Dicas de como fazer a renegociação de mensalidade atrasada

A inadimplência escolar é um dos principais problemas de qualquer instituição de ensino. Por isso, ter efetividade na renegociação de mensalidade é uma característica de destaque para um bom gestor. Você sabe como lidar com essa parte tão importante da gestão financeira escolar?

Continue sua leitura e descubra como renegociar mensalidades atrasadas de forma eficiente, com excelentes resultados.

• Inadimplência escolar: o grande problema das mensalidades atrasadas em sua escola
• Dicas para renegociação de mensalidade na gestão financeira escolar

1. Otimize sua comunicação com a comunidade escolar 
2. Demonstre empatia durante a cobrança escolar
3. Ofereça opções para a quitação da mensalidade atrasada
4. Facilite as diferentes formas de pagamento
5. Foque na redução do prejuízo nos casos mais críticos
6. Faça um acordo por escrito com as informações da renegociação de mensalidade
7. Tenha flexibilidade durante o pagamento das mensalidades atrasadas
8. Mantenha contato regular com os responsáveis pelo pagamento

• A importância de uma gestão financeira escolar efetiva para combater a inadimplência

Inadimplência escolar: o grande problema das mensalidades atrasadas em sua escola

Segundo uma pesquisa realizada pela equipe do sistema de gestão escolar Sponte e publicada em nosso Relatório anual da inadimplência escolar no Brasil, o índice de inadimplência em instituições particulares saltou de 17,57% para 22,63% entre 2019 e 2023.

É óbvio que isso causa um imenso impacto para a gestão financeira escolar. Uma inadimplência alta significa:

• Redução dos lucros para todos os envolvidos 
• Queda no capital disponível para fazer novos investimentos
• Dificuldade para realizar as manutenções importantes
• Estagnação da escola
• Insegurança financeira
• Falta de previsibilidade nos rendimentos mensais
• Impossibilidade de investir em marketing e captação de novos alunos

Além do prejuízo direto desses problemas, eles acabam alimentando um ciclo vicioso que pode levar a escola a sérios problemas.

🔎 Leia também: A importância de uma boa gestão financeira em escolas.

Afinal, se você não tem caixa e previsibilidade para investir em melhorias de infraestrutura, em capacitação de professores e em equipamentos, a qualidade da instituição cai e, consequentemente, a evasão de alunos aumenta.

E a situação piora quanto mais alunos inadimplentes sua escola tiver. Se seu fluxo de caixa for incerto, fica difícil, por exemplo, recompensar financeiramente seus educadores — e sabemos que  a valorização dos professores é o caminho para uma educação de qualidade.

Em casos extremos, ela pode até impactar a sobrevivência de uma instituição de ensino. Mas, evitar esse problema é possível. Você precisa de boas práticas para combater a inadimplência escolar como as que você pode encontrar aqui:

• Gestão financeira escolar: como combater a inadimplência nas escolas?

Além disso, você também deve saber como renegociar mensalidades atrasadas com alunos, pais e responsáveis. Confira agora dicas práticas para isso:

Dicas para renegociação de mensalidade na gestão financeira escolar

Além de ter boas práticas contra a inadimplência escolar, você também precisa saber como renegociar as mensalidades quando o aluno já atrasou. 

Então listamos aqui as 8 principais dicas para você fazer a renegociação de mensalidade de forma efetiva:

1. Otimize sua comunicação com a comunidade escolar 

O primeiro passo é garantir que sua relação com alunos, pais e responsáveis seja positiva, com uma comunicação eficaz, clara e ágil. Isso porque uma boa renegociação de mensalidades começa nesse contato.

A comunicação também deve estar disponível em vários canais, como telefone, WhatsApp e e-mail, para garantir que você consiga falar com o responsável pelo pagamento em um canal que seja acessível para ele.

Um sistema próprio da escola, como o Portal do Aluno do Sponte, também é uma boa pedida para centralizar esse contato.

🔎 Leia mais: A comunicação entre pais e escola: o que a tecnologia tem a nos ensinar?

2. Demonstre empatia durante a cobrança escolar

Por mais que a escola tenha todo o direito de fazer essa cobrança, a renegociação de uma mensalidade atrasada não deve ser uma ação hostil. Um contato cordial, gentil e compreensivo tende a ser muito mais efetivo, além de ajudar a manter a boa reputação da escola.

Lembre-se de que a inadimplência escolar muitas vezes é causada por problemas financeiros da família. Então aborde a renegociação com empatia, compreendendo a situação de seu aluno.

Em casos como esses, o tratamento cordial vai até reforçar a fidelização desse estudante e a retomada do pagamento em dia.

3. Ofereça opções para a quitação da mensalidade atrasada

Aqui também podemos falar sobre empatia, assim como sobre estratégias para ter um pagamento efetivo das mensalidades atrasadas.

Isso porque nem sempre o aluno inadimplente ou sua família pode pagar todo o valor devido de uma vez só. Principalmente se o atraso tiver sido causado por dificuldades financeiras.

Então ofereça opções de parcelamento ou mesmo planos de pagamento personalizados, que se adaptem às necessidades do devedor.

É claro que receber tudo de uma só vez seria melhor, mas o parcelamento deixa o processo mais fácil para a família e ajuda a garantir que você receba o valor devido.

4. Facilite as diferentes formas de pagamento

Ter diferentes formas de pagamento também é importante para garantir que alunos, pais e responsáveis possam quitar as mensalidades atrasadas.

Busque dar preferências para métodos automáticos, como o cartão de crédito ou o pagamento recorrente, mas deixe aberta a possibilidade de receber também por outras formas, de acordo com o que o devedor tiver disponível.

🔎 Leia também: 

• Diminua a inadimplência com métodos de cobrança eficientes.
• Aproveite o pagamento recorrente para combater a inadimplência e ter mais matrículas.

5. Foque na redução do prejuízo nos casos mais críticos

O ideal na renegociação de mensalidades atrasadas é receber o valor pleno, com acréscimos de multa e juros. No entanto, nem sempre isso é possível.

Há casos críticos em que a família realmente não é mais capaz de pagar o valor atrasado, nem mesmo com as opções de parcelamento oferecidas pela escola.

Em situações como essas, busque conversar de forma franca com eles e descobrir que tipo de pagamento é viável em sua condição financeira atual, mesmo que isso envolva reduzir drasticamente o valor devido.

Assim é possível receber pelo menos uma parte, sem precisar apelar à cobrança judicial que causaria desgaste para a escola.

6. Faça um acordo por escrito com as informações da renegociação de mensalidade

Assim que combinar uma forma de pagamento com o devedor, registre tudo em um acordo por escrito e peça para ele assinar. 

Dessa forma, todo o processo fica claro e documentado, para evitar problemas mais tarde.

7. Tenha flexibilidade durante o pagamento das mensalidades atrasadas

É possível que a situação financeira da família mude durante o pagamento das mensalidades renegociadas. Nesses casos, a escola deve estar aberta para voltar a conversar sobre os valores, revisar o acordo e construir soluções alternativas.

8. Mantenha contato regular com os responsáveis pelo pagamento

O contato com aluno, pai ou responsável devedor não acaba quando ele assina o acordo de renegociação. 

É preciso manter um canal de comunicação aberto, com conversas regulares, para garantir que os pagamentos sejam feitos e avaliar se será necessário fazer algum ajuste.

A importância de uma gestão financeira escolar efetiva para combater a inadimplência

Seguindo essas 8 dicas, fica muito mais fácil lidar com o problema da inadimplência. No entanto, você certamente concorda que seria melhor ainda nem precisar renegociar, não é?

Se sua escola puder estabelecer um sistema eficiente de cobrança e controle financeiro, a renegociação de mensalidades atrasadas vai ser uma situação rara. 

Além disso, você terá uma previsibilidade financeira excelente, que permitirá investimentos certeiros, com o mínimo de risco e foco total na evolução da escola.

Para isso, você precisa ter um sistema de gestão escolar que ofereça funcionalidades de gestão financeira, formas de pagamento efetivas e uma comunicação de qualidade com a comunidade.

Com o Sponte, por exemplo, você pode reduzir o índice de inadimplência escolar em mais de 30% com a automatização dos processos financeiros e os diferentes métodos de pagamento.

Outra opção, ainda mais efetiva, é a mensalidade garantida. Essa nova funcionalidade oferece inadimplência zero tirando as cobranças das mãos da escola. 

🔎 Conheça mais: Mensalidade garantida do Sponte: estabilidade financeira e inadimplência zero na sua gestão escolar.

Confira essas possibilidades e continue aprendendo sobre gestão financeira escolar! No link abaixo, temos uma mesa redonda com grandes nomes que discutem a educação financeira para escolas. Confira: