Tudo sobre gestão administrativa escolar para o sucesso

O sucesso de uma escola particular depende de vários fatores — há as demandas pedagógicas, a organização financeira e até a captação de alunos. No entanto, um setor se destaca entre eles é a gestão administrativa escolar, responsável pelo bom funcionamento de toda a instituição de ensino.

É a administração da escola que lida com a burocracia necessária para o ano letivo, gerencia os processos internos, coordena a equipe e garante o bom andamento dos outros setores.

Por ser uma parte tão importante do sucesso, a gestão administrativa escolar tem um lugar de destaque no blog da Sponte.

Então, neste artigo, vamos trazer os principais conteúdos que você precisa conhecer para sua administração escolar ter os melhores resultados. Confira:

Gestão administrativa escolar: o que é e quais são as suas funções?
Administração da escola: como ter sucesso na gestão educacional?
- Gerir a secretaria na instituição de ensino
- Cuidar da manutenção dos espaços e da infraestrutura
- Participar da coordenação de reuniões pedagógicas
- Liderar o planejamento estratégico da gestão administrativa na escola
Gestão da equipe: como liderar seu time na administração escolar?
Otimização da gestão administrativa escolar: como melhorar seus resultados com um sistema de gestão?

Gestão administrativa escolar: o que é e quais são as suas funções?

A gestão administrativa da escola é um dos pilares essenciais do bom funcionamento de uma instituição de ensino, acompanhada de perto por outras importantes funções, como a gestão financeira e a gestão pedagógica.

Contudo, enquanto a área pedagógica cuida especificamente do ensino e o setor financeiro lida com o dinheiro e com as mensalidades, a administração da escola tem um escopo muito menos restrito. Sua responsabilidade é gerir o funcionamento da instituição como um todo.

Seu contexto é semelhante ao da administração de uma empresa — enquanto há setores que lidam com temas específicos, a área administrativa precisa de uma visão mais ampla, para cumprir o dever de manter as outras áreas integradas para cumprir os objetivos da companhia.

Dessa forma, a gestão administrativa escolar é a área responsável por verificar como estão sendo utilizados os recursos financeiros e físicos na instituição, além de cuidar da manutenção da escola.

Esse setor também está altamente engajado na definição de estratégias para diminuir a evasão escolar e aumentar a captação de alunos, além de trabalhar o engajamento com a comunidade escolar.

Além disso, essa é a área da escola que faz a gestão de processos e de pessoas. É o setor que busca maneiras de otimizar os fluxos de demandas internas e dos recursos humanos da instituição.

Mas este resumo mal arranha a superfície das funções dessa área tão importante. Para ajudar a entender melhor tudo o que a administração escolar precisa fazer — e para mostrar práticas capazes de melhorar esse trabalho — organizamos os próximos tópicos.

Falaremos sobre duas frentes em que a gestão administrativa escolar é fundamental: a administração da escola, como um todo, e a gestão da equipe de colaboradores.

Continue sua leitura e entenda:

Administração da escola: como ter sucesso na gestão educacional?

Para começar, vamos falar sobre a administração escolar, que é mais ampla, envolve vários fatores e deve ser a atenção primordial de sua gestão. Confira cada ponto:

Gerir a secretaria na instituição de ensino

Junto com a diretoria, a secretaria escolar é a área mais ligada à gestão administrativa. Isso porque ela é o setor responsável pelas principais questões administrativas na gestão educacional.

Ela reúne os documentos de alunos, professores e demais membros da comunidade escolar, além de outros registros que devem ser armazenados e utilizados para a manutenção da instituição.

A secretaria deve organizar essas informações, buscar a assinatura dos documentos (digital ou presencialmente) e tê-los à disposição para qualquer necessidade, seja da própria escola, seja dos alunos, pais e responsáveis.

Também é sua função adaptar os registros às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), com governança de dados e canal do titular.

Sem falar, claro, no importante dever de recepcionar alunos, pais, responsáveis e outras pessoas interessadas. A secretaria é a porta de entrada da instituição e deve ser capaz de apresentar uma boa imagem para o público externo.

Além disso, ela é o setor responsável pela comunicação com a comunidade escolar, pelo envio de avisos e comunicados, pela recepção de sugestões e críticas e pelas demais funções de relação com o público.

Nesse contexto, muitas vezes a secretaria escolar também lida com as matrículas e rematrículas da escola, e é responsável por centralizar os registros da gestão pedagógica, como as presenças, faltas e notas.

O mesmo acontece com as finanças da escola. Ainda que você possua uma boa gestão financeira, a secretaria escolar deve estar integrada com esse trabalho. Afinal, é ela que realiza matrículas, rematrículas e, muitas vezes, o recebimento de mensalidades.

Também é responsabilidade da secretaria escolar organizar a rotina da escola e até planejar e executar os trabalhos administrativos, em parceria com o diretor, além de participar das decisões pedagógicas.

Ou seja: a secretaria é o braço direito da administração escolar.

Nesse contexto, é preciso que o gestor trabalhe em consonância com a pessoa responsável pela secretaria e invista em otimizar seu trabalho, com ações como:

Capacitação dos profissionais
Digitalização dos documentos
Organização da rotina
Valorização do bom atendimento ao público
Uso de uma ferramenta de comunicação escolar

Além disso, é muito válido aproveitar o potencial organizacional de um sistema de gestão escolar. Assim, a escola pode evitar a sobrecarga de sua equipe, ao mesmo tempo em que garante um trabalho realmente efetivo.

Cuidar da manutenção dos espaços e da infraestrutura

A infraestrutura escolar de qualidade é um dos mais importantes pilares de uma instituição de sucesso. Além de ser fundamental para a aprendizagem dos alunos, permitindo uma educação segura, acessível e completa, ela ainda funciona como um chamariz para ter mais matrículas.

Também é importante lembrar que a infraestrutura escolar é o espaço de trabalho de sua equipe. Vários funcionários se empenham diariamente para que a escola cumpra seu papel com excelência, então o espaço físico da instituição deve contemplar suas necessidades.

E é papel da gestão administrativa escolar oferecer um ambiente acolhedor para toda a comunidade, desde a gestão pedagógica até o corpo discente, seus pais e responsáveis.

Por tudo isso, a estrutura escolar é geralmente uma das primeiras coisas a se pensar na hora do planejamento em uma instituição de ensino.

Nesse contexto de infraestrutura, é preciso atender a todas as áreas — desde as salas de aula e os equipamentos pedagógicos até as áreas de lazer, a sala de professores e a própria organização da secretaria.

Há ainda um espaço que acaba esquecido em muitas escolas: a biblioteca. Esse é um ambiente fundamental dentro de uma instituição de ensino e um importante apoio para o ensino e aprendizado.

🔎 Leia mais: 8 dicas para organizar a biblioteca escolar.

Participar da coordenação de reuniões pedagógicas

A reunião pedagógica, também conhecida como reunião de planejamento escolar, é uma das mais importantes atividades para a gestão pedagógica em qualquer instituição de ensino. Afinal, ela é fundamental para garantir o sucesso de suas maiores missões: ensinar com qualidade e preparar seus estudantes para o mundo.

No entanto, ela não é responsabilidade apenas da equipe pedagógica. Essa reunião de professores e gestores precisa ter estratégia, organização e integração com todos os setores da instituição — desde as finanças até a infraestrutura. E é aí que entra a administração escolar.

A gestão administrativa na escola tem as funções essenciais de preparar a equipe, participar da definição de pauta para a reunião e atuar no planejamento que envolve a gestão escolar como um todo no processo de melhoria pedagógica.

Entre os objetivos desse encontro de planejamento estão:

Desenvolver o projeto político-pedagógico e o currículo escolar
Acompanhar se a escola mantém-se adequada à Base Nacional Comum Curricular (BNCC)
Avaliar os resultados do período letivo anterior
Manter toda a gestão pedagógica alinhada aos objetivos da escola
Definir metodologias de ensino
Valorizar e engajar os professores
Estimular a formação continuada de docentes
Organizar o calendário de aulas e atividades escolares
Fortalecer o engajamento da comunidade escolar

Entre tantos objetivos, fica clara a importância da participação da gestão administrativa escolar — e também a necessidade de definição de uma pauta realmente focada.

Na prática, a pauta é uma espécie de roteiro que apresenta o que deve ser discutido durante a reunião pedagógica e a forma pela qual ela será conduzida. Assim, ela prevê os assuntos desse encontro específico, os objetivos que podem ser propostos e as estratégias possíveis para chegar lá.

São vários detalhes que precisam ser definidos previamente, para evitar uma reunião enrolada, cheia de conversas desnecessárias e sem um encaminhamento frutífero.

Contudo, a pauta não pode ser rígida. A reunião pedagógica é um espaço de discussão e construção conjunta do futuro educacional de uma escola. Por isso, ela deve levar assuntos e propostas que possam ser debatidos, aprimorados e até descartados, de acordo com a avaliação do grupo.

Ainda assim, ela é um documento formal, que guiará a reunião e pode ser usada para outros encontros e até para reuniões pedagógicas de outras escolas que façam parte da rede.

A definição da pauta vai variar entre escolas diferentes. No entanto, é possível contar com um padrão ou um modelo, a partir do qual sua gestão pedagógica pode organizar uma reunião personalizada para suas necessidades. Alguns passos importantes são:

Alinhar os objetivos da reunião pedagógica atual
Recuperar as decisões da reunião anterior
Avaliar o cumprimento das metas definidas
Levantar os resultados das ações e estratégias aplicadas
Apresentar os assuntos necessários
Discutir a evolução do corpo discente
Receber demandas dos professores
Definir calendário de atividades
Estabelecer metas para a próxima reunião
Elaborar propostas e estratégias
Avaliar quais materiais serão necessários
Reforçar o agendamento da próxima reunião

Além disso, há outras tarefas importantes para a gestão administrativa escolar nesse contexto. A primeira é estabelecer um cronograma anual de reuniões no calendário escolar. Assim, todos os integrantes do corpo pedagógico estarão cientes da data e as ausências serão menos frequentes.

Também é fundamental estabelecer horários de início e fim da reunião. Isso reduz atrasos e permite que todos organizem seu dia para participar do encontro.

Durante a reunião propriamente dita, é essencial seguir a pauta proposta, para evitar confusões e perdas de tempo. Ao mesmo tempo, busque ter um pouco de flexibilidade nesse ponto, para que todos possam se manifestar livremente.

Outro ponto importante é valorizar a voz de todos os presentes. Isso enriquece a reunião, com diversos pontos de vista construtivos, e ainda faz com que os integrantes sintam-se motivados a participar.

Também é importante evitar dedicar muito tempo a pautas burocráticas, porque o foco da reunião pedagógica deve ser a pedagogia aplicada na escola. A burocracia deve ser discutida pela reunião da gestão administrativa escolar.

Não deixe de participar desse momento tão importante. Lembre-se de que uma gestão escolar integrada é uma das partes mais importantes para preparar sua escola para o futuro.

Soluções para uma Gestão Educacional que olha para o futuro | Sponte

Liderar o planejamento estratégico da gestão administrativa na escola

Como vimos, a reunião pedagógica é importante na organização do ano letivo, mas não deve tratar das áreas mais burocráticas do planejamento escolar. Essa função é da gestão administrativa e demanda de um planejamento escolar estratégico.

Esse processo envolve reunir as equipes da escola e avaliar desafios, possibilidades e caminhos a serem seguidos no período letivo.

Assim, o momento costuma ser uma grande responsabilidade para a gestão escolar. Afinal, é esse planejamento que vai definir tanto o acompanhamento pedagógico quanto a organização das demais áreas.

Durante o planejamento, a equipe pode repensar a organização e os objetivos da escola, dar um rumo para a gestão pedagógica e prepará-la para os desafios que podem surgir nos próximos meses.

Além disso, ele também é uma forma de garantir que toda a comunidade escolar esteja alinhada, buscando os mesmos objetivos e assumindo suas responsabilidades.

Para isso, o processo envolve analisar indicadores e métricas de sua instituição de ensino, bem como de outras instituições, e, com base neles, estabelecer critérios e organizar metas a serem alcançadas.

Guia do planejamento para escolas do futuro | Sponte

Enfim, o planejamento é essencial para que os objetivos traçados sejam executados de forma que englobem os diversos contextos escolares, desde a secretaria até o relacionamento com pais e alunos.

É importante observar que o planejamento estratégico ocorre de forma contínua e envolve todas as atividades escolares e quem as realiza, de modo a se estabelecerem indicações concretas do que ocorre na escola.

Assim, a realidade da instituição de ensino é explorada em sua totalidade, permitindo a identificação de pontos que devem ser trabalhados ao longo do ano letivo e dos desafios que podem surgir — e como é possível abordá-los.

Esse planejamento pode ser feito de duas formas:

Planejamento participativo

O planejamento participativo é construído por meio de comunicação com toda a comunidade escolar, de modo a estabelecer uma gestão democrática entre pais, alunos, responsáveis, docentes e os demais colaboradores.

Isso ocorre quando o diretor e os demais integrantes da comunidade escolar apresentam propostas e todos votam sobre elas. Assim, as decisões são tomadas de maneira coletiva. É claro que, para isso, todos os votantes precisam conhecer a realidade da escola.

Esse modelo tem vantagens, como:

Descentralização das decisões
Melhoria no relacionamento entre os membros da comunidade escolar
Maior participação dos pais e responsáveis nas atividades escolares
Estímulo a uma cultura da troca de ideias

É uma forma de trabalhar coletivamente pelo avanço escolar e o engajamento dos alunos.

Planejamento estratégico centralizado

Esse planejamento é mais objetivo. A decisão fica centralizada no gestor, que baseia suas ações em dados de mercado, situação financeira, políticas e metas de investimento.

Para isso, é necessário ter uma análise adequada e uma boa gestão administrativa, financeira e, especialmente, de resultados, uma vez que eles são o foco das decisões.

Com um sistema de gestão, esse diagnóstico é otimizado, já que os dados ficam organizados de uma forma prática e segura.

Esse modelo também oferece benefícios:

Praticidade e agilidade na tomada de decisões
Metas claras e definidas
Mais resultados na gestão escolar

Qual é o melhor modelo?

Não há uma resposta pronta, porque isso depende muito das demandas de cada gestão e também da proposta da escola.

O ideal é ter organização e equilíbrio de modo a atender as necessidades da escola, mesmo que seja necessário combinar as duas formas de planejamento, a variar da necessidade do momento.

Mas seja qual for o modelo de gestão, é fundamental ter:

Organização
Metas definidas
Diálogo com a comunidade escolar
Engajamento das famílias e do corpo docente com a escola

Matriz SWOT para definição de metas

A matriz SWOT é um diagrama muito conhecido no meio da administração e consiste basicamente em uma tabela que lista as forças, as fraquezas, as ameaças e as oportunidades de um negócio.

Nesse sentido, SWOT é a sigla em inglês para Forças (Strengths), Fraquezas (Weakness), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats) e envolve a definição de um planejamento focado nessas características.

Para tanto, essas informações devem ser listadas em uma tabela que divide o ambiente interno — coisas sobre as quais a escola tem atuação direta — e o ambiente externo — com fatores que estão fora do controle da instituição de ensino.

Os dados são detalhados, então, em uma matriz clara e organizada (como na imagem abaixo) que permite bases para o planejamento escolar a partir delas, com foco em superar fraquezas e ameaças, explorando o potencial das forças e oportunidades.

Se sua escola ainda não tiver uma matriz SWOT, recomenda-se sua criação. Isso porque essa estratégia ajuda a visualizar de maneira muito mais clara tudo que pode ser melhorado na gestão escolar.

Além disso, revisitar os valores e a filosofia da instituição também é muito importante para se certificar de que estão atualizados, bem como se as práticas adotadas atualmente estão de acordo com seu propósito.

Com a SWOT e os valores da escola em mãos, é hora de definir as metas da instituição para o novo ano.

🔎 Veja especificidades do planejamento em escolas de idiomas: Planejamento estratégico para escolas de idiomas: o início de um ano letivo.

Organizar ensalamento, horários e outras demandas do ano letivo

Entre os processos mais importantes do planejamento escolar está a organização de salas e horários.

Mas esse é um ponto que pode ser estressante, já que envolve muitos fatores, como a agenda dos professores, a disponibilidade de infraestrutura e a qualidade de ensino para os alunos.

Por isso, é função da gestão escolar administrativa otimizar esse processo para garantir uma organização rápida e eficiente, a fim de começar o ano letivo com tranquilidade e todos os benefícios que um horário escolar bem feito pode oferecer.

