Como fazer o fluxo de caixa escolar na gestão financeira?

Para controlar o fluxo de caixa escolar, é preciso ter organização, registro de cada movimentação e acompanhamento diário dos resultados.

Gerenciar o fluxo de caixa escolar é fundamental para o controle financeiro da escola. Mas não basta apenas ter esse registro de movimentações, é preciso também focar na organização e no planejamento das finanças durante o controle de caixa escolar.

Com isso em mente, organizamos este artigo que entra em detalhes a respeito de tudo o que você precisa saber sobre como fazer o fluxo de caixa de uma escola. Continue a leitura e domine a gestão financeira de sua instituição de ensino:

O que é fluxo de caixa escolar?

O fluxo de caixa escolar é, basicamente, o acompanhamento e registro de todas as movimentações financeiras da escola. Dessa forma, ele é um relatório que faz parte da gestão financeira escolar.

Ele pode ser feito de diferentes formas. Alguns exemplos são os cadernos caixa, preenchidos à mão, as planilhas de movimentação financeira, e os sistemas de gestão que oferecem um controle de fluxo de caixa escolar automatizado.

Todas essas opções são válidas. As diferenças ficam na eficiência, no tempo demandado para os registros e na observação dos resultados. Sistemas digitais tendem a ser mais ágeis, fáceis de usar e convenientes na hora de conferir os dados e planejar o futuro financeiro de sua escola.

Qual é a importância do controle de fluxo de caixa escolar?

Saber como fazer o fluxo de caixa de uma escola é uma das competências mais importantes do responsável pelas finanças da instituição. Isso porque esse relatório é indispensável para a saúde de sua gestão.

Em primeiro lugar, o controle de caixa permite que sua equipe veja claramente o saldo disponível e os valores que entram e saem diariamente, o que ajuda na hora de planejar gastos.

Assim, sua escola estará sempre preparada para os custos regulares da rotina escolar, como folha de pagamento, impostos, fornecedores, alimentação, etc.

O controle de caixa escolar diário também é ótimo para planejar investimentos futuros. Afinal, com esses dados, sua equipe terá clareza sobre quanto dinheiro é possível alocar para novas possibilidades sem prejudicar a saúde financeira no médio ou longo prazo.

Para completar, o fluxo de caixa é um ótimo termômetro financeiro. Avaliando suas informações e comparando com períodos anteriores, você pode identificar rapidamente quedas nas receitas, aumentos nos gastos ou outros gargalos. Além de prever possíveis crises econômicas — e agir rapidamente.

Como fazer o fluxo de caixa de uma escola? Passo a passo com dicas práticas

O controle de fluxo de caixa escolar pode parecer fácil. Na prática, é “só” registrar as entradas e saídas financeiras no dia a dia, não?

Na verdade, para ter melhores resultados e realmente controlar suas finanças, esse relatório precisa ir muito além de um simples registro do dia a dia. Ele deve envolver planejamento, organização e uma verdadeira gestão financeira.

Mas não se preocupe. Nos próximos parágrafos, organizamos cinco passos fundamentais que vão ajudar sua escola a fazer esse processo da melhor forma — e colhendo os melhores resultados.

1. Planeje sua gestão financeira

O primeiro passo de qualquer ação em sua gestão financeira deve sempre ser o planejamento. E isso vale também para o fluxo de caixa.

Para começar, organize a forma como sua equipe fará os registros. Responda às seguintes perguntas:

Quem serão os responsáveis por fazer o controle de caixa escolar?

Essa responsabilidade pode ser do gestor, do responsável pela secretaria escolar ou da equipe de gestão financeira, dependendo de como esse setor de sua escola é organizado.

O importante é contar com uma pessoa competente e disponível para esse processo tão importante. Na hora da escolha, tome cuidado também para que esse colaborador não esteja sobrecarregado e que o controle de caixa não atrapalhe outras funções essenciais na escola.

Como será feito esse registro?

Defina qual plataforma será usada para registrar o fluxo do caixa escolar. Muitas escolas ainda usam livros-caixa, que funcionam adequadamente para essa função, mas tomam mais tempo, são vulneráveis ao erro humano, ocupam espaço na escola e podem ser extraviados ou danificados.

Outra opção é a de usar planilhas digitais. Elas são mais seguras e não ocupam espaço, mas também tomam tempo da sua equipe, que deve preenchê-las manualmente.

Por fim, há os sistemas de gestão escolar que têm gestão financeira integrada, como é o caso do Sponte. No software, o registro de entradas e saídas é feito automaticamente, e você pode visualizá-lo de forma simplificada e em tempo real. Assim, o controle diário fica mais seguro e eficaz.

Quais dados serão registrados e como serão categorizados?

Já dissemos que o controle do fluxo de caixa escolar envolve o registro de todas as movimentações da escola. Mas cabe à sua gestão definir exatamente o que isso significa e — principalmente — estabelecer categorias para organizar o relatório.

Faça primeiro a divisão entre receitas e despesas. No segmento de receitas, você pode categorizar:

Mensalidades
Venda de material
Matrículas
Realização de eventos
Venda de lanches

Já entre as despesas, você terá categorias como:

Custos operacionais (energia, água, internet, etc.)
Salários
Aquisição de materiais e equipamentos
Alimentação
Manutenção de estrutura

Esses são apenas alguns exemplos. Fazer essa divisão é importante para ter uma visão clara e organizada da movimentação financeira da sua escola.

Como serão aplicados os dados do fluxo de caixa escolar?

Como vimos, os dados do fluxo de caixa podem ser usados estrategicamente na gestão escolar. Com isso em mente, estabeleça desde já um planejamento para acompanhar e aplicar essas informações.

A partir dos dados, é possível até criar uma projeção em detalhes de como o fluxo de caixa será nos próximos meses — e até anos, com um grau menor de precisão. Com essa previsão, detalhe objetivos financeiros, além de prazos e estratégias para atingi-los.

Organize também medidas para lidar com possíveis problemas nas finanças, como um aumento na evasão escolar ou uma inadimplência elevada.

De fato, no planejamento é possível até prever a inadimplência escolar, que é infelizmente comum em escolas privadas. Para essa previsão, meça a taxa de inadimplência que sua escola enfrentou nos últimos anos e avalie se ela está crescendo, reduzindo ou estabilizada.

2. Controle todas as entradas e saídas no caixa da escola

O planejamento é a parte mais extensa. Agora, que você já tem essa estrutura organizada, é hora de colocar a mão na massa — e tudo começa com o controle das movimentações financeiras.

Usando as categorias estabelecidas, registre as entradas e saídas no caixa escolar todo dia, sem falta e de maneira organizada, para que as informações sejam fáceis de conferir mais tarde.

Lembre-se de que contando com um bom sistema de gestão, esse processo pode ser automatizado.

3. Acompanhe os resultados do caixa escolar diariamente

O potencial do controle de fluxo de caixa escolar não está apenas no planejamento de longo prazo — ele está na organização financeira do dia a dia de sua escola.

Por isso, não basta apenas registrar os valores de entradas e saídas. Tire um tempo no fim do dia para avaliar essa movimentação, conferir se ela está de acordo com a projeção e adaptar suas estratégias a partir dessa informação.

É claro: verificar esses resultados não é função exclusiva do gestor. O trabalho pode ser delegado à equipe, mas deve estar bem estruturado para que nenhuma informação se perca no processo.

4. Faça revisões periódicas

Não existe plano infalível. Nenhum plano é imune às pressões da realidade e, por isso, sua escola deve estar pronta para rever a organização de sua gestão financeira de forma periódica.

Estabeleça previamente um intervalo de tempo para unir a equipe, revisar o planejamento do fluxo de caixa escolar e adequar suas estratégias de acordo com os dados levantados.

5. Otimize o controle de caixa escolar com a tecnologia

Já demos algumas dicas sobre este último passo, mas agora é hora de reforçar: a tecnologia pode facilitar profundamente a gestão do fluxo de caixa escolar.

Como já dissemos, o Sistema Sponte, por exemplo, faz o registro das movimentações de forma automatizada e disponibiliza essas informações em relatórios claros, organizados e disponíveis em tempo real.

Na prática, isso significa uma economia de tempo enorme, aliada a uma potencialidade maior na hora de fazer o planejamento financeiro estratégico. Afinal, os dados estão muito mais acessíveis do que estariam em um registro físico, ou mesmo em planilhas digitais.

Para melhorar ainda mais, o Sponte tem funcionalidades como a regra de cobrança, para acompanhar os pagamentos de maneira mais eficiente. O sistema também oferece mais relatórios financeiros, várias formas de cobrança de mensalidades e integração completa entre os setores da escola.

Se quiser saber mais, confira nosso site! Temos uma equipe completa para te ajudar a transformar as finanças da sua escola:

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Carla Helena Lange

Mestra em Letras: Linguagem, Cultura e Sociedade, com ênfase em Literatura, Sociedade e Interartes pela Universidade Tecnológica Federal do Paraná. Especialista em Comunicação e Marketing, Liderança e Gestão de Pessoas e em Recursos Humanos. Licenciada em Letras - Português e Inglês e em Pedagogia. Possui experiência na área de educação nos seguintes níveis: Ensino Fundamental II, Ensino Médio, Ensino Técnico e Ensino Superior. Também já atuou no mercado editorial e como autora de materiais didáticos da área de linguagens. Atualmente, é líder do setor de marketing da Sponte, vertical de Educação da Linx, empresa do grupo Stone Co.