muito mais fácil para alunos, pais e responsáveis.

O pagamento por recorrência, por exemplo, dispensa a necessidade do deslocamento a um banco ou à escola — o responsável pela mensalidade só precisa ter um celular conectado à internet.

Essas facilidades aumentam muito as chances de rematrículas nas escolas de idiomas.

Conte com professores engajados

Por terem um contato direto e constante com seus estudantes, os professores têm muito poder sobre a fidelização em uma escola de idiomas.

Nesse contexto, um educador desmotivado tende a dar aulas pouco interessantes, não engaja os alunos e pode levar a um sério aumento na evasão.

Por outro lado, os professores engajados — que chegam à escola animados, passam energia durante as aulas e demonstram uma verdadeira paixão por ensinar — são essenciais para conquistar os estudantes e ajudar a aumentar as rematrículas.

Deixe o processo de matrícula mais simples e eficiente

A burocracia na hora da matrícula ou da rematrícula pode reduzir a satisfação de seus alunos, pais ou responsáveis. Por isso, é importante simplificar ao máximo esse momento, e oferecer um processo realmente eficiente.

Um grande exemplo é o sistema de matrículas online do Sponte. Por meio dele, sua comunidade escolar pode fazer a rematrícula sem sair de casa, de forma totalmente digital, simples e sem atrasos.

Além disso, o processo é absolutamente seguro, feito em um ambiente com criptografia e registrado com assinatura digital.

Rematrículas para sua instituição de ensino | Sponte

Cuide da sua infraestrutura

Uma estrutura de qualidade é essencial para garantir a satisfação do aluno. Boas salas, bons materiais e espaços agradáveis ajudam muito a deixá-lo motivado para as aulas — e para a rematrícula.

Isso inclui desde contar com cadeiras confortáveis e ar-condicionado, até investir na pintura da escola, para deixar o visual convidativo.

Um aluno que gosta do espaço de sua escola tem mais chances de renovar sua matrícula.

🔎 Confira: O que é infraestrutura escolar e como levar melhorias para a escola?fraestrutura? O que fazer?

Acompanhe os índices de evasão escolar

Muitos alunos mostram antecipadamente sinais que podem indicar a tendência à evasão escolar. São atrasos nas mensalidades, faltas frequentes, queda na produtividade, entre outros.

A boa notícia é que se a escola de idiomas prestar atenção nesses sinais, fica muito mais fácil descobrir os alunos que estão com problemas e agir, buscando conversar com eles, descobrir suas demandas e retomar a possibilidade de uma rematrícula.

Para ter acesso a essas informações de forma rápida, prática e eficiente, vale a pena conhecer o Controle de Retenção do Sponte.

🔎 Descubra: Como o Sponte ajuda sua escola de idiomas na retenção de alunos?

Ofereça descontos/renegociações de valores

Caso o aluno esteja com problemas financeiros, a flexibilidade para renegociar valores ou até formas de pagamento pode ser o caminho certo para garantir a rematrícula em escolas de idiomas.

Além de favorecer a retenção, a instituição de ensino ainda fideliza o aluno, o pai ou o responsável. Dessa forma, ele não apenas vai continuar na escola, mas também vai recomendá-la para amigos e familiares.

Entenda mais sobre negociação:

A importância da negociação para rematrículas em escolas de idiomas

Em períodos de dificuldades financeiras, muitos alunos, pais e responsáveis param de ver a escola de idiomas como uma prioridade.

Nesses casos, o gestor, os professores e a equipe pedagógica precisam se desdobrar para mostrar para essa parte da comunidade escolar que os estudos definitivamente valem o investimento e que a rematrícula é a melhor opção.

Negociação para rematrículas em escolas de idiomas | Sponte

Já falamos neste texto sobre como reforçar esse sentimento e melhorar o relacionamento com pais e alunos para garantir bons índices de rematrículas em escolas de idiomas.

Mas, por vezes, isso não é o bastante. Mesmo em instituições de ensino que têm um grande foco no relacionamento e na experiência da comunidade escolar, sempre haverá aquele aluno ou pai que vai querer discutir o valor, questionar o gestor e repensar a continuidade no curso.

É aí que entra a importância de saber negociar de forma efetiva.

Com boas estratégias de negociação, é muito mais fácil conversar com essas pessoas e garantir a rematrícula sem precisar ceder a descontos muito altos.

Confira as vantagens de uma negociação estratégica:

Maior facilidade para convencer alunos e responsáveis a fazerem a rematrícula
Menos problemas ao discutir valores e formas de pagamento
Poder de convencimento para superar dificuldades, como crises, por exemplo
Manutenção de alunos matriculados mesmo com mudanças de metodologia

E esses são apenas alguns exemplos que mostram por que a negociação é tão importante na gestão escolar.

Na sequência, aprenda como ter uma negociação de qualidade, baseada em técnicas estudadas da Universidade de Harvard.

O método Harvard de negociação

Já aconteceu de uma negociação em sua escola levar a um conflito? Muitas vezes, o pai, o responsável ou mesmo o aluno podem acabar levando a mal a discussão e se afastando da instituição de ensino.

Isso é muito ruim para a retenção e também para a captação de alunos novos, já que gera uma publicidade negativa.

No entanto, temos uma sugestão que permite fazer negociações efetivas com muito menos riscos de conflitos e com mais efetividade: é o método de negociação desenvolvido em Harvard por William Ury e Roger Fisher.

Essa técnica se baseia em estratégias que podem ser muito úteis no seu processo de rematrícula.

O principal conceito do método Harvard é focar em negociações que beneficiem as duas partes do acordo, deixando de lado o princípio de que toda negociação acaba tendo um vencedor e um perdedor. Isso aumenta a satisfação de todos os envolvidos e evita conflitos durante e também depois do processo.

Com esse objetivo, a proposta dos estudiosos envolve facilitar o processo de discussão usando decisões lógicas, objetivas e justas. Para isso, ela se baseia em 4 premissas fundamentais:

1. A separação entre pessoas e problema

Em uma negociação, muitas vezes acabamos levando a discussão para o lado pessoal. Isso nos coloca na defensiva, aumentando a tensão na conversa e, possivelmente, levando a desentendimentos sérios.

Outros problemas também podem levar a esse caminho. Os autores indicam 3:

Problemas de comunicação e de entendimento entre as partes
Percepções diferentes de alguma questão
Emoções como o medo e a raiva

Então, para evitar os desentendimentos, o método de Harvard propõe deixar o ego de lado na hora de negociar e se colocar na posição da outra pessoa, buscando entender seu ponto de vista. Enfim, usar da empatia e não deixar a discussão ser levada para o lado pessoal.

Para termos um exemplo prático: na hora da rematrícula, um aluno pode acabar reclamando dos preços da sua escola. Se você tomar isso como uma ofensa pessoal, a discussão vai definitivamente se dirigir para um conflito.

No entanto, se você se colocar no lugar do aluno, entender a sua dificuldade e buscar uma discussão com o objetivo de melhorar a situação para todos, ele vai se sentir bem atendido e com mais chances de fazer a rematrícula.

Lembre-se: para isso, não é necessário oferecer descontos. Essa é uma possibilidade, mas você também pode apresentar para seu aluno as vantagens da escola de idiomas, explicando para ele os motivos desse valor e o porquê de ele valer a pena.

2. Definição do foco não em opiniões, mas em interesses

Muitas vezes, em uma discussão, acabamos tendo o ímpeto de provar que nossa opinião está certa e que nossa posição é a única possível, mesmo quando fica claro que essa não é a melhor estratégia para conseguir bons resultados.

Pense bem: qual é o foco da negociação? Provar para o aluno/responsável que você tem razão? Ou mostrar para ele que vale a pena fazer a rematrícula em sua escola de idiomas?

É a segunda opção, não é? É por isso que o estudo indica que o objetivo de uma negociação deve ser satisfazer os interesses das partes. O aluno está interessado em conseguir um bom estudo, e você em conquistar mais matrículas, certo?

Por isso, em vez de impor sua opinião, apresente-a de forma aberta, escute a posição do aluno e busque uma forma de fazer com que elas se somem para encontrar o melhor caminho para o objetivo dos dois (que provavelmente vai ser a rematrícula em sua escola de idiomas).

3. Tenha mais do que uma opção de resultado para os dois lados saírem ganhando

Em vez de ir para a negociação com só uma resolução em mente, o estudo propõe que você tenha múltiplas opções abertas e flexíveis, que devem se desenvolver durante a discussão.

Nesse sentido, os estudiosos apontam quatro questões que podem ser prejudiciais à sua negociação:

Decidir antecipadamente e não considerar diferentes alternativas
Restringir suas opções em busca de uma resposta singular
Ver o problema nos conceitos de ganhos e perdas
Pensar que cada um tem a responsabilidade de encontrar uma solução para si, sozinho

Em resumo, isso significa que a negociação deve ser usada como o caminho para criar soluções múltiplas, que atendam aos interesses dos dois lados, levando em conta todas as opções e alternativas possíveis.

Assim, na negociação da rematrícula, não deixe de considerar as possibilidades de ceder descontos, ou comprometer-se com melhorias na escola. Mas analise isso em conjunto com o aluno ou responsável, mostrando para ele como é preciso que os dois lados se comprometam e que as alternativas sejam positivas para ambos.

O potencial da tecnologia aplicada à retenção de estudantes

Muitos dos pontos que discutimos podem ser melhorados com boas ferramentas. A matrícula online e o controle de mensalidades do sistema Sponte são alguns exemplos de destaque.

Além disso, a Agenda Digital e o Portal do Aluno também favorecem a experiência dos seus estudantes e facilitam a gestão, para beneficiar a retenção de alunos e sua rematrícula.

E, é claro, o sistema de gestão escolar Sponte conta uma ferramenta muito poderosa para facilitar as rematrículas em escolas de idiomas: o Controle de Retenção, que permite a identificação de alunos que têm tendência à evasão.

Sem falar que, com ferramentas digitais e relatórios, você terá ao seu alcance dados da escola a fim de possuir critérios objetivos para sua negociação e ainda apresentará uma gestão muito mais inteligente para os alunos e responsáveis.

Tudo isso permite ao gestor o desenvolvimento de um trabalho mais focado na prevenção da evasão, aumentando as chances de rematrículas em escolas de idiomas.

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