Desde a melhora no aprendizado dos alunos até a qualidade de vida dos docentes, uma grade de horários bem estruturada e um ensalamento adequado apresentam muitas vantagens que devem ser levadas em conta na educação

São muitos os benefícios que uma boa gestão de horários pode levar para sua instituição de ensino, entre eles:

Organização escolar em dia
Redução de conflitos entre o corpo docente e a gestão escolar
Aumento de tempo para outras atividades
Ampliação da motivação de alunos e professores
Melhora na performance dos alunos
Melhora na qualidade de ensino pela satisfação dos docentes
Controle na utilização de ambientes coletivos
Controle na realização de eventos
Redução de gastos ao acabar com janelas nas grades dos professores

O planejamento do horário escolar e das salas pode, também, aumentar a satisfação e diminuir a evasão de alunos, levando em conta que, por exemplo, antes do intervalo, os alunos se encontram mais dispostos a aprenderem.

Por outro lado, uma grade feita sem o devido cuidado pode prejudicar todo o ano escolar, com situações desfavoráveis ao ensino e para a própria gestão, como:

Ocorrência de janelas entre as aulas
Surgimento de problemas pessoais para professores
Falta de controle de ambientes
Uso inadequado da infraestrutura
Prejuízos financeiros à escola
Desgaste de alunos e professores

Mas essa organização tende a levar tempo. É preciso levar em conta a disponibilidade dos professores, a distribuição de disciplinas e o uso de espaços coletivos, como quadras, sala de informática e biblioteca. Por isso, evite deixar o trabalho para depois. Faça sua organização assim que possível.

Além disso, para conseguir todos os benefícios dessa organização, leve o máximo de variáveis em consideração na hora de realizar o planejamento. Como exemplos, pode-se citar a disponibilidade de professores, a disposição das aulas e o desempenho e satisfação dos discentes.

Considere:

Turnos em que a escola funciona (manhã, tarde ou noite)
Número de turmas dividido por nível de ensino e período
Infraestrutura de salas disponíveis
Carga horária semanal
Grade curricular das turmas (incluindo obrigatórias e optativas)
Disciplinas e professores
Disponibilidades e preferências de cada docente
Quantidade de salas e de ambientes coletivos

Nesse momento, também é importante pensar nos imprevistos possíveis. Avalie como a grade pode ser flexibilizada caso falte energia ou água, um professor pegue atestado ou haja algum outro problema que prejudique o planejamento original.

Por fim, vale a pena considerar o uso de um sistema de gestão pedagógica, que pode otimizar todo esse processo.

🔎 Leia mais:

Gerenciar o processo de matrículas e rematrículas

O período de matrículas e rematrículas é um dos mais importantes na gestão administrativa escolar, mas costuma ser também um dos mais movimentados para a sua equipe.

Afinal, o fim do ano é bastante cheio para a secretaria e para a gestão administrativa escolar, não é?

Em muitas escolas, é a equipe da secretaria que precisa realizar a parte burocrática das matrículas e rematrículas, além de recepcionar alunos, pais e responsáveis, receber pagamentos, organizar eventos, preparar a divulgação e muito, muito mais!

Justamente por isso, muitas escolas acabam vendo esse momento com apreensão. Para essas equipes, o fim do ano é uma época de bagunça, desorganização, cansaço e estresse.

E esse estresse todo acaba passando até para a gestão pedagógica e pode levar a péssimos resultados, como prejuízos no relacionamento com a comunidade escolar e evasão de alunos.

Mas não precisa ser assim. Com algumas estratégias bem planejadas, seu período de matrículas pode ser eficiente, organizado e, principalmente, tranquilo. Confira:

1. Faça um bom planejamento para a campanha de rematrículas

Quando chegar a hora das matrículas, reúna a equipe e estabeleça um cronograma com tudo o que está planejado para este processo, como período com desconto e momento de envio de mensagens para os responsáveis.

Além disso, revise e atualize os documentos necessários e defina políticas de pagamento.

2. Tenha uma infraestrutura adequada

Invista em uma boa infraestrutura física, com mesas, armários, espaços de trabalho e cadeiras confortáveis, tanto para a equipe quanto para o público.

3. Padronize os processos da gestão escolar

Reúna sua equipe, discuta os processos e alinhe, junto deles, a melhor forma de organizar as atividades de matrícula. A partir disso, crie uma estrutura padronizada para todos seguirem.

4. Divida as funções de sua equipe

Divida o trabalho e estabeleça responsabilidades. Cada colaborador da secretaria escolar deve ser responsável por seu setor. Isso faz toda a diferença no processo de matrícula.

5. Reduza os processos manuais

Aqui não tem nenhum mistério: processos manuais são mais lentos, difíceis e passíveis de erro. Então, se você quer uma secretaria escolar eficiente, busque otimizar o trabalho da sua equipe com tecnologia.

6. Otimize seus canais de comunicação

Busque otimizar os canais de comunicação — mas não apenas com WhatsApp e e-mail. Conte também com ferramentas feitas para isso, como o Portal do Aluno e um app de agenda digital, que envia mensagens automáticas e abre um canal direto entre a instituição e a comunidade escolar.

7. Diminua o uso de papel para as matrículas

Para isso, reforçamos: invista na modernização de sua secretaria escolar. Além de eficiência e organização, você ganha em economia de dinheiro. O sistema Sponte pode garantir uma redução de até 45% nos gastos com papel e impressão.

8. Capacite sua equipe

A equipe da secretaria precisa ser capacitada! Cursos, treinamentos, videoaulas, artigos como este: tudo isso vale para melhorar o preparo de seus colaboradores e ajudá-los a fazer um trabalho organizado e efetivo.

9. Otimize a gestão financeira em sua secretaria escolar

Busque trabalhar com formas de pagamento mais efetivas, que reduzam o trabalho da equipe, como o pagamento recorrente, que é debitado e registrado em seu sistema automaticamente.

10. Disponibilize um processo de rematrículas online

Com esse tipo de tecnologia, todo o processo pode ser feito virtualmente, com uma assinatura eletrônica que garante sua segurança.

É possível otimizar o processo com a planilha de matrículas do Sponte. Confira:

A importância do contrato escolar

Captar uma boa quantidade de alunos é excelente para qualquer escola. No entanto, muitos gestores ficam com dúvidas em uma etapa após a captação: o contrato escolar ou contrato de matrícula.

A matrícula é um acordo. E, como todo acordo de prestação de serviços, ela precisa ser regida por um contrato. É esse documento que será o responsável por oferecer garantias e seguranças para ambas as partes em relação ao cumprimento do que foi acordado.

Infelizmente, por falta de conhecimento, muitas escolas utilizam contratos insuficientes, que podem ser problemáticos para os alunos ou para a própria instituição.

Sabemos que montar um contrato de prestação de serviços educacionais eficiente não é tão simples. São diversos os profissionais que trabalham para garantir que todas as cláusulas tenham um encaixe perfeito, sem que a gestão escolar saia prejudicada.

Tendo em mente que todo contrato deve garantir e preservar os direitos de ambos os lados, confira um texto que vai te ajudar nesse processo:

Avaliar os indicadores de sucesso na administração da escola

Todas as estratégias de gestão administrativa escolar que comentamos até agora são importantíssimas para o sucesso de uma instituição de ensino. No entanto, podem ter resultados muito abaixo do esperado se você não avaliar de perto sua aplicação e o retorno que cada prática está oferecendo.

Ou seja: se você quer melhorar sua escola, é preciso acompanhar o trabalho constantemente, com análises sérias e equilibradas dos resultados da gestão escolar. A recomendação, então, é fazer uma avaliação bimestral com todos os setores da instituição.

Essa avaliação do desempenho escolar de sua gestão precisa ser feita com base em dados, níveis de satisfação da comunidade, feedback educacional, números de aprovação e relatórios para verificar a evolução da escola no decorrer dos anos.

É preciso ainda considerar as condições da infraestrutura, o trabalho da equipe de gestão pedagógica, o cumprimento do Projeto Político-Pedagógico (PPP), os resultados dos alunos e até o relacionamento com a comunidade escolar.

Isso é indispensável para escolas de educação básica, que precisam conferir a evolução dos alunos nas diferentes séries e o alinhamento com as cobranças do Ministério da Educação e com as diretrizes da Base Nacional Comum Curricular (BNCC).

Mas também é muito importante para escolas de idiomas e cursos livres, em que a cobrança por excelência é ainda maior no combate à evasão de alunos.

Veja dicas para otimizar esse processo de avaliação:

Conte com uma equipe responsável pela avaliação bimestral

O gestor não pode ser responsável por realizar toda a avaliação. Por isso, reúna profissionais da escola para ajudar no processo e delegue tarefas para todos.

Registre todas as informações

Todos os dados de cada avaliação devem ser registrados de forma clara e acessível, para servirem como base de comparação ao longo do tempo.

Peça autoavaliações para professores e colaboradores

A autoavaliação é uma ótima estratégia para que a equipe pense em seu próprio trabalho e busque melhorá-lo.

Faça pesquisas de satisfação e opinião

Por meio dessas pesquisas, você pode ter diferentes perspectivas do andamento de sua escola. É ótimo para ter uma avaliação bimestral mais completa e democrática.

Cruze dados de diferentes etapas

Pouco adianta fazer as etapas da avaliação de forma isolada. Aproveite as informações coletadas de forma integral, comparando-as com as outras para identificar os verdadeiros gargalos e pontos de melhoria de sua gestão.

Use um sistema com relatórios acessíveis

Muitos dos dados de gestão que você precisa para a avaliação podem ser levantados por meio de relatórios.

Se você contar com um sistema de gestão escolar como o Sponte, a emissão de relatórios fica fácil, rápida e acessível, o que otimiza muito sua avaliação bimestral.

Gestão da equipe: como liderar seu time na administração escolar?

Vimos até agora o quanto é importante administrar a parte física da escola, assim como as estratégias e planejamentos que compõem seu dia a dia. No entanto, a gestão também precisa olhar para o lado humano da administração escolar.

É aqui que entram as funções de gestão de equipe que são tarefas da administração. Basicamente, podemos dividi-las em três principais. Confira:

Contratar novos colaboradores

A contratação de profissionais é parte fundamental de qualquer empreendimento, e o mesmo vale para as escolas. Afinal, ter bons colaboradores faz toda a diferença na hora de coordenar uma instituição de ensino.

Essa questão é tão proeminente que muitas instituições contam com um setor específico de Recursos Humanos. Mas, com ou sem um RH interno, é importante que a gestão administrativa escolar se envolva nesse momento, para garantir a contratação dos melhores profissionais com um processo organizado e eficiente.

Isso vale tanto para a contratação de professores quanto para a atração de profissionais de outras áreas.

Assim, organizamos um passo a passo que pode te ajudar a otimizar o processo em sua escola:

Entender a necessidade atual da escola

O primeiro passo antes de abrir uma vaga de emprego é entender exatamente qual é a demanda que você quer suprir com esse profissional. Se for um professor, determine quais disciplinas estão desfalcadas, se for para um colaborador de gestão, identifique quais funções ele deve exercer.

Determine o perfil de profissional que a escola está buscando

Há candidatos de diferentes perfis para qualquer vaga que sua escola possa divulgar. Por isso, é válido ter uma definição prévia do que você está buscando.

A vaga precisa de profissionais com mais tempo de formação e experiência na área? Ou a prioridade é encontrar alguém que se dê bem com crianças, mas que vá aprender mais sobre o trabalho apenas depois da contratação?

Nesse sentido, também é importante verificar quanto a escola está disposta a pagar.

Definir requisitos para a contratação de professores

Com essa análise da realidade de sua instituição, é hora de definir quais são os requisitos técnicos e práticos para a vaga que sua escola vai abrir. Isso envolve a formação exigida, o conhecimento de ferramentas tecnológicas, o tempo de experiência etc.

Com requisitos bem definidos, a contratação de professores fica muito mais eficiente, pois você não vai perder tempo com profissionais inadequados à vaga que está oferecendo e às suas expectativas.

Publicar a vaga

Atualmente, há diferentes formas de divulgar que sua escola está contratando.

A opção mais tradicional é anunciar em jornais, revistas e rádios, mas isso tende a envolver um investimento maior e tem um alcance bem limitado.

A internet, por outro lado, demanda investimentos bem menores e tem opções gratuitas. É possível publicar a vaga em grupos de Facebook com formandos da área ou mesmo nos perfis das redes sociais da escola.

Também, é indispensável utilizar sites e redes sociais específicos para vagas de emprego, como Vagas.com, Infojobs, Gupy, LinkedIn e plataformas de RH.

Mas, seja qual for a escolha, é preciso descrever muito bem a vaga, com os requisitos e também com o que você espera desse novo colaborador.

Selecionar os candidatos com perfil adequado

Com currículos em mãos, avalie os candidatos com base em seus requisitos e no perfil buscado pela escola. É importante ter uma visão bem crítica e minuciosa.

Nesse momento, verifique também a documentação comprobatória das certificações, para evitar candidatos que mentem em seus currículos.

Realizar uma prova de conhecimentos gerais e específicos

Esta é uma dica opcional, que pode ser interessante caso a escola tenha recebido muitos currículos, ou se você quiser ter certeza da capacitação do profissional. Ela costuma ser mais comum no caso da contratação de professores.

Caso opte por usar essa ferramenta, prepare uma avaliação com questões sobre didática, pedagogia, comportamento estudantil, metodologias, conhecimentos gerais e conhecimentos específicos da área do candidato.

Entrevistar os candidatos para encontrar os melhores para sua escola

Agende entrevistas para realmente conhecer os candidatos e escolher os que apresentam as qualidades de que sua escola realmente precisa.

No início da conversa, busque quebrar o gelo e deixar o candidato mais à vontade. Para isso, faça perguntas do cotidiano, ofereça um café ou uma água, pergunte o que ele achou da escola, etc. Isso é bom tanto para dar mais tranquilidade ao processo quanto para começar a conhecer a pessoa.

Na sequência, faça perguntas que estejam conectadas tanto às necessidades da escola quanto às informações do currículo do candidato. Assim você conseguirá perceber se ele realmente é a pessoa certa para sua instituição e se está alinhado ao seu projeto pedagógico.

Desafios na contratação de professores

Segundo o Semesp — uma entidade que representa mantenedoras de ensino superior do Brasil — o déficit de professores da educação básica pode chegar a 235 mil em 2040.

Isso porque o número de novos alunos em licenciaturas presenciais vem caindo na última década. Em 2010, o estudo registrou 298.390 ingressantes nesses tipos de cursos. Em 2020, no entanto, foram só 186.156.

O Semesp chega a apontar que o número de ingressantes em cursos de licenciatura a distância aumentou consideravelmente, passando de 154.137 para 509.631. No entanto, o instituto avisa que isso não significa a entrada de novos professores na educação básica.

Segundo informações do Semesp, quem ingressa nesses cursos geralmente não são jovens buscando entrar na profissão de educador, mas sim pessoas mais velhas, que muitas vezes já trabalham na docência, realizando uma segunda graduação.

De fato, 58,3% dos alunos que concluíram cursos de licenciatura disseram que já atuam em sala de aula. “Ou seja, quem está indo para os cursos de formação de professores, não são novos professores. São aqueles mesmos que já estão na escola. O país não consegue atrair gente nova para a docência”, disse Lúcia Teixeira, presidente do Semesp, em matéria publicada pelo jornal Folha de São Paulo.

Para piorar, o número que apontamos anteriormente é de ingressantes — o de concluintes é ainda menor, o que indica evasão de muitos alunos que desistem da carreira docente.

Além disso, o estudo aponta que a quantidade de professores jovens em sala de aula também vem reduzindo significativamente. Em 2016, havia 341.660 educadores com menos de 29 anos em todo o país. Em 2021, esse número caiu 27,2%, chegando a 248.745.

Em comparação, a quantidade de docentes com mais de 55 anos aumentou em 44%, no mesmo período, indo de 182.502 para 263.425. Esses profissionais estão muito mais próximos da aposentadoria.

Nesse cenário, a responsabilidade da gestão administrativa escolar é ainda maior. É necessário guiar a contratação de professores para garantir sua capacitação e atrair os que são realmente adequados à realidade de sua instituição.

Coordenar a atuação nos diferentes setores da gestão escolar

Como já vimos, uma escola é composta por vários setores, desde a gestão financeira até a organização pedagógica. Cada setor tem funções importantíssimas e responsabilidades fundamentais para a sobrevivência e para o sucesso da instituição.

Temos vários textos no blog da Sponte que ajudam a melhorar a gestão dessas áreas de forma efetiva. No entanto, não basta que eles funcionem bem, cada um em sua “fatia” da gestão escolar. Eles também precisam estar integrados.

Ao promover a integração entre as diferentes áreas, a escola otimiza o trabalho da gestão, aumenta a produtividade, reduz o retrabalho e consegue fazer um planejamento realmente focado no futuro.

E é função da gestão administrativa escolar garantir essa união entre as áreas com foco nas metas e objetivos definidos no planejamento. Por meio da administração, é possível incentivar reuniões, trocas de ideias, execução de tarefas em equipe e muito mais.

Além disso, também é responsabilidade da gestão escolar coordenar a atuação nos diferentes setores, avaliando o trabalho da equipe e buscando garantir um trabalho realmente efetivo.

Outro ponto importante é a gestão de conflitos. Em um ambiente com vários colaboradores atuando em diferentes setores, é comum ter desentendimentos, discussões ou outros tipos de embates — e o gestor deve ser capaz de lidar com essas crises para não prejudicar o andamento do dia a dia escolar.

Para isso, busque inicialmente acalmar os ânimos, para evitar uma piora na situação, e então faça um levantamento dos danos causados. Isso porque o conflito pode impactar alunos ou criar outros problemas no ambiente escolar.

No mesmo momento, busque entender imparcialmente o que gerou aquele embate e trabalhe, junto com todos os envolvidos, para encontrar uma solução pacífica. Mas tenha em mente que, às vezes, isso pode envolver a demissão de algum profissional — o que deve ser feito de forma humanizada, para evitar aumentar o problema.

Todo o processo de integração entre setores fica melhor ainda se você contar com um sistema de gestão escolar que integre todas as áreas de forma digital. Isso potencializa o trabalho de todas as áreas e faz sua gestão funcionar em sintonia e conectada com a comunidade escolar.

Avaliar o desempenho da equipe envolvida na gestão da escola

Como você já sabe, a avaliação do desempenho da gestão escolar é essencial. E o mesmo vale para o trabalho da sua equipe. Ou seja, é fundamental realizar avaliações de desempenho dos funcionários.

A avaliação periódica é uma das condições para garantir o desenvolvimento profissional docente e dos outros funcionários da escola.

Isso porque ela permite identificar quais são os pontos fracos e as áreas de melhoria de sua equipe. A partir desse conhecimento, você pode analisar quais são os treinamentos, cursos e capacitações necessários para que todos os profissionais possam progredir e melhorar a realidade da escola.

No mesmo sentido, é possível identificar conflitos e incompatibilidades dos profissionais com os valores e com a missão da escola. Assim, a avaliação ajuda a entender quando é válido investir em capacitação e quando o melhor é buscar novas contratações.

Por outro lado, essa prática também ajuda a reconhecer os pontos fortes de sua equipe escolar e ver quais profissionais realmente vestem a camisa da instituição. Dessa forma, ela dá suporte para decisões como promoção, aumento de remuneração e distribuição de responsabilidades.

Com tudo isso, a avaliação de desempenho escolar permite melhorar sua escola como um todo, desde os resultados educacionais até a eficiência da gestão .

Portanto, esse acompanhamento periódico deve ser feito com todos os colaboradores da escola — inclusive professores e equipe de gestão pedagógica. Mas é preciso considerar que cada setor tem diferentes resultados educacionais e indicadores de desempenho.

Também é fundamental estabelecer critérios claros de avaliação, além de contar com boas estratégias para que esse processo seja realmente efetivo.

Métricas e critérios da avaliação de equipe escolar

Os indicadores de desempenho na equipe escolar variam de acordo com a função do profissional. Afinal, as características de um bom professor são um pouco diferentes das habilidades esperadas em um secretário, por exemplo.

Portanto, vamos abordar um pouco dessas métricas e critérios separadamente, de acordo com o cargo do profissional. Mas, primeiro, podemos falar de algumas competências que são esperadas em toda a equipe escolar.

Sua avaliação de desempenho deve apurar, por exemplo, a pontualidade de cada colaborador, sua disposição para o trabalho, sua flexibilidade e resiliência para lidar com problemas.

Outros pontos importantes são a motivação para vestir a camisa da escola e a capacidade de trabalhar em equipe sem conflitos e de forma produtiva.

Saber usar ferramentas digitais também é uma boa pedida, principalmente para profissionais que precisam trabalhar com a tecnologia, como professores e secretários que utilizam o sistema de gestão escolar.

Para falarmos sobre critérios específicos, podemos começar com os colaboradores envolvidos na gestão escolar.

As principais competências do diretor — além das que já comentamos — são:

Conhecimento sobre a realidade educacional e sobre a situação da escola
Noções claras de administração
Pensamento estratégico
Habilidade comunicacional
Desenvoltura para lidar com conflitos
Capacidade de incentivar o trabalho em equipe e o desenvolvimento profissional dos demais

A equipe responsável pela gestão pedagógica, por sua vez, precisa também de conhecimento da área educacional, com noções sobre metodologias de ensino, e a desenvoltura para lidar diretamente com os alunos.

Já os profissionais de multimeios precisam, obviamente, ser bons com tecnologia. Além disso, precisam ter uma boa comunicação para explicar as ferramentas e funcionalidades para o restante da equipe.

Os critérios para avaliar os responsáveis pela secretaria são, além dos já mencionados, a organização, a produtividade e a agilidade com os registros escolares, assim como a desenvoltura para atender à comunidade escolar.

Bibliotecários também precisam de organização e agilidade, além de vasto conhecimento sobre o acervo. Vale a pena também avaliar se eles têm boa relação com os alunos e se têm iniciativa para promover atividades extras, como rodas de leitura e clube do livro.

A avaliação dos profissionais da cozinha deve levar em conta critérios como limpeza, organização do espaço, agilidade e, é claro, habilidades culinárias.

A análise dos trabalhadores de limpeza deve considerar se eles são prestativos, cuidadosos e atenciosos com as demandas da escola.

Enfim, deixamos por último os professores, porque a avaliação deles envolve vários pontos, como desenvoltura e didática, conhecimento da disciplina, estruturação do plano de aula, uso de mídias e ferramentas tecnológicas, inteligência emocional e muito mais.

Diferentes tipos de avaliação da equipe escolar

A partir desses indicadores de desempenho, podemos discutir diferentes formas de avaliar sua equipe escolar.

Mas, antes mesmo de apresentarmos cada estratégia avaliativa, é importante destacar que elas não são excludentes. Sua gestão escolar pode usar um combinado de várias delas, principalmente porque algumas têm como foco as pessoas envolvidas, enquanto outras discutem quais resultados devem ser analisados.

Avaliação por indicadores de desempenho

Esta é uma avaliação simples e direta, que se baseia especificamente nos indicadores de desempenho apresentados anteriormente.

Para realizá-la, reúna uma lista de indicadores que fazem sentido para um profissional específico e atribua uma “nota” para cada um deles. Essa nota pode ser de 1 a 10 ou partir de conceitos como “excelente”, “satisfatório”, “mediano”, “insatisfatório” e “bastante insatisfatório”. Dependendo da situação, é válido acrescentar comentários.

Essa estratégia é interessante em conjunto com qualquer uma das outras, dando uma base de suporte clara para feedbacks e acompanhamento de desempenho no longo prazo.

Avaliação por competências

Esta estratégia trata de qualidades e habilidades do profissional a partir de três fatores conhecidos como “CHA”:

C – Conhecimento a respeito de sua área de trabalho, ou “saber algo”

H – Habilidade e domínio de suas demandas, ou “saber fazer”

A – Atitude, disposição e motivação no desempenho de suas atividades, ou “querer fazer”

A partir disso, o avaliador entrega ao funcionário um questionário com várias competências técnicas e comportamentais que se encaixem nesses três elementos.

O colaborador deve responder às questões, como uma autoavaliação, indicando o que já possui, quais competências estão em desenvolvimento e quais ainda deve buscar desenvolver.

Com essas respostas em mãos, o líder escolar conversa com o colaborador para traçar estratégias de melhoria.

Avaliação por objetivos

Para esta estratégia, é preciso definir metas e objetivos para a equipe, além de quadros de metas individuais para cada colaborador. As informações devem estar disponíveis para todos.

Dentro de um recorte de tempo definido pela gestão escolar, você deverá analisar se o funcionário alcançou seus objetivos.

Cada meta pode ter um peso diferente, de acordo com sua dificuldade e sua importância para a escola. Então, a partir dessa análise, é possível estabelecer uma nota para o colaborador.

Autoavaliação

Essa prática avaliativa começa com um questionário em que o funcionário deve responder sobre sua própria atuação, indicando pontos fortes, mas também questões em que poderia melhorar.

Essa é uma oportunidade para o colaborador refletir sobre seus resultados e seu comportamento de forma aprofundada, identificando seus próprios limites, o que abre as portas para muito crescimento profissional.

O gestor, na sequência, confere as respostas e reúne-se com o funcionário para avaliar como é possível evoluir.

Avaliação direta (90 graus)

Neste modelo, o responsável pela avaliação é o superior imediato do funcionário, que tem maior proximidade com ele e acompanha seu trabalho no dia a dia.

Ele tem apoio do RH para montar um sistema de avaliação, mas a aplicação fica sob sua alçada. A limitação, no entanto, é a subjetividade do processo e a proximidade pode acabar fazendo o gestor não ser tão imparcial.

Avaliação conjunta (180 graus)

Aqui há uma avaliação que reúne o gestor e o colaborador, que avaliam um ao outro em uma troca de feedbacks, junto com o RH, com o objetivo de permitir a evolução na escola.

Se sua equipe tiver uma boa cultura de colaboração, isso pode ser muito positivo. Mas, sem um cuidado adequado, é possível que essa estratégia acabe gerando conflitos.

Avaliação 360 graus

Este é um método mais recente em que a avaliação de desempenho é feita com envolvimento maior de pessoas. Toda a equipe faz sua própria análise dos colegas e da chefia, o que permite uma visão mais ampla e equilibrada de cada profissional.

O líder e o RH, então, têm a função de usar esses dados para avaliar o time.

Otimização da gestão administrativa escolar: como melhorar seus resultados com um sistema de gestão?

Este texto tratou de várias dicas, orientações e possibilidades para revolucionar a gestão administrativa na escola, com boas práticas tanto na gestão da equipe quanto na organização da escola como um todo.

E no decorrer deste conteúdo tão rico, um elemento se destacou como uma das principais ferramentas para otimizar a administração: o sistema de gestão escolar.

Por meio de um software como o Sponte, o trabalho administrativo fica extremamente menos burocrático. Você para de perder tempo com papelada e planilhas, e passa a automatizar processos e atuar de forma digital.

Com mais eficiência, sua equipe pode focar nas áreas em que pode fazer ainda mais diferença: o planejamento, a organização da biblioteca e da infraestrutura, as reuniões, a integração dos setores, etc.

Sem falar nos relatórios simples, acessíveis e completos que um software pode oferecer, transformando de vez sua avaliação de desempenho na escola. Por meio dessa tecnologia, passa a ser possível ver em tempo real quais estratégias estão dando certo e quais precisam ser adaptadas.

E esse é só o começo. Acesse nosso site e peça uma demonstração para saber ainda mais